今回の記事では
Wordの書類をPDFとして保存したらファイル名と表示名が違っている時があるのはどうして？
自分で作った時は問題無いのに違う人が作ったWordを使うと違う場合はどうしたら良いの？
Wordで作ったファイルやPDFとして保存したファイルから個人名を削除する方法って無いの？
会社用の書類を自宅のPCで作るとファイルの作成者が個人名になってしまうので変更する方法があるなら教えて欲しい
こういった疑問に答えます
✔WordをPDFとして保存する時のファイル名の管理方法のテーマ
①WordやPDFファイルのタイトルと表示名を別に設定するならタイトル設定するのが正解
②ファイル名から個人情報を削除したい時はWordのユーザー名などの削除をするのが正解
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「WordをPDFとして保存する時のファイル名の管理方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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目次を使って読みたい項目へ
WordやPDFファイルのタイトルと表示名を別に設定するならタイトル設定するのが正解
WordやPDFファイルのタイトルと表示名を別に設定するならタイトル設定をすることで表示を分ける事ができます
なぜなら、ファイル名=表示名にしたくない時はWordの情報項目を設定することでファイルを開くソフトに表示して欲しいタイトルを設定することが出来るからです
Wordで作った書類のファイルをPDFに変換してサイトなどで公開した時にファイル名と公開する名前を変えたい時ってありますよね
もしくは、ファイル名で公開したいのになぜか違う名前で表示されてしまって困った経験をした人もいるでしょう
今回は、そんな「Wordのファイル名=PDFの表示名」にしたくない場合の対処方法について解説していきます
今回は、Wordのテンプレートを使ってこの書類をPDFとして保存します
まずは、通常の方法でPDFファイルを作ってみましょう
「ファイル」タブをクリック
「エクスポート」をクリック
「PDF／XPSの作成」ボタンをクリック
ファイル名はWordで付けたファイル名のまま「発行」ボタンをクリック
結果を見てみると「タイトル名」と「タブ名」両方とも「保存したファイル名」と同じですね
では、次に「ファイル名とは別のタイトル」を設定してみましょう
Wordに戻って「ファイル」タブをクリックしておきましょう
「情報」をクリック
「プロパティ」エリアの「タイトル」部分をクリック
タイトルに「登山イベントのご案内」と入力
続いてPDFファイルにするので「エクスポート」をクリック
「PDF／XPSの作成」ボタンをクリック
「発行」ボタンをクリック
(ファイル名は変えません)
さっきのPDFファイルを上書きして良いので警告は「はい」ボタンをクリック
PDFファイルを開いてみると「タイトルがWordの情報で設定した名前」になっていますね
こんな風に「保存したファイル名とソフトで開いた時のファイル名を別に設定」したい時はこの設定を活用してみましょう
また、他の人が作った書類を引き継いでタイトルを変更してPDF保存したのに、タイトルの表示がおかしい場合は設定を見直してみましょう
タイトルが設定されていたら削除すれば解除出来るので目的によって使い分けるのが正解です
またWeb上(インターネット上)でPDFファイルを開くとブラウザーで開く設定になっていることも多いと思います
実際に今回作ったPDFファイルをブラウザーで開くと、こんな風に「設定されたファイル名」で開かられるので覚えておくと便利です
繰り返しになりますが、WordやPDFファイルのタイトルと表示名を別に設定するならタイトル設定をすることで表示を分ける事ができます
ファイル名から個人情報を削除したい時はWordのユーザー名などの削除をするのが正解
Wordで作ったPDFファイルに含まれる名前などの個人情報は、Wordのユーザー名を削除するなど対策をすることで個人情報をファイルから削除することが出来ます
なぜなら、PDFファイルに含まれる個人情報はWordで設定されている情報を元に設定されているからです
Web上にWordで作ったPDFファイルに自分の名前が残されることもあります
または、公開しているWordファイル自体に名前が残るのでそのまま全世界から誰が作ったファイルなのか分かってしまうこともあります
もし、保存したファイル内に個人情報を残したくない場合はWordの設定を使って先に情報の削除をしておく方が安全です
それでは、その設定方法について解説していきます
まずは、Wordに名前がどんな風に保存されているのか見てみましょう
保存したWordのファイルを右クリック
一覧から「プロパティ」をクリック
「詳細」タブをクリック
「プロパティや個人情報を削除」をクリック
「このファイルから次のプロパティを削除」をクリック
「作成者」と「前回保存者」の両方をクリックしてチェック
「OK」ボタンをクリック
「OK」ボタンをクリック
これで保存済みのWordファイルから個人情報を削除することが出来ました
もう一つの方法は、名前をつけて保存する時に「作成者名」を削除する方法です
名前をつけて保存ダイアログが開いたら「作成者」のボックスをクリック
上手くいかない時はダブルクリックをしてみましょう
名前が選択されるので「Deleteキー」を押す
削除出来たら「保存」ボタンをクリック
最後にPDFファイルを作る時に個人情報を保存しない設定方法を見てみましょう
ちなみに私の環境ではPDFファイルのプロパティ情報に個人情報は含まれていませんでしたが、見ることが出来るソフトがあるようなので心配な場合は設定方法を覚えておきましょう
「ファイル」タブの「エクスポート」機能から「PDFの作成ボタン」をクリック
発行ダイアログの「オプション」ボタンをクリック
「オプション」ダイアログの「印刷対象外の情報を含める」項目の「ドキュメントのプロパティ」のチェックボックスをクリック
チェックを外します
「OK」ボタンをクリック
「発行」ボタンをクリック
これで個人情報を含まないPDFファイルの発行ができました
こんな風にWordやPDFファイルで個人情報を含まないように設定したい場合は、設定を見直してみましょう
繰り返しになりますが、Wordで作ったPDFファイルに含まれる名前などの個人情報は、Wordのユーザー名を削除するなど対策をすることで個人情報をファイルから削除することが出来ます
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