Wordの差し込み印刷はフィールドコードの設定で表示が変わる［「スイッチ+表示形式」がポイント］

今回の記事では

Wordで差し込み印刷を設定したら日付の表示がおかしい時があるんだけど、どうやって修正したら良いの？

直接直そうとすると差し込み印刷の機能が使えなくなるみたいなんだけどどうしたら良いのか分からない

フィールドコードの表示形式を変える書き方のルールみたいなものはあるの？

ルールがあるなら変更方法をなるべく簡単な方法で教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔日付の差し込み印刷で思い通りの表示にする方法のテーマ

①差し込み印刷で挿入した内容の表示を変更したい時はフィールドコードに書式設定をするのが正解です

②フィールドコードの書式設定をするには「スイッチ+表示形式」の組み合わせを理解できれば簡単です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「日付の差し込み印刷で思い通りの表示にする方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷で挿入した内容の表示を変更したい時はフィールドコードに書式設定をするのが正解です

Wordの差し込み印刷機能を使って挿入した項目の内容の表示を変更したい時は、フィールドコードの書式設定をするのが正解です

なぜなら、差し込み印刷で設定した文字列の表示を変えたい時は「スイッチ記号とフィールドコードの組み合わせ」で変更することが出来るからです

Wordの書類の一部に自動で内容が切り替わる設定をしたい時には、差し込み印刷機能で項目の挿入をすると便利です

この方法を使えばデータを切り替えることで書類の内容を自動的に切り替えることが出来ます

例えば、書類の氏名の切り替え・宛名の切り替え・ラベル・シールの作成など色々なことに活用出来ます

ただ、差し込み印刷機能では住所録などのデータベースを作成して、その内容をWordの書類に挿入するという方法を取ります

ところが、ここで一つ問題が出てきます

それが表示形式がExcelで設定した通りに反映されないことです

今回はそんなExcelで作ったデータの内容がWordでちゃんと表示されない時の対処法について解説していきます

今回はこんな感じの書類を使って「郵便番号・日付・時間」の項目を修正する方法を紹介します

修正するとこんな風に正しい形式に変更することが出来ます

まず、ExcelとWordで表示が変わる原因を知っておきましょう

まず、Excelで作ったチェックインとアウトの日時部分を見ていましょう

日付はExcelでは何も問題ありません

時間は「10:00が10:00:00」という「秒単位」まで表示されています

郵便番号は表示形式を設定してるので実際は「1234567」のように連続した番号だけ入力されています

この状態を覚えておいて下さい

これをWordに設定してみましょう

郵便番号のセルをクリック

「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「差し込みフィールドの挿入」ボタンの「▼」をクリック

一覧の中から「郵便番号」をクリック

その結果、郵便番号が挿入されます

但し、さっきExcelで見たように郵便番号は数字のみ入力されます

差し込み印刷の機能はこんな風にWordに差し込んだ時はWordのルールに従って入力されます

続いてチェックインの日付を挿入してみましょう

差し込みフィールドの挿入の一覧から「チェックインの日付」をクリック

続けて「チェックインの時間」も挿入します

その結果、日付と時間は挿入できましたが、それぞれがバラバラの表示方法になっています

今紹介した項目は必ずと言っていいほど修正する必要が出てくるので覚えておくと便利です

郵便番号の修正をする

まずは、郵便番号の修正をしてみましょう

郵便番号の真ん中あたりをクリック(背景がグレーになればOKです)

「Shiftキー+F9キー」を押します

その結果、フィールドが表示されます

フィールドの後に全て半角で「 ￥#(半角スペース+￥#)」と入力します

これが「スイッチ記号」と呼ばれるもので「数値の書式設定」をしますよという意味になります

その後の「 000’-’0000(スペース+数字の表示形式)」と入力を付け加えます

表示形式は基本的にExcelで設定する方法とほぼ同じです

つまり、「000」は「3桁未満であっても0を表示して3桁」で表示するという意味です

途中の「-(ハイフン)」は「’(シングルクォーテーション)」で囲みます

その後の「0000」は「4桁未満であっても0を表示して4桁」で表示するという意味になりますね

この部分が「フィールドコード」です

入力が終わったらもう一度「Shiftキー+F9キー」を押すと元の表示に戻ります

その結果「123-4567」という表示になりました

郵便番号の前の郵便マーク「〒」はフィールドの前に直接入力すればOKです

これが基本的な「スイッチ記号とフィールドコード」の設定方法です

日付と時間の表示方法を設定する

続いて日付と時間の表示方法を設定してみましょう

日付の項目をクリック

「Shiftキー+F9キー」を押します

フィールドが表示されたら「￥@ yyyy’/’MM’/’dd」と入力します

月数を表示する記号が「MM」なのは「m」だと分数(ふんすう)を表現になってしまうので大文字の必要があります

設定が終わったら「F9キー」を入力しても更新された通常の表示に戻すことが出来ます

日付はこれだけです

続いて時間の設定もしていきましょう

時間のフィールドを表示させます

「￥@ H’:’mm」と入力します

「mm」は分数(ふんすう)を表すのでこれで時間の設定はOKです

時間の「H」は24時間で表示するという意味です

時間の表示形式の設定はこれだけです

但し、これだと24時間になっているか分かりづらいので午後の時間も設定してみましょう

午後の時間も設定方法は同じなので省略します

その結果「16:00」とちゃんと表示されましたね

こんな風に基本を押さえておけば、差し込み印刷の表示を変更するのは簡単です

繰り返しになりますが、Wordの差し込み印刷機能を使って挿入した項目の内容の表示を変更したい時は、フィールドコードの書式設定をするのが正解です

フィールドコードの書式設定をするには「スイッチ+表示形式」の組み合わせを理解できれば簡単です

フィールドコードの書式設定をするには「スイッチと表示形式」の組み合わせを理解出来れば比較的簡単に扱えるようになります

なぜならフィールドコードはスイッチの種類とExcelの表示形式とほぼ同じ方法で設定出来るからです

では最後にスイッチの種類とフィールドコードのまとめを見てどんな時に何を使うのか整理しておきましょう

以上が基本になるスイッチとフィールドコードです

以上が数値の設定方法です

以上が時刻や日付の表示設定です

こんな風に「スイッチコードとフィールドコード」を組み合わせることで色々な表示することが出来ます

たくさん種類があるので必要に応じて設定してみましょう

繰り返しになりますが、フィールドコードの書式設定をするには「スイッチと表示形式」の組み合わせを理解出来れば比較的簡単に扱えるようになります