今回の記事では
Wordの差し込み印刷で住所録の途中からラベルの印刷をするにはどうしたら良いの？
例えば10人分の宛名があって6番目～10番目の人の分だけを印刷する方法があるなら教えて欲しい
差し込み印刷でラベルを印刷したら途中までしか使わなかったラベルがあるんだけど、余ったラベルに印刷するにはどうしたら良いの？
中途半端なラベルに印刷するには場所の調整をするのが良いのかと思ったけどやり方が分からない
こういった疑問に答えます
✔差し込み印刷で途中から印刷する工夫のテーマ
①差し込み印刷で途中のデータをラベル印刷するには印刷するラベルの番号を指定するのが正解です
②余ったラベルに差し込み印刷をするなら印刷したくない場所にダミーデータを配置するのが正解
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「差し込み印刷で途中から印刷する工夫のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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差し込み印刷で途中のデータをラベル印刷するには印刷するラベルの番号を指定するのが正解です
差し込み印刷の途中のデータをラベル印刷したい時は印刷したいラベルの番号を指定して印刷するのが正解です
なぜなら、差し込み印刷機能はレコードを調整することで印刷を始めたい宛先から印刷することが出来るからです
差し込み印刷は一度設定してしまえば、データを切り替えることで簡単に内容を変更してくれる便利な機能です
但し、差し込み印刷の「印刷」の部分は上手く調節出来ないという弱点もあります
今回はそんな差し込み印刷機能の印刷に関する問題点と対処方法について解説していきます
例えば、差し込み印刷で指定した範囲を印刷したい時はこんな風に最後のデータが用紙の最後に来ている時は問題ありません
例えば「10枚の宛名シール」設定をして住所録のデータが「全部で15件」の場合
印刷したい範囲が「14件目～15件目」とした時、最後の件数が「15」なのでページを指定してもこんな風にちゃんと印刷出来ます
ところが「2件目～3件目」と設定すると1ページいっぱいに印刷してしまいます
つまり、3件目で印刷を終わらせたいのに指定した意味が無いという欠点が差し込み印刷にはあります
この欠点を解決してこんな風に印刷させるには、元になるデータベース(住所録などの情報)を変更して参照先を再設定するしかありません
やることは単純ですが、手間がかかるのでMicrosoftさんにはこの作りを修正してもらいたいですね
では、この欠点と対処法についてもう少し詳しく見ていきましょう
指定範囲を印刷する時にレコード指定をしてもダメ
まずは、住所録とラベルを用意しましょう
差し込み印刷のラベル作りの解説は省略するのでもし、ラベル作りの方法が分からない時は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説しているので参考にして下さい
まず、住所録はこんな風に全部で15件分のデータを用意しました
ラベルは1ページ10枚の適当なモノを用意して表示の調整をしてあります
この状態で2件目と3件目だけ印刷してみましょう
「差し込み文書」タブの「完了」グループにある「完了と差し込み」ボタンをクリック
一覧から「文書の印刷」をクリック
「プリンターに差し込み」ダイアログが開くので「最初のレコード」のラジオボタンをクリック
「最初のレコード」に「2」・「最後のレコード」に「3」を入力
「OK」ボタンをクリック
「印刷」ダイアログで「OK」ボタンをクリック
その結果、最初のレコード(データの順番)指定は問題ないものの、なぜか最後の設定は無視され1ページ分の印刷をされてしまいます
これは仕様(ソフトの設定)の問題なのでどうにもなりません
この問題を回避するためにはデータベースを調整するしかありません
こんな風に「元のデータベースをコピー」して印刷したい相手の情報だけに調整しましょう
適当な名前を付けて保存しておきます
「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック
一覧から「既存のリストを使用」をクリック
「データファイルの選択」ダイアログが開くので「調整したデータベース」をクリック
「開く」ボタンをクリック
テーブル選択ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック
その結果、ちゃんと表示位が切り替わります
こんな風に差し込み印刷の設定では「レコードの範囲指定」が出来るのにその設定が無視されてしまうという欠点があります
ちょっと工夫をすればなんとか出来ますが、こういった作業が多い場合はWordよりも専門のソフトを使うという方法も一つの手です
郵便番号が白紙のラベルに印刷される問題を解決する方法
最後に差し込み印刷の空白がある時に問題点と対処方法について解説します
今回のように宛名シールに空白がある時に郵便番号などが直接入力去れていると郵便番号だけが表示せれてしまいます
そうなると郵便番号だけが印刷されてしまうので空白の宛名シールがもったいないですよね
その対処方法について見ていきましょう
郵便番号のフィールドの外に「〒」を入力しているとこんな風にもったいない結果になってしまいます
そんな時は「〒」を削除して郵便番号フィールドの上で「Shiftキー+F9キー」を押します
フィールドの番号設定の前に「’〒’」と入力します
修正が終わったら「F9キー」を押せば修正完了です
仕上げに「複数ラベルへ反映」ボタンをクリック
これで空白部分には何も表示されました
こんな風にフィールドの書式設定で郵便番号の設定をしないと無駄になってしまうので、この点はぜひ修正しておきましょう
繰り返しになりますが、差し込み印刷の途中のデータをラベル印刷したい時は印刷したいラベルの番号を指定して印刷するのが正解です
余ったラベルに差し込み印刷をするなら印刷したくない場所にダミーデータを配置するのが正解
印刷して余ったラベルに印刷するなら空白箇所にダミーデータを作ってデータを読み込むのが正解です
なぜなら、Wordには印刷開始位置のレイアウト調整機能が付いていないので工夫して設定する必要があるからです
差し込み印刷でラベルを作るとどうしても余ってしまうことってありますよね
でも、差し込み印刷ではそこまで自由なレイアウトが出来ません
そんな時はちょっとした応用技を使って解決しましょう
ラベル印刷をすると「10分の8」が残ってしまってもったいないということもありますよね
そんな時には元になるデータを調整するのが正解です
まずは、こんな風に宛名などの項目に適当な内容を入力します
今回は分かりやすさ重視でダミーと入力していますが空白(ブランク)でもOKです
その結果２項目目まで「ダミー」という文字が設定されました
このダミーの場所は実際にはシールが剥がされている部分です
こんな風にデータベース(住所録)の内容を調整すれば比較的簡単に調整出来ます
もし、データが反映されない場合は「複数ラベルに反映」ボタンなどで更新してみましょう
もし、もっと簡単にラベル印刷をしたい時は、前半と同じように専門のソフトを使うのも一つの手です
ちなみにオススメのフリーソフトは「ラベル屋さん」というソフトです
「A-ONE」というメーカーはラベルシールで有名な企業さんなので安心して使えますよ
繰り返しになりますが、印刷して余ったラベルに印刷するなら空白箇所にダミーデータを作ってデータを読み込むのが正解です
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