ビジネスメールはGmailで差がつく！！面倒な文章は「返信定型文」で１発解消！！

桜が満開ですね。

お花見ウィーク突入です。

夏日になるところもあるようですが、春は意外と気温の変動があるので基本は暖かい恰好をしておいて、陽気が良い日は上着を脱いぐというスタイルが合っていますね。

でも、あまり浮かれてお酒に飲まれないようにしましょう。

節度をもって楽しむのが良い花見の方法ですね。

今日は、Gmail(ジー・メール)の《返信定形文》という機能の紹介です。

この「返信定形文」という機能を使いこなすと仕事の効率が、グッと上がります。

使いこなすといっても難しいことは無いんですよ。

結構簡単な割に効果大の使わな損な機能なので、使いこなして仕事をパパっと片付けちゃいましょう！！

目次を使って読みたい項目へ

1 Gmail(ジー・メール)ってなに？
2 Gmailの返信定形文(へんしん・ていがたぶん)ってどんな機能？
3 返信定形文を使ってみよう
4 まとめ

Gmail(ジー・メール)ってなに？

Gmailとは、Google社が提供する無料のメールサービスのことです。

Googleの「G」と「mail」でGmail。

うん。まんまですね。

Gmailには色々なメリットがあります。

無料で使える
高機能で色々なことができる。
Googleのアカウントがあれば、すぐに利用できる。
スマホやパソコン・タブレットなど、色々な機械で使える。
インターネットに繋がる環境があれば、どこからでも使える。

今のところGoogleがつぶれてしまうようなことは考えにくいですね。

インターネットといえばGoogleといっても過言ではない時代になってきました。

なので、Gmailがサービスとして使えなくなる可能性は、低いと思っておいて問題ありません。

もちろん。何事も100パーセントではありません。

メールよりも普及した連絡手段が大部分を占めるようになると、もしかしたら廃止になるかもしれませんが、今はその心配はいらないようです。

メリットが多いGmailは会社でも使ってほしいサービスなんですが

ただ、会社で使うとなると「セキュリティー面」が心配ですよね。

メールの内容が盗み見されたりしないか？といったことです。

ひと昔前は、「Gmailはセキュリティーが甘いから仕事では使えない」という声もありました。

でも、今はそんなことはありません。

下手なメールソフトを使うよりも、安全性が確保されているGmailを使った方が安心です。

理由は、セキュリティー(暗号化)がきちんとされていることです。

トランスポートレイヤセキュリティ（TLS）
トランスポートレイヤセキュリティ（TLS）という技術を使って暗号化することで、配信中のメールが傍受されるのを防ぐことができます。TLS は、受信と送信の両方のメールトラフィックでメールを暗号化して安全に配信するためのプロトコルです。メールサーバー間の傍受を防ぎ、メールプロバイダ間を移動中のメールのプライバシーを守ります。TLS は安全なメールの標準として採用されています。
Gmailのヘルプより引用

要は、メールの送受信をするときは、「TLS」という仕組みを使って「メールを送った人」か「受け取った人」じゃないと内容を見ることが出来ない仕組でメールを守っているよ。

ということです。

検索といえばGoogleなので、メールのセキュリティーも自然と高くなるのは納得できますよね。

ビジネスでも、プライベートでも使いやすくメリットが多いので、ぜひ活用してみましょう。

Gmailの返信定形文(へんしん・ていがたぶん)ってどんな機能？

「返信定形文」という言葉を聞いたことはありますか？

私はGmailを使って初めて知りました。

「返信定形文」とは、読んで字のごとく返信用のひな形(テンプレート)を作るための機能です。

この機能の最大のメリットは、パパッと返信メールが作れることです。

名前に「返信」とついていますが、もちろん新しくメールを作るときにも使えます。

メールのやり取り、特にビジネスメールでは大体同じような内容のメールのやり取りがほとんどです。

でも返信用の文章をいちいち入力するのって、とっても不便ですよね。

それにめっちゃ面倒だし、時間がもったいないです。

そこで、活躍するのが「返信定形文」です。

作業は単純です。

ひな形になる文章を用意して、保存して、使うだけ。

ね。簡単ですね。文章だけで終わったら大ブーイングなので、さっそく使い方を見てみましょう。

返信定形文を使ってみよう

「返信定形文」を使うには、まずいくつかの準備が必要です。

指の準備運動をしたら、さっそく準備に取り掛かりましょう。

Labs(ラボス)機能をONにする

Gmailには、Labs機能というものがあります。

日本語では「研究室(ラボ)」という意味です。

名前の通り、この機能はGmailのお試し機能なので、標準では使えなくなっています。

開発中といっても十分使える機能なのでONにしましょう。

Step1.返信定型文の機能をONにする

Gmailの「受信トレイ」を開いておきましょう。

「歯車のマーク→設定」の順にクリックしましょう。

Step2.「Labs」をクリック→少し下にスクロールして、「返信定形文」にチェックを入れましょう。

「変更を保存ボタン」を押して準備OKです。

「返信定形文」を作るには、新規のメールを作ろう

返信定形文は、普通のメールを作ってそれをひな形にします。

続けて作業をしていきましょう。

Step3.「受信トレイ」に切り替えたら、「作成ボタン」を押します。

Step4.「ひな形」になる「件名と本文」をあらかじめ入力しましょう。

次に、「▲」→「返信定形文」→「返信定形文を作成」をクリックしましょう。

ひな形のサンプルの文章は、図の下に用意しておきますので、よければ使ってください。

《ひな形サンプル》

一番上の分は、件名として使って下さい。

【△△社】○○参考資料の送付

○○株式会社 △△部 部長
田中 太郎 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中です。

このたび、御社のホームページを拝見し、
掲載されている「○○○」につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しいなか大変恐縮ですが、
関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。

お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

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株式会社○○
△△部 ××課
田中 太郎
Mail:12345@tanaka.jp
Tell:0-0000-0000
住所：〒100-0000 東京都○○区××町△番
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Step5.「返信定形文」を保存します。

但し、「名前は件名」になるので、変更しないことをお勧めします。