ピボットグラフで合計表示ならデータラベル[総数を表示するには工夫が必要]

今回の記事では

ピボットグラフで合計数を表示するにはどうしたら良いの?
グラフに合計数が表示されていないと正確な数字が分からなくて困る

ピボットグラフでの合計数を表示する方法は分かったけど総数は表示出来ないの?
色々な項目を合計した総数を表示出来れば、もっと見やすいグラフになるのに

こういった疑問に答えます

✔ピボットテーブルで総数を表示する方法のテーマ

①ピボットグラフで合計数を表示するならデータラベルが正解です

②ピボットグラフで総数を表示するには工夫すれば実現出来ます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ピボットテーブルで総数を表示する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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ピボットグラフで合計数を表示するならデータラベルが正解です

ピボットテーブルで合計数を表示するならデータラベルを表示させるのが一番シンプルでオススメの方法です

なぜなら、データラベル以外で表示させると情報量が多くなりすぎて見にくくなってしまうからです

では具体的なデータラベルの設定方法についてみていきましょう

設定方法はすごく簡単ですが、設定内容によっては見づらくなってしまうのでそんな注意点も含めて解説していきます

最初に結論ですが、データラベルを表示した合計数を表示するとこんな感じになります

こんな風にデータラベルを表示することでそれぞれの数がそれぞれの棒グラフに表示されます

それではこのデータラベルの設定方法について見ていきましょう

前提として「データベースシート(元データ)」と「ピボットグラフ」を用意している前提でお話を進めていきます

ピボットテーブルの作り方に不安がある場合は「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で

ピボットテーブルの作り方に不安がある場合は「ピボットグラフはピボットテーブル専用」という記事でそれぞれ基礎部分を解説しています

不安を感じる場合は、まずは基礎を押さえてみて下さい

では、解説に進んでいきましょう

データベースの内容はこんな感じです

広告の反響を集計したデータなのでこの内容をピボットグラフを使って分析してみます

これがピボットグラフの内容です

最初に紹介した内容が表示されていますね

では、データラベルは一度非表示してピボットグラフにデータラベルを表示する方法を解説します

まずは、ピボットグラフをクリックしておきましょう

「ピボットグラフツール」の「デザインタブ」をクリック

「グラフレイアウト」グループの「グラフ要素を追加」をクリック

「データ ラベル」をの上にマウスカーソルを合わせ「外側」をクリック

外側にマウスカーソルを合わせた時点で結果が表示されるのでわかりやすいですね

その他の表示方法は目的やレイアウトによって選択してみましょう

作業としてはたったこれだけです

ただ棒グラフだと、隣なり合っていたり表示したい要素が多いと数字とグラフでごちゃついてしまうので、目立たせたいところだけ数字を表示するなどの方法も有効です

では、目立つものだけデータラベルを表示してみましょう

やり方は目立たせたくないその他のラベルを削除するだけです

データラベルの一部だけ残す方法

実際にやり方を見ていきましょう

今回はオレンジのGoogleリスティングの効果は低かったのでデータラベルを削除します

まずは対象のラベルをクリック

そうすると、Googleリスティングのデータラベルが全て選択されます

そのまま「Delete」キーを押せばGoogleリスティングのデータラベルを全て削除することが出来ます

基本的には普通のグラフの操作と基本は同じなのでグラフが扱える人になら問題なく操作出来ます

目立たせたい結果を残した結果がこんな感じです

少しはスッキリしましたね

こんな風に目的に合わせてなるべく表示する要素を減らす方が見やすいグラフになります

ただ、このままだと例えば1月に合計で何件の予約があったのか分からないですよね

そんな時は普通の棒グラフではなく「積み上げ棒グラフ」にするのが正解です

積み上げ棒グラフはその名の通り同じ月にある要素の合計を積み上げることで合計数を表してくれるグラフのことです

「百聞は一見にしかず」なので実際にグラフの種類を変更してみましょう

手順はすごく簡単です

積み上げ縦棒グラフで予約総数を表示する

では積み上げ縦棒のグラフを使って1ヶ月単位の合計予約数を表示してみましょう

「ピボットグラフツール」の「デザイン」タブをクリック

「種類」グループにある「グラフの種類の変更」をクリック

「積み上げ縦棒」をクリック

「OK」ボタンをクリック

その結果自動でデータラベルの表示された月別の総予約数が表示されました

こんな風に広告がいくつもあって毎月集計するとなると積み上げた結果を表示することで分かりやすくすることとが出来ます

但し、データラベルはこのままでも良いですが、予約総数が分からないですよね

そんな時の対処法は後半で解説します

また、データラベルを非表示にしたい時は、設定と同じ手順を進んで「なし」を選択すれば非表示に出来ます

こんな風に各目的に合わせてデータラベルを表示したり、グラフの種類を変更したりしてみましょう

繰り返しになりますが、ピボットテーブルで合計数を表示するならデータラベルを表示させるのが一番シンプルでオススメの方法です

ピボットグラフで総数を表示するには工夫すれば実現出来ます

ピボットグラフで総数を表示するには工夫をしなければ実現できません

なぜなら、ピボットグラフには総数を表示するという機能が無いからです

ピボットテーブルの総数を表示すると言うのはこんなイメージです

こんな風に1月は合計「43件」の予約数でした

などの数字を表示したいという訳です

どうしてもこの方法が必要な場合はピボットグラフだけでは出来ないので各工夫が必要になります

1つ目がテキストボックスを使う方法

2つ目が普通のグラフを使う方法

どちらかになりますが、オススメはシンプルなテキストボックスを使う方法です

では実際にテキストボックスを使って総数を表示してみましょう

テキストボックスを使って月間の予約総数を表示する

まずは図形のテキストボックスを使って月間の総予約数を表示してみましょう

「挿入」タブの「図形」から「テキストボックス」をクリック

適当な位置にテキストボックスを置いておきます

テキストボックスは「背景色は白」で「枠線は無し」に設定しておくことがオススメです

あとでピボットグラフに移動した時に目立たなくさせるためです

テキストボックスを選択下状態で数式バーに「G5」と入力

コレは、「G5のセルの内容をテキストボックスに表示してね」という意味です

G5のセルの内容は1月の総予約数ですよね

出来上がったテキストボックスをピボットグラフの目的の位置に設置すればOKです

あとは同じ作業を11回やれば終わりです

この方法だとセルの値が変わった時に自動でテキストボックスの内容を更新してくれます

但し、データベースに増減が合った時やピボットテーブルのレイアウトが変わると自動では対応出来ないので都度修正する必要があります

こんな風に総数を表示するには手間が掛かる方法しか取れないので、例えばピボットテーブルをセットにしたり、別にまとめるなど工夫した方が早い場合があります

では、次は普通のグラフで作る場合を紹介します

普通のグラフで総数を表示する方法

まずは、ピボットテーブルのデータを別のセルにコピーします

今回は別シートにコピペして作業を行います

まず、ピボットテーブルから総額を含むデータ範囲をコピー

値だけ貼り付けます

貼り付けた全ての範囲を選択した状態で「挿入」タブから積み上げ縦棒のグラフをクリック

総計の項目だけクリックして「グラフツール」の「デザイン」タブからデータラベルを「内側軸より」で指定して表示させます

データラベルが表示されたらそのまま「グラフツール」の「書式」タブの「選択対象の書式設定」をクリック

データ系列のオプションから「塗りつぶしなし」をクリック

緑色の背景色が消えて数字だけが表示されます

これで、普通のグラフを使った総数の表示が出来ました

コレならある程度自動でグラフを作ることができますが、ピボットテーブルが更新されるたびに合わせて書き換える必要があるのであまりオススメしません

数値の上限も手作業で調整しないとバランスの悪いグラフになってしまうので、どうしても必要な場合は、テキストボックスを活用してサクッと作ってしまう方が懸命です

繰り返しになりますが、ピボットグラフで総数を表示するには工夫をしなければ実現できません

オススメのピボットテーブルの解説書 5選

ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです

本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです

スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります

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