ピボットテーブルで日付を扱うには基本が大切[年月単位の日付設定はグループ化]

今回の記事では

ピボットテーブルの日付の扱い方がまだ良くわからない
日付の正しい扱い方を理解するにはどうしたらいいの?

ピボットテーブルで年月の表示をするにはどうやって設定すれば良いの?
フィールドとピボットの扱い方がまだ良く分からないから教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔ピボットテーブルで年月表示を扱う方法のテーマ

①ピボットテーブルで日付を扱う時は基本を少しずつ理解することが大切です

②年月単位での日付設定のポイントはグループ化を上手く扱うのが正解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ピボットテーブルで年月表示を扱う方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

ピボットテーブルで日付を扱う時は基本を少しずつ理解することが大切です

ピボットテーブルの日付設定は日付の扱い方の基本を抑えるのが最適解です

なぜなら、ピボットテーブルは便利な反面出来ることが多いので基本を1つずつ押させないと分からないことが増えてしまうからです

ではピボットテーブルの日付の扱い方の基本を押さえていきましょう

今回はピボットテーブルの元データになる「データベースシートとピボットテーブルのシート」を用意してある前提で解説していきます

もし、ピボットテーブルの基本がいまいち理解できていない場合は、「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で基本を解説しているのでまずは基本を押さえておきましょう

では、今回使う資料を紹介しながら日付の扱い方の基礎を確認していきます

もし、日付の扱い方をもっと詳しく知りたい場合は、「ピボットテーブルの日付は自動でまとめられる」でも日付の扱い方について紹介しているので参考にしてみて下さい

まず、コレが今回のデータベースです

内容はシンプルですが、ポイントは日付の部分です

今回用意した日付は「2年分」ありますが、これがポイントなので覚えておきましょう

今回のデータベースを基にして作ったピボットテーブルの内容がコレです

データベースに2年分のデータが入力されているので2021年と2022年に分かれていますね

では、この2年分の詳細を見てみましょう

詳細を見る時は、「+」マークをクリックすると見ることが出来ます

そうすると「第1四半期~第4四半期」に分かれています

このままだと「年月」の表示にするにはどうしたら良いか分からなくなってしまいますよね。

そんな時は「ピボットテーブルのフィールド」を見てみましょう

ただ、その前に「四半期以下の内容も詳細を表示」しておきましょう

ピボットテーブルは複数年のデータが入力されていると、こんな風に四半期でまとめるという機能が自動で働きます

また、フィールド設定とピボットテーブルの内容はリンク(つながっている)しているので、今回の場合は「行フィールドの順番=ピボットテーブルの表示順」になっていることが分かってもらえればOKです

では、四半期の項目を外してみましょう

やり方はすごく簡単です

行フィールドから項目名をドラッグ・アンド・ドロップで削除するか、フィールド一覧のチェックボックスのチェックを外します

フィールドの解除をすると四半期(3ヶ月を1つのグループとして表示)の表示が無くなって年数と月数の表示になりました

これで、年月での表示設定は出来たということになります

要は、ピボットテーブルが日付を表示しようとする時は、「年月日」を「年月」にまとめる

その後に「月を3ヶ月単位」でまとめる

という作業を自動的にしてくれたということです

確かに四半期でまとめてくれた方が良いときもありますが、年月単位でまとめたい時は余計な機能になってしまうので、解除するのが一番効率的だということです

但し、日付の基本はまだあります

このままだと「日」の表示が出来ないですよね

もし、「日」を表示したい時はどうしたら良いのでしょうか?

ヒントは、今まで見てきてもらったようにピボットテーブルは日付をまとめることが出来るという点です

つまり、日もまとめられているということが言えますよね

なにせ「月」という単位は大体「30日」を1つの単位として「月」というまとまりにしているだけです

要は、まとまり(グループ)を解散(解除)してあげれば「日」の表示も出来るということです

方法は、すごく簡単でまずはどこでも良いのでピボットテーブル内の日付のセルをクリックしておきましょう

日付のセルなのでこんな風に「年数」を選択しておいてもOKです

また、「行のフィールド」の内容も注目しておきましょう

「ピボットテーブルツール」の「分析タブ」にある「グループ」の「グループ解除」ボタンをクリック(右クリックのショートカットメニューでもOK)

日付のグループ化が解除されて「日」単位の表示にすることが出来ました

また、「行フィールド」も「年」という項目が消えました

同時に「ピボットテーブルのフィールド」項目からも消えます

こんな風にピボットテーブルは日付をグループ化したりグループを解除することで「年月日」を扱うことが出来る便利な機能だと分かってもらえたら、日付の扱い方の基礎はOKです

では続いて四半期の表示に戻して日付のグループ化やグループの解除方法について復習してきましょう

繰り返しになりますが、ピボットテーブルの日付設定は日付の扱い方の基本を抑えるのが最適解です

年月単位での日付設定のポイントはグループ化を上手く扱うのが正解です

日付を年月で表示させるためにはグループ化を上手く扱うことで目的を達成することが出来ます

なぜなら、ピボットテーブルで日付を扱う時の基礎はグループ化がポイントになってくるからです

それでは、前半の続きを使って日付のグループ化やグループの解除をして年月表示にしてみましょう

もう一度今の状態を確認して、ピボットテーブル内の日付のセルをクリックしておきましょう

ピボットテーブルは、クリックして選択した項目を対象に設定をしていくので日付の設定をしたい時は、必ず日付が入力されているセルをクリックしておくことが大切です

この状態なら大丈夫です

まずは、グループ化機能を使って一度「四半期表示」の状態まで戻してみましょう

今回は、右クリックでの作業をしてみます

日付の上で右クリックして「グループ化」をクリック

「月」「四半期」「年」をクリックして選択(背景が青い状態)

「OK」ボタンをクリック

ピボットテーブルが自動的に設定してくれたように元の四半期としての表示になりました

つまり、ピボットテーブルは自動でこの状態まで設定してくれているということですね

但し、この状態だと詳細が見えているので少し表示内容をコンパクトにしてみましょう

その方法もすごく簡単です

方法は2つあるのでどちらの方法でもOKです

【非表示の方法1】「-」ボタンを1段階ずつクリックしていく方法

日付の左横にある「-」をクリック

これで「2021年」という年単位で詳細が表示されなくなりました

これが1つ目の方法です

ピボットテーブルはグループ化と詳細の表示・非表示が操作のポイントになってくるので一緒に覚えておきましょう

【非表示の方法2】一気に非表示にする方法

年数の上で「右クリック」したら「展開/折りたたみ」をクリック

「フィールド全体の折りたたみ」をクリック

今回は「2022年」だけ折りたたまれましたが、2021年も表示されていればまとめて折りたたんでくれます

折りたたみという表現は非表示と同じ意味です

こんな風に日付も表示や非表示をすることで見た目をサックっと変更出来ることを覚えてもらったらOKです

仕上げに年月表示に変更してみましょう

設定はすごく簡単です

日付の上で「右クリック」→「グループ化」をクリック

「年と月」を選択した状態にして「OK」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと「年月」の表示にすることが出来ます

こんな風にピボットテーブルでの日付設定をしたい時は、「グループ化」や「表示・非表示」などを上手に使うことでスムースで手軽に情報をまとめることが出来ます

何度も設定しているうちに慣れてくるので手に馴染むまで繰り返し練習してみましょう

繰り返しになりますが、日付を年月で表示させるためにはグループ化を上手く扱うことで目的を達成することが出来ます

オススメのピボットテーブルの解説書 5選

ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです

本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです

スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります

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