今回の記事では
・計算結果で何も表示させたくない場合は空白を設定するのが良いらしいけど。何も表示させたくないのに空白を設定するってどういうこと？
・計算式に空白のセルが含まれているとエラーが表示されて困った……エラーを表示させたくない時はどうしたら良いの？
・「はい」「いいえ」などの集計する時に「いいえ」が多いと見づらい……「いいえ」の場合空白にするにはどうすればいいの？
といった疑問に答えます
✔今回の「IF関数で空白を表示」するに関するテーマ
①「空白を設定する」のは「何も表示しない」のと同じです
②エラーの場合何も表示させないなら空白を設定するのが正解
③しつこい表示をさせないならIF関数で空白に置き換えるが正解
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「IF関数で空白を表示」に関して実体験に基づいて解説しています
目次を使って読みたい項目へ
「空白を設定する」のは「何も表示しない」のと同じです
Excelでエラー表示をさせないためには空白を設定するのが正解です
Excelを使っているとエラーが表示されるのは日常茶飯事です
ただ、エラーが表示されているとどうしても間違っていないか不安に感じますよね
そんな時はIF関数を使って「エラーになる条件」の場合は「空白を設定」すればエラー表示を避けることが出来ます
では実際にエラー表示をIF関数で避ける方法を見ていきましょう
今回は「販売実績表」というファイルを基にエラーの対処方法を見ていきましょう
例えばこんな感じで今日以降の商品名が未入力の場合がありますよね
設定している関数は「C13セル」に「=IFS(B13=”商品A”,100,B13=”商品B”,150,B13=”商品C”,50)」という式を入力しています
意味は「商品Aなら100・商品Bなら150・商品Cなら50と表示してね」ということです
IFS関数については下記の記事で詳しく紹介してるので分からない時は読んでみて下さい
この設定の場合「品名」が空白なので「空白という商品」は設定に無いよ
「無いなら「エラー」を表示して分かるようにしておこう」
という親切設計がされているのでエラーが表示されます
ただ、このままだとエラー表示が多すぎますよね
なにせ「未来で何が売れるかなんて誰にも分からない」ので明日以降の入力が出来ないのは当然ですね
でも、エラー表示があると見づらいのも確かです
そこでIF関数を使って「品名が空白の場合は何も表示しない」ように設定を変更しましょう
今回は「=IF(B13=””,””,IFS(B13=”商品A”,100,B13=”商品B”,150,B13=”商品C”,50))」
こうすれば「品名(B13セル)が空白」の時は何も表示しないことが出来ます
さっきとの違いは「=IF(B13=””,””,」を追加しただけです
意味は「もしB13セルの内容が空白だったら、空白を表示してね」という意味です
空白は「””(ダブルクォーテーション)」を2つ並べるだけです
ダブルクォーテーションは普通「”文字”」と言うように「文字」を囲みます
ダブルクォーテーションだけの場合は「空白」という意味になります
そして後半の「””」も同じ意味ですが「空白」を表示するということは「何も表示しないでね」という意味と同じことになります
繰り返しになりますが、Excelでエラー表示をさせないためには空白を設定するのが正解です
よくある質問：今回のような場合、エラー表示させないためにはIFS関数の条件を増やしたら良いんじゃない？
こういった疑問があると思います。確かにその疑問は正解です
IFS関数は複数の条件を簡単に設定出来るので、IF関数を使ってネストさせる意味は無いですね
但し、IFS関数が使えない古いExcelを使う場合に必要な応用技になるので覚えておいて損はありません
前提として古いOfficeはどんどん使えなくなるので将来的にはこの方法は使わなくなる時が来るでしょう
但し、時代と技術の進歩に全員がすぐについてこれるわけではありません
ITが苦手な人や会社の都合上最新のOfficeを使えない場合も多々あります
そんな時は古いやり方で応用しないといけなくなるのでこの方法を覚えておくと良いでしょう
ネストが必要な方法ですが、利用範囲が広いことと比較的に理解しやすいので覚えておいて損はありません
活用のコツは「=IF(“”,””,「ネストする関数()」)」先にこの形に設定してしまう
という方法を取れば、簡単にエラー対策出来るので覚えておきましょう
繰り返しますが、今回の方法はIFS関数が使えない古いExcelを使う場合に必要な応用技になるので覚えておいて損はありません
エラーの場合何も表示させないなら空白を設定するのが正解
エラー表示を避けたい時もIF関数で空白を設定するのが正解です
何も入力されていない(空白)の場合は、空白を表示するように設定出来ますが計算結果がエラーの場合も同じ方法を使うことで「エラー」を避けることが出来ます
よく「エラーを表示したく無い場合はどうしたら良いの？」という質問を受けますが、そんな時も同じ方法で解決することが出来ます
さっきの続きとして金額の列に表示されているエラーも表示させないように設定してみましょう
まずは今の状態を再度確認します
こんな風に「#VALUE」というエラーが表示されています
「#N/A」エラーとは違っていますがコレは単価の数式を変更した為に表示内容が変わっているだけなので、特に気にしなくて大丈夫です
「E13セル」には「=C13*D13」という数式が入力されています
内容は単純で「単価×数量」を計算で出そうとしています
今回の場合は「商品名」が「空白」なので「単価」が表示出来ません
「C13セル」には「空白」が設定されているので「空白」×「数量」は「計算できないよ」ということで「#VALUE」というエラーが表示されてしまっています
さて、ココで問題です
このエラーの原因はどこにあって、どうすればエラー表示をさせなくすることが出来るでしょうか？
正解はこんな感じです
「=IF(B13=””,””,C13*D13)」と書き換えるこれだけです
さっきと同じですね
「B13セルに何も入力されてない場合」は「空白を表示してね」
そうでなければ、「単価×数量」の計算をしてねという処理になります
ポイントは「品名」をベースにして判断させることです
今回のような場合は「品名」が設定されていないと計算する意味が無いので「何を基準に空白にするのか？」ということを考えて設定出来ると一番良いですね
表の全ての範囲に関数を設定したい場合は、「オートフィル機能」を使って数式をコピーすればサクッと終わりですね
繰り返しになりますが、エラー表示を避けたい時もIF関数で空白を設定するのが正解です
しつこい表示をさせないならIF関数で空白に置き換えるが正解
連続して同じ内容が表示されるならIF関数で空白にすると見栄えが良くなります
例えば答えが「はい」以外は「いいえ」と表示される表があったとしましょう
そうなると「はい」と「いいえ」がたくさん表示されて見にくくなります
そんな時は「いいえ」だったら「空白」に設定してあげれば見栄えが良くなりますよね
今回は「品質チェックシート」という表を使って同じような事例を基に設定方法を見ていきましょう
今回はC列に「品質によって合格・不合格を自動で表示」するように設定しています
それが「=IF(B5>=300,”合格”,”不合格”)」という式ですね
問題は「不合格」の表示が多いので「どれが合格した商品なのか？」と言うことが分かりにくいことです
そこで「不合格」なら「空白」を表示すれば良いのでさっきの応用です
数式は簡単で「=IF(B5<300,””,”合格”)」とすればOKです
作りは簡単で先に「不合格」の場合を考えておきます
合格のラインは「300以上の透明度」だったのでそれより小さい数字の場合は不合格ということですよね
つまり「=IF(B5<300,””,」の部分で「B5セルに入力されている数字が300未満」の場合は「空白」を表示してね
と設定してあげれば「不合格」と表示せずに済みますよね
そうでない場合、つまり「300以上の透明度」であれば「合格」と表示してね
と設定してあげれば表示されるのは「合格」という文字だけになるということです
逆転の発想をする必要がありますが、こんな風に見づらい表も「IFを使った空白設定」で見やすい表に出来るので同じようなことで困ったら参考にしてみて下さいね
繰り返しになりますが、連続して同じ内容が表示されるならIF関数で空白にすると見栄えが良くなります
オススメのExcel関数の解説書 5選
関数を本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本を購入をオススメしている理由と各本の紹介に関して、下記の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてください
コメントを残す