表示形式でExcelの活用幅がぐっと広がる[目的に合わせた理解が重要]

今回の記事では

Excelには表示形式っていうものがあるみたいなんだけど結局何のこと?

表示形式を使えるようになるメリットなどなるべく分かりやすく知りたい

表示形式の基本は分かるけど、それぞれの記号は何を意味しているのか良く分からない

もう少しそれぞれの意味についてもう少し分かりやすく解説してほしい

こういった疑問に答えます

✔Excelの表示形式を上手に扱う方法のテーマ

①Excelの表示形式を理解できると実務での活用の幅がぐっと広がります

②表示形式の意味は目的に合わせて少しずつ理解していくことが重要です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Excelの表示形式を上手に扱う方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Excelの表示形式を理解できると実務での活用の幅がぐっと広がります

Excelの表示形式を理解することが出来れば実務での活用の幅がぐっと広がります

なぜなら、Excelでは文字列と数字が重要な役割分担をしているからです

Excelの表示形式と聞いてもあまりピンとこないですよね

表示形式とは簡単に言うとセルに入力された数字などを「円表示」などに見た目を変えることです

では、表示形式の基本的な部分から表示形式の設定方法について解説していきます

今回は「初心者が始めるサビキ釣り道具一覧表」などを元に解説していきます

特に金額に関わる部分などで表示形式の設定をする機会が多いのでその部分を中心に見ていきましょう

何も問題なければ「標準」設定

入力した内容に何も問題なければ表示形式は「標準」で大丈夫です

まずは表示形式の設定場所を確認しましょう

表示形式は「ホーム」タブの「数値」グループにある「数値の書式」リストから選択して設定します

また、数値グループにはよく使う表示形式が表示されているのでそちらを使ってもOKです

Excelの初期設定では表示形式は「標準」になっていて数字を入力しても「12345」といったように入力されたままの状態で表示されます

これが「標準の表示形式」です

では、数字をもう少し見やすくするために桁区切りをしてみましょう

数字を桁区切りで表示したい時は「桁区切りスタイル」

数字をより読みやすくするには「桁区切り(けたくぎり)」という表示形式を設定します

ちなみに桁区切りとは、「3桁上がるごとにカンマを振る」ことです

つまり、「1000の場合は右から3桁目なので1,000」と言った具合です

数字に慣れている人はカンマの数を見ればすぐに100万や1億などの桁が分かる便利な記号です

では実際に設定してみましょう

設定したい範囲である「B5~B24のセル範囲」を選択

「桁区切りスタイル」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと桁区切りが設定されて読みやすくなりました

では、次に金額として表示する方法を見ていきましょう

もし、標準スタイルに戻したくなったら「標準」を設定しましょう

これは表示形式の設定に全て共通しています

金額表示なら通貨表示形式を設定

金額として表示するためには桁区切りと同じ要領で通貨表示形式を設定します

通貨表示は「円」や「ドル」などの設定をしますが、今回は一番シンプルな「円表示」の方法を解説します

桁区切りと同じ要領で表示形式を設定する範囲を選択

「通貨表示形式」をクリック

コレだけで「円表示」になりました

すごく簡単ですね

割合表示にしたいならパーセントスタイル

次は割合表示などの時に「%(パーセント)」で表示する方法を見ていきましょう

やり方は基本的に同じなのですごく簡単です

まず、「予算と予算割合」という項目を増やしました

購入予定の金額が予算オーバーになるかどうかチェックするためのものです

この割合をパーセントで表示してみましょう

パーセント表示にしたい「E6」のセルをクリック

「パーセントスタイルボタン」をクリック

これで予算の割合がパーセントで表示されました

つまり、このままでは予算オーバーですね 笑

日付の設定は「短い日付と長い日付」

では次に日付の表示形式を見てみましょう

日付の場合、普通に入力しただけで自動的に日付だと認識して表示形式も日付に設定してくれます

この状態が「短い日付」という日付を簡単に表した形です

これを日本語の年月日で表示したい場合は「長い日付」に変更します

E4のセルを選択した状態で表示形式のリストボックスをクリック

「長い日付の形式」をクリック

これで日本語の「年月日」の表示に切り替えることができました

では最後に文字列という表示形式について解説していきます

数字を文字として扱うには文字列を指定

例えば今回は「ライフジャケット」は買わないけど、一覧には数字を残しておきたいとしましょう

そんな時は数字を「文字列」にするのが正解です

文字列とは簡単に言うと「文字+数字」のように文字と数字の組合せのことです

では設定方法から解説します

今回は一度ライフジャケットの金額は消しておきます

まず今のままだと表示形式が「通貨」のままなので「B24のセル」をクリック

表示形式のリストをクリックして「文字列」をクリック

数字を入力すると数字は「左側に寄ってセルの左上に緑の三角」が表示されます

これは「数字なのに文字列として入力されてるけど大丈夫?」とExcelが聞いてくれている表示です

今回は問題無いので無視してOKです

表示形式と入力内容の違いについて正しく理解しよう

表示形式の設定と実際にセルに入力されている内容には違いがあります

実はExcelではココが一番重要です

何を言っているのか分かりづらいと思うので例を上げましょう

Excelではこんな風に「数式バーの表示とセルの表示に違いがある」時があります

この違いは表示形式とは「見た目を変える」ことであって実際の数字には「円記号やカンマ記号は含まれない」ということです

この仕組はExcelが計算することを前提にしているためです

この仕組がないと「数字と文字」を計算してしまうというエラーが発生してしまいます

表示形式については「日付の正体はシリアル値という数字」という記事でも解説してるので参考にして下さい

今は「表示形式を設定していても正体は数字なんだ」ということを頭の片隅に置いておいてもらえればOKです

繰り返しになりますが、Excelの表示形式を理解することが出来れば実務での活用の幅がぐっと広がります

表示形式の意味は目的に合わせて少しずつ理解していくことが重要です

表示形式には種類があり目的に合わせて設定することが重要です

なぜなら、表示形式の設定一つで見やすさや目的が変わってくるからです

それでは、基本的な表示形式では無いオリジナルの設定方法を元に表示形式についてもう少し深く解説していきます

では、こんな風に「アイテム合計数」を設定したとしましょう

表示したい内容は「20個」です

表示形式の候補にはそういった設定は無いので表示形式の一覧から「その他の表示形式」をクリック

「セルの書式設定」ダイアログが開くので「ユーザー定義」をクリック

種類のテキストボックスに「#,##0”個”」と入力

「OK」ボタンをクリック

「20個」と表示されました

では、今回の表示形式の詳しい解説をします

「#,##0”個”」ですがこれは大きく分けて次のようになります

「#,##0」と「”個”」です

まず「#,##0」は桁区切りを表す「,(カンマ)」で「#,###」とすると「1,345」という感じで桁数に合わせて桁区切りをしてくれます

つまり「#は数字を表す記号」という訳です

今回は「#,##0」としていてこれは入力した数字が「0」だった場合は「0」を表示するための設定です

これがないと「0」と入力すると「(空白)」となってしまうのでそれを防止しています

ココまでは大丈夫ですか?

では最後の「”個”」については「表示された内容の最後に「個」と表示」という意味です

つまり「#,##0”個”」というのは「数字+個と表示してね」という意味になります

よく使うユーザー設定の表示形式なので覚えておいて損は無いですよ

こんな風に見た目は見やすい様に変更したいけど、計算には影響させたくない時に使うのが表示設定ということです

まずは、この基本的な使い方に慣れたら必要に応じて少しずつ表示形式の設定方法を覚えてるようにしてみましょう

繰り返しになりますが、表示形式には種類があり目的に合わせて設定することが重要です

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