Wordのコメント操作には「校閲タブか挿入タブ」［警告設定か印刷設定で非表示対策］

今回の記事では

Wordにコメントを残しておきたいんだけど、どうしたら書けるのか分からない

なるべく簡単な方法でコメントを残す方法を教えてもらえると助かる

Wordのコメントが非表示になっている時に印刷するとコメントが必ず印刷されて困る

コメントが設定されていることが分かるように自動で教えてくれたら助かるんだけど

こういった疑問に答えます

✔Wordのコメント機能を上手く使いこなすための方法のテーマ

①Wordでコメントを残すには「校閲タブか挿入タブ」で簡単に入力出来ます

②コメントが設定されている時は「警告設定か印刷設定」で対策するのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordのコメント機能を上手く使いこなすための方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordでコメントを残すには「校閲タブか挿入タブ」で簡単に入力出来ます

Wordでコメントを残すには「校閲タブ」で詳細設定をするか「挿入タブ」で簡単にコメントを挿入するのが正解です

なぜなら、コメントを挿入するだけなら「挿入」タブで出来ますが、細かい設定には「校閲」タブで設定しないと設定出来ないからです

Wordを使っていると他の人と内容を共有して編集したり、修正したりすることがありますよね

また、自分のためのメモを取っておきたいこともあると思います

そんな時に便利なのがWordのコメント機能です

Excelにもコメント機能はありますが、Wordの方が文章を扱うだけあって少しだけ複雑です

そんなWordのコメント機能について今回は解説していきたいと思います

まず、Wordのコメント機能を使うとどうなるのか？

というところから見ていきましょう

こんな風にWordだとコメントを残しておくことが出来ます

ただ、Wordのバージョンによってコメント機能の表示のされ方や設定に付いては違いがあります

当記事では「Microsoft Office 365 バージョン 2001(ビルド 12430.20288)」で解説しています

コメントを残すには2つの方法があるのでそれぞれ見ていきましょう

ただ、やり方自体はすごく簡単なのでサクッと設定出来ますよ

シンプルにコメントを挿入したいなら「挿入」タブ

まずは、練習用の文章を挿入してみましょう

半角で「=rand()」と入力

そのまま「Enterキー」を押す

その結果、自動的に文章が作成されました

ただ、Wordのバージョンによって挿入される内容が違うのでコメントの内容は何でもOKです

コメントを挿入したい時はコメントを残したい文字列を選択します

今回は「ビデオ」を範囲選択

「挿入」タブの「コメント」グループにある「コメント」ボタンをクリック

これでコメントが挿入されるので内容を入力します

コメントの基本はコレだけです

簡単ですね

実は、コメント機能には返信機能があります

この機能は複数の人が同じ書類を編集したい時に便利な機能です

返信の方法は簡単で「返信」ボタンをクリック

返信内容を入力すればOKです

コレだけなので簡単ですよね

ちょっとしたチャットをしているような感じです

また、「解決」のボタンを押してみましょう

解決ボタンを押すと内容がグレーに変わり返信などが出来ない状態になります

基本的にはコレでこの内容のやり取りは終わったよという意味になります

ただ、もう一度内容を編集したい時は「もう一度開く」ボタンをクリック

そうすると再度、編集出来るようになるので修正が終わったら「解決」ボタンを押すなどして活用してみましょう

コメントに対して色々な設定をしたい時は「校閲」タブ

コメントに対する操作は「校閲」タブの機能を使うのが正解です

では、校閲タブを使った操作方法について見ていきましょう

「オンライン　ビデオ」の文字列を選択して

「校閲」タブの「コメント」グループにある「新しいコメント」ボタンをクリック

コメントを入力

こんな風に「挿入」タブでも「校閲」タブでも挿入の方法は変わりませんね

コメントの挿入をいくつか練習で入れてみましょう

コメントを削除したい場合は、「校閲」タブの「コメント」グループにある「削除」ボタンの「▼」をクリック

位置の「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」をクリック

これで全てのコメントを全て削除することが出来ます

1件ずつ削除したい場合は「削除」をクリックすればOKです

コメントの表示・非表示

コメントの表示と非表示を切り替えるには、表示方法を変えれば簡単に出来ます

「校閲」タブの「変更履歴」グループにある「変更内容の表示」リストをクリック

一覧から「シンプルな変更履歴／コメント」をクリック

その結果、コメントが「吹き出しマーク」に変わるのでコメントを見たい時はクリック

これでコメントを見ることが出来ます

「変更内容の表示」リストをもう一度クリック

一覧から「すべての変更履歴／コメント」をクリック

コレが通常の状態です

「変更内容の表示」リストをもう一度クリック

一覧から「変更履歴／コメントなし」をクリック

その結果、コメントは完全に消えて文字列しか見えない状態になります

こんな風にコメントに対して色々な設定をしたい場合は、校閲タブを活用しましょう

繰返しになりますが、Wordでコメントを残すには「校閲タブ」で詳細設定をするか「挿入タブ」で簡単にコメントを挿入するのが正解です

コメントが設定されている時は「警告設定か印刷設定」で対策するのが正解

コメントが設定されている時は「警告設定か印刷設定」でコメント対策をするのが正解です

なぜなら、コメントが含まれている文章は対策をしないと、コメントの内容がそのまま印刷されてしまうからです

前半で解説した通り、コメントは非表示にすることが出来るので気づかずにコメントを印刷してしまったり、初期設定のままでは必ずコメントを印刷してしまいます

もしくは「コメントは残しておきたいけど印刷はしたくない」または「外部に渡す資料にコメントが残っていると困る」ということがあります

後半では、そんな時の対処法について解説します

コメントは印刷設定で印刷出来ないように設定できます

今回のコメントを含む書類をためしに印刷してみましょう

「印刷プレビュー画面」ではコメントが印刷されるようになっていますね

このままでいい場合もありますが、コメントは印刷したくない時もあります

そんな時は、印刷機能の「設定リスト」をクリック

「変更履歴／コメントの印刷」をクリック

その結果、チェックが外れます

チェックが外れると印刷プレビューを見てもコメントが印刷されなくなります

ただし、「変更履歴／コメントなし」の状態で表示ている場合は、印刷してもコメントは印刷されません

外部に渡す資料にコメントが残っていないか自動でチェック

最後は外部にWordの資料を渡す時はコメントを残さないようにする注意する必要があります

本来はPDFなど他のファイル形式にして渡した方が良いですが、Wordのファイルでほしいという依頼があったときなどの対策方法も知っておきましょう

コメントに内部事情が含まれているとトラブルの原因になることもあるので

「ファイル」タブの「オプション」をクリック

「Wordのオプション」ダイアログが開くので「トラストセンター」をクリック

Wordのバージョンによっては「セキュリティーセンター」と表示されます

「トラストセンターの設定」ボタンをクリック

「トラストセンター」のダイアログが表示されるので「プライバシーオプション」をクリック

「変更履歴またはコメントを含むファイルを印刷、保存、送信するときに警告を表示する」のチェックボックスをクリックして、チェックを入れる

「OK」ボタンをクリック

「Wordオプション」のダイアログに戻るので「OK」ボタンをクリック

これでコメントが含まれる書類が保存されたり、印刷されたりする時に警告が表示されるようになりました

試しに上書き保存をしてみましょう

コメントが含まれる文書を保存するか警告が表示されます

問題無ければ「OK」ボタンをクリック

もしくは、印刷をしてみましょう

同じ様に警告が表示されるので問題なければ「OK」ボタンをクリック

こんな風にオプションなどを活用してコメントの印刷を上手く扱えるようになると便利です

繰り返しになりますが、コメントが設定されている時は「警告設定か印刷設定」でコメント対策をするのが正解です