Wordのレイアウト崩れの原因はバージョンとフォント[PDFファイルで対策も]

今回の記事では

作ったWordのファイルを人に渡すとレイアウトが崩れて表示されてしまうことがあるのはどうして?
WordをPDFとして保存するとレイアウト崩れが無いって聞いたけど本当?

復数のWordをPDFファイルとして保存する方法は無いの?
いくつかのファイルをまとめてPDFファイルとして保存する方法も知っておきたい

こういった疑問に答えます

✔Wordのレイアウトを崩さずにPDFファイルに変換する方法のテーマ

①Wordのレイアウトが崩れる主な原因はWordのバージョンやフォントの違いです

②Wordのレイアウト崩れを防止するにはPDFファイルとして保存するのが正解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordのレイアウトを崩さずにPDFファイルに変換する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordのレイアウトが崩れる主な原因はWordのバージョンやフォントの違いです

Wordのレイアウトが崩れてしまう主な原因は、Wordのバージョンの違いや設定されているフォントの違いが主な原因です

なぜなら、Wordのバージョンに違いがあると使える機能が違うことや、他のPCで使えないフォントがあれば別のフォントで代用するしかないからです

WordやExcelを使っていると自分のPCでは特に問題なく表示されるけど、他のPCだとレイアウトが崩れてしまって困ることがあります

特にWordは自由なレイアウトの文章やポップを作ることが出来るというメリットがある分、他のPC環境だとレイアウトが崩れて見えるというトラブルになりやすいです

この原因はWordがちゃんと扱えているかどうか? という問題よりもOfficeのバージョンや使っているフォントの種類が影響している部分が大きいです

そこで今回は、レイアウト崩れを防止するためにWordをPDFファイルとして保存するための方法を中心に他のPCでもレイアウト崩れしない方法について解説します

まずは、今回のレイアウト用のポップを見てみましょう

今回はこんな感じの書類を作りました

このファイルを相手にそのまま送付したとしましょう

そうなると、このレイアウトは崩れてしまう可能性があります

なぜなら、例えば相手のWordのバージョンが古ければ再現出来ない可能性があるからです

相手が古いOfficeしかない場合は古いファイル形式で保存するのも一つの手です

簡単なので保存方法を見ておきましょう

古いタイプのWordで保存する時は、名前を付けて保存から「ファイルの種類」を選択します

名前をつけて保存のダイアログで「ファイルの種類」のリストボタンをクリック

「Word97-2003文書(.doc)」を選択

「保存先」と「ファイル名」・「ファイルの種類」を確認して「保存」ボタンをクリック

「Microsoft Word 互換性チェック」ダイアログが表示さるので「続行」ボタンをクリック

この方法であればある程度古いOfficeを使っていてもレイアウト崩れを防止することができます

ただ、この方法はOfficeの種類が古すぎるのでオススメできません

フォントの種類が特別だとレイアウトは崩れる

Wordのレイアウト崩れの大きな原因の一つがフォントの種類です

今回はWordの標準フォントを使っているのであまり問題になりませんが、オリジナルのフォントや相手のPCに無いフォントは自動的に他のフォントで表示されるのでレイアウトが崩れることになります

例えばこんな感じでフォントの種類を変更してみましょう

今回は実験的にタイトルを「昔々ふぉんと」というものに変更してみました

こういった場合は、Wordの種類を変えても意味がありません

なぜなら、相手のPCに同じフォントがある可能性はまず無いからです

フォントの種類はプリンターやフリーフォントで追加されるものがあるので特別な種類があるので注意しましょう

こういった場合はWordの標準フォントを使うかメイリオなどの他のPCでも使われているフォントを使うようにしましょう

繰り返しになりますが、Wordのレイアウトが崩れてしまう主な原因は、Wordのバージョンの違いや設定されているフォントの違いが主な原因です

Wordのレイアウト崩れを防止するにはPDFファイルとして保存するのが正解です

Wordのレイアウト崩れを防止するためにはPDFという画像ファイルとして保存するのが正解です

なぜなら、PDFファイルであればレイアウト崩れの心配がなくどのPCでも同じ表示方法で見ることが出来るからです

Wordで作った書類をどのPCでもレイアウト崩れをさせずに表示するにはPDFファイルとして保存するのが一番オススメの方法です

PDFファイルとは

まず、PDFファイルとは何のことでしょうか?

PDFファイルはPDFは、「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略で簡単に言うと印刷結果を画像として保存してくれるファイルのことを言います

このPDFは世界基準にもなっているので安心して利用出来るファイル形式です

PDFファイルにすると例えば、WindowsとMacなど種類が違うPCやタブレット・スマホなどで開いても表示される内容が同じというメリットがあります

また、PDFファイルはAdobe(アドビ)社が公開しているPDFリーダーをダウンロードすることで誰でも見ることが出来ます

もちろん、タブレットやスマホでも同じアプリがあるので問題ありません

WordでPDFファイルを作る方法

では、WordでPDFファイルで保存する方法について解説します

「ファイル」タブをクリック

「名前をつけて保存」をクリック

ファイルの種類から「PDF(.pdf)」をクリック

「参照」をクリック

今回は「ダウンロード」フォルダを選択して「保存」ボタンをクリック

これで「WordファイルをPDFファイル」として保存出来ました

実際のPDFファイルを開くとこんな風にレイアウト崩れをせずに保存出来ました

エクスポート機能を使ってPDFファイルとして保存

最後はエクスポート機能を使ったPDFファイルの保存方法について解説します

やり方は簡単なので見ていきましょう

「ファイル」→「エクスポート」の順でクリックします

「PDF/XPSの作成」ボタンをクリック

保存先を選択して「発行」ボタンをクリック

これでちゃんとPDFファイルを保存出来ます

こんな風にExcelのレイアウト崩れには色々な原因がりますが、レイアウト崩れを防止する方法はポイントを押さえれば回避できるので同じ問題で困ったらた今回の対処法を試してみましょう

繰り返しになりますが、Wordのレイアウト崩れを防止刷るためにはPDFという画像ファイルとして保存するのが正解です

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