Wordを使い始めたら実務で使える機能を抑えろ!! たった4つ覚えるだけでWordをマスターする方法!!

今回は、Wordの基礎編第1弾です。

Wordを使いこなすには、基礎をしっかり抑えましょう。

Wordにはたくさんの機能があります。

それをすべて覚えることなんて出来ますか? 私は出来ません。

でも、実務で使えるスキルは早く抑えたいですよね。

そこで今回は、ココだけ抑えておきたい基礎知識とWordの使い方のコツを紹介しちゃいます。

私は、教科書的な教え方が苦手なので、一つ一つの細かい機能の説明はしません。

ただ、抑えておきたいポイントをギュッと絞ってちゃちゃっと基礎を抑えられるようにまとめてみたので初めてWordを使う場合も、他の人に教える場合も上達のヒントにしてみて下さいね。

それでは、張り切っていってみましょう!!

Wordの超基礎知識編スタートです。

【補足】この記事は、Word2016を基に作成しています。

1歩目 WordはA4用紙で文章が書ける範囲は決まっている

まずは、Wordを開いたときの用紙の仕組みについて抑えておきましょう。

仕組みと言っても難しくは無いですよ。

そもそもWordってただの白紙に見えますが、基本的な設定がされています。

基本設定って何?と思うかもしれませんが、コレも簡単です。

  1. 用紙サイズは、《A4》に設定されている。
  2. 用紙の余白が予め設定されている。
  3. 行間や文字の種類、文字の大きさが設定されている。

簡単に言うとこんな感じで、文章をすぐに書き始めることが出来るように、あらかじめ設定してくれています。

この設定は、誰でも何も考えずに文章を入力して印刷したとしても、見た目がキレイになるように考え抜かれたレイアウトだったりします。

そう考えると、Officeというソフトは素晴らしいですね。

ワードの用紙は、余白と本文の入力できるエリアに別れている!!

まず、ワードの用紙は、本文を入力するエリアと基本的に入力や印刷がされない余白エリアに別れています。

図にするとこんな感じ

文字は、黄色のエリアに入力するんだよ。

ということだけ覚えれば基本はOK。本文のエリアは、「裁(た)ちトンボ」という《「 」》こんな形のマークの内側ですね。

左右上下の余白(よはく)というエリアは、基本的に印刷されないエリアだよということを覚えておきましょう。

用紙の大きさは、デフォルト(初期設定)で【A4】サイズに設定されています。

A4サイズは、日本で一番良く使われる用紙サイズなので、特別な資料などでなければ、特に意識せずにそのまま印刷すればOKです。

2歩目 タブとリボン・グループって何者かを把握しよう!!

次は、タブ・リボン・グループを把握しておきましょう。

横文字ばっかりで複雑そうですが、要は場所に名前をつけましたよってだけです。

各名前の場所は、次の図を見てみましょう。

各「タブ」をクリックすると、タブに対応した「リボン」と言うエリアが表示されます。

そして、ジャンル分けされた名前を「グループ」と呼びます。

イメージは、インデックスに分けられたノートのような感じでしょうか。

各機能がキレイにまとめられているので、まずはポチポチ切り替えてみると感覚で覚えられますね。

3歩目 覚えるタブは4つだけ!!

覚えるタブは、4つだけでOKです。

「ファイル」・「ホーム」・「挿入」・「レイアウト」の4つ

各タブの特徴は、ざっくり言うとこんな感じ

  1. ファイル  → 保存系
  2. ホーム   → 文字の設定系
  3. 挿入    → 図形や写真系
  4. レイアウト → 用紙の設定系

これだけ覚えておけば、大体のことは出来ます。

重要なのは、最初に覚えることは「3つ」までに絞ると覚えやすいということです。

とか言って初っ端から4つでごめんなさい。言い訳ですが「ファイル」タブは保存系以外覚えることが無いので、3.5ということでご勘弁を。 図解すると次の通りです。

覚えることを絞れば簡単でしょ。

次は、各タブの内容について見ていきましょう。

4歩目 4つのタブの機能は、よく使うものを抑えておけば問題なし!!

次は、タブについて見てみましょう。

ファイルタブについて

このファイルタブだけは、画面が違うのでちょっと混乱しやすいですが、使い慣れれば大丈夫です。

画面を戻りたい時は、画面左上の【←】ボタンを押しましょう。

覚える機能は、「上書き保存」・「名前を付けて保存」を覚えておけば、OKです。

「保存場所を変える」には、参照を押しますが、そこはおまけです。

「名前をつけて保存」は、基本の基本ですね。

好きなファイル名をつけて保存します。「上書き保存」は、内容を更新したら上書きする機能です。

新しく作った文章を「名前をつけて保存」しておかないと、せっかく作ったファイルが無くなってしまうので文章を作ったら、必ず名前をつけて保存をすることを忘れないようにクセにしましょう。

名前を付けて保存するときには、重要なことが一つあります。

それは、しっかりと《パス》を確認することです。

パスとは何のことだと思いますか? 味方にボールを投げて渡すことでは無いですよ。

パスを簡単に言うと、「ファイルを保存する場所を文字で表したもの」です。

今回は、こんな風に【フォルダマーク > PC > ドキュメント >】と表示されています。

つまり、今回保存するファイルの保存場所は、「ドキュメントフォルダ」ですよ。という意味になります。

よくされる質問に「ファイルがどこかにいってしまいました。どうしたらいいですか?」というものがあります。

そう言われても、魔法使いじゃないんだから、聞かれても分からん。

と思ったりしますが、そんな時は検索したり色々な手段で探し出すことも出来ますが、最悪見つからないこともあるんです。

そうなると、悲しいですよね。

だからこそ、パスをよく見て「保存先を確認するクセ」を初心者のうちから付けておきましょう。

もう一つ重要なのが、「名前を付けて保存」がちゃんと出来ているかどうかを確認すること。

ちゃんと保存出来た時は、ファイル名が「保存した名前」に変わっていればOKです。

今回の場合は、「文章1」だったファイル名が「テスト.docx」に変わっているので無事保存出来ました。

もう一つ覚えておくと良いのが「上書き保存の2つ目方法」です。

ファイルタブからも上書きはできますが、画面左上のフロッピーディスクマークをポチッと押すことでも、上書きは簡単に出来ます。

文章の内容を変更して保存したい場合は、忘れずにこのマークを押しましょう。

ただ、フロッピーディスクなんて言われても、現代ではもう骨董品に近いので知らない人も多いのでは無いでしょうか。

ちなみにこれが本物のフロッピーディスク、写真の「左側が表面・右側が裏面」です。

実物はこんな感じです。そろそろ上書き保存のアイコンも新しくした方が良い気がするのは私だけでしょうか。

とは言っても昔から上書き保存のマークはフロッピーマークなので、文章の内容を変更したらポチッとやるクセをつけましょう。

ちなみにネット販売で「ポチリぐせ」をつけてしまうと、来月の請求額がとんでも無い事になるのでそこだけは注意しよう!!

ホームタブについて

ホームタブで覚える場所は、「フォントグループ」の「書体の設定」・「文字サイズの変更」・「文字色の変更」を覚えましょう。

これだけ覚えれば、文字の大きさや色・書体の変更ができるのでどうにかなります。

まず、書式の変更方法は、こんな感じです。

①書式を変更したい文字をドラッグして文字を選択しましょう。

②次に「ホーム」タブ→「フォント」グループの図の「▼」をクリックして目的の「書体」をクリックします。

③書体の変更ができたら完了です。簡単ですね。

次は、文字サイズの変更方法です。

①書体と同じように変更したい文字を選択します。

②次に「ホーム」タブ→「フォント」グループの図の「▼」をクリックして目的の「文字サイズ」をクリックします。

③文字サイズが変更されれば完了です。これも簡単ですね。

最後に文字色の変更について見てみましょう。

①文字の色を変更したい場合は、変更したい文字を選択します。

②次に「ホーム」タブ→「フォント」グループの図の「▼」をクリックして目的の「文字の色」をクリックします。

③文字の色が変更されれば完了です。またまた簡単ですね。

これで「ホーム」タブの基礎はOKです。

挿入タブについて

挿入タブは、「図グループ」の「図形」を抑えておきましょう。

「正方形・テキストボックス・円・吹き出し」など色々な図形を挿入できます。

社内でのポップ(社内広告)の作成などの時に役立ちます。

一つだけ覚えればいいので簡単ですが、結構使う場面が多いので覚えておいて損は無いですよ。

図形の挿入方法は、次の通りです。

①「挿入」タブ→「図」グループ→「正方形・長方形」を選択します。

②マウスポインタが、「+」マークに変わったら、適当な場所でクリックか、ドラッグをすると図形が挿入出来ます。

③図の挿入ができると、四隅と4辺にバウンディングボックスという「白い丸」が表示されます。

④クリックして挿入した場合と、矢印方向にドラッグして挿入した場合では、大きさや形が変わります。

作業自体は、簡単なので遊び感覚で操作して慣れておきましょう。

ページレイアウトタブについて

「ページレイアウトタブ」で覚えることは「ページ設定グループ」にある「余白」機能です。

「標準・狭い・広い」などを選べば1発で余白の設定ができます。

もっと文字や図形を書きたい時は、「狭い」・入力する文字数が少ない時は「広い」を選択すれば、レイアウトが自動的に調整してくれるので、すごく便利です。

しょっちゅう使う機能では無いですが、最初に覚えておくとすごく便利です。

手順は、次の通りです。

狭いを選ぶと余白が狭くなります。

結果、余白はこれだけ狭くなります。

特に説明しなくても良いくらいですね。

まとめ

今回は、Wordを使い始めたらまずは抑えておきたい機能の紹介でした。

最初からたくさん覚えることは出来ませんよね。

私も覚えるということが苦手なので、苦手な人の気持はすごく分かります。

だからこそ、最初に覚えることは少ない方がいいんです。

これくらいだったらなんとなく覚えられそうじゃないですか?

私もそれなりに長くWordを使っていますが、これが扱えれば凝ったことは出来なくても基本的な文章やポップの作成はできるものです。

千里の道も一歩から、まずは役立つ基礎知識にポイントに絞って覚えちゃいましょう。

それが上達の一番の近道です。

次の記事に進む → 第2回 インデントとタブマスター

最後まで読んでくれてありがとう。「いいね」などをしてもらうと嬉しいです。

それではまた次回お会いしましょう!! バイバイ。

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