階層とは目次作りに活用出来る分類分け［目次作りは見出し設定一択］

今回の記事では

目次の設定をしていると階層っていう言葉を聞くことがあるんだけど何のことなのかよく分からない

階層の意味をもう少し分かりやすく説明してもらえると助かるんだけど

目次を作る方法って色々あるみたいなんだけど結局どうやって作るのが一番いい方法なの？

見出し設定とアウトラインの設定が目次と繋がってるみたいだけどイマイチ関係が良くわからない

こういった疑問に答えます

✔目次の設定に必要な階層の正体のテーマ

①階層とは目次を自動的に作る時に必要なタイトルの種類を分類分けする設定のことです

②目次を作る時はアウトラインよりも見出しを設定した方が分かりやすいのでオススメです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

目次の設定に必要な階層の正体に関して実体験に基づいて解説しています

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階層とは目次を自動的に作る時に必要なタイトルの種類を分類分けする設定のことです

階層とは目次を自動的につくる時などに必要なタイトルの種類を分類するための仕組みや設定のことで、設定を簡単に見ることが出来ます

なぜなら、階層とは文章の構成を目で見える状態に表現した書き方のことだからです

Wordの目次は見出しをベースにして自動で作成出来る便利な機能です

ただ、目次の元になる見出しを設定するには直接「見出し」を設定する方法とアウトラインを設定する方法があります

そしてアウトラインなどを設定してると「階層(かいそう)」という考え方が出て来ますが、ちょっと専門的な言い方なので耳慣れない人が多いですよね

今回はそんな目次を作る上で出てくる「階層」とは何なのか？　ということを解説していきます

前半では階層の意味を後半では見出しとアウトラインの関係について解説します

まずはこんな風に見出しを設定したページがあります

この内容を階層として表示してみましょう

「階層」の表示とはこんな風に「ナビゲーション」や「アウトライン」のような表示方法のことを言います

つまり、階層とは「階段状になった層」を省略した言葉だと思ってもらえればOKです

では、もう少し階層について見てみましょう

階層とは地下の施設を横から見た図

階層のことをもう少し分かりやすく言うと「地下施設の断面図」のようなものです

例えば、地下1階はスーパーの階・地下2階は惣菜の階・地下3階は駐車場みたいな感じを地図にしたようなものだと思うと理解しやすいと思います

階層を見出しで表現すると「ナビゲーション」ウィンドウのように見出しごとに段々と下に改行され、見出しが【階段を降るように表示】されていますよね

この書き方のことを「階層表示」と言ったりします

ゲームが好きな人はダンジョンマップの断面図といった方が分かりやすいでしょうか

階層の書き方は層が深くなる度に一つ右に表示する

階層の表現の仕方には階が深くなる度に一つ右にずらして書くというルールがあります

なぜなら、一つ右にずらして書いた方がどの階層に何が書いてあるかが分かりやすいからです

では階層と見出しの関係を見てみましょう

こんな感じで見出しは階層式で書かれています

分かってしまえば簡単なルールですが、初めて見ると分かりづらいですよね

特にアウトライン表示だと表現がシンプル過ぎるので分かりづらいかもしれませんが基本的な考え方は一緒です

ナビゲーションとアウトラインを表示する

では最後に階層表示を分かりやすくするための「ナビゲーション」とアウトライン表示の方法について解説します

操作自体はすごく簡単なので覚えておいて損は無いですよ

まずは、「ナビゲーション」を表示させましょう

「表示」タブの「表示」グループにある「ナビゲーション　ウィンドウ」のチェックボックスをクリック

その結果画面左側に「ナビゲーション」が表示されます

ナビゲーションの特徴は項目名をクリックするとその場所に一瞬で移動出来ることです

「No2」の項目をクリックすると登山の項目まで一瞬で移動でき、動きが見た目で分かるのですごく便利です

ナビゲーションを閉じる時はナビゲーションウィンドウの右上にある「×」ボタンをクリック

次は「アウトライン」の表示方法です

「表示」タブの「表示」グループにある「アウトライン」ボタンをクリック

アウトライン表示の特徴は、文章の設定を文字と階層表示だけで表現することです

そのため写真などは表示されません

また、見出し部分をクリックすると例えば「見出し1　→　レベル1」と表示されます

つまり、見出しはアウトラインではレベルという言葉に置き換わるという訳です

また、今回のように見出しの文字色が白だと見えなくなってしまいます

そんな時は、「アウトライン」タブの「アウトライン　ツール」グループにある「文字列の書式の表示」のチェックボックスをクリック

チェックを外すことで見出しを表示することが出来ます

また、階層を下がって見出しをクリックすると「レベル2」のように対象の文字にどんな設定がされているのかが一目で分かるようになっています

アウトラインを閉じる時は「アウトラインを閉じる」ボタンをクリック

こんな風に見出しとアウトライン表示には階層という考え方が設定されている

ということを覚えておくと扱いやすくなります

繰り返しになりますが、階層とは目次を自動的につくる時などに必要なタイトルの種類を分類するための仕組みや設定のことで、設定を簡単に見ることが出来ます

目次を作る時はアウトラインよりも見出しを設定した方が分かりやすいのでオススメです

目次を作る時はアウトラインを設定するよりも見出しを設定した方が分かりやすいのでオススメです

なぜなら、見出しの設定の方が見た目で設定した内容が分かるからです

目次を作る時はアウトラインで設定しても見出しで設定しても結果は同じです

ただ、アウトラインはどちらからと言うとPCに詳しい人向けで見出し設定は詳しくない人向けです

結果が同じなら簡単な方が良いですよね

ではアウトラインのレベル設定の方法と見出しの設定方法を比べてみましょう

まずは見出しを解除した状態で「No1」にアウトライン機能で見出し設定をしてみましょう

アウトライン表示にしたら「本文」のリストをクリック

一覧から「レベル1」をクリック

その結果「レベル1」の設定ができました

続いて「キャンプのスタイル」を選択して「レベル2」を設定

同じ要領で「レベル3」まで設定したらアウトライン表示を閉じておきましょう

通常の表示に戻るとちゃんと見出しが設定されています

一方、見出しの設定は「スタイル」グループから「見出し1」をクリック

同じ要領で「見出し2」を設定

「見出し3」を設定すれば完成です

こんな風に見出しを設定する時は見出し設定の方がその場でイメージが反映され、ボタン一つで操作出来るので簡単です

一方アウトライン表示は、画面の切り替えなどの手間やイメージがつかみにくいのでどちらかというと上級者向けの方法です

つまり、目次を作りたい時や見出しを設定したい時は専用の機能を使った方が効率的で楽だということを覚えておきましょう

繰り返しになりますが、目次を作る時はアウトラインを設定するよりも見出しを設定した方が分かりやすいのでオススメです