コロナ申請にも使える　大きな書類はスマホでスキャン

今回は、コロナショック対策用の給付金申請にも使える大きな書類(A4サイズ以上)のスキャン方法についてのお話です。

私も色々な給付申請をしてきましたが、一定の共通点があります。

それは、『不動産契約書の写し』が必要ということ。

でも不動産契約書って昔ながらの方法で一つの小冊子になっていて、割り印やら社印(実印)やらをペタペタ押しているので、１ページずつに分解しにくいんですよね。

今回はそんなバラせない大きな書類のスキャンってどうやったら良いの？

という疑問を一番手軽な方法で解決しちゃいましょうというお話です。

この方法を覚えておくと、他の場面でも役立つのでやり方を押さえておきましょう

それでは、早速本編へ行ってみましょう。

A4より大きな用紙をスキャンする費用はいくら？

今回の方法を話す前にA4より大きな用紙をスキャンするための費用について少し触れてみましょう。

日本では、A4というサイズの用紙を利用することが基準になっています。

個人事業主や小さな会社は市販されているプリンターや複合機などを使うことがほとんどでは無いでしょうか。

そうなると、A4よりも大きなサイズを印刷したり、スキャンしたりすることは稀です。

ただ、今回のような申請を行う場合はA4サイズよりも大きな契約書などをフォームを使って提出しなければいけないんです。

じゃあ、A4サイズまでしか扱えない場合はどうすればいいのか？　考えてみましょう。

《方法1》ちょっと無理をしてA4スキャナーで用紙の半分半分で取り込む(ほぼ無料)

《方法2》スマホのカメラで撮影する(ほぼ無料)

《方法3》スマホアプリを使う(基本無料)

※今回の方法です。必要なものは「スマホ」または「スマホ+PC」で基本的には無料です。

《方法4》ドキュメントスキャナーを使う(有料)

ドキュメントスキャナーとはスキャニング専用の機械のことです。金額は約￥23,000以上です。

《方法5》コンビニのマルチコピー機能を使う(有料)

コンビニの場合は1回￥30です。

但し、取り込み枚数に掛かる金額・データの持ち運びメディア(SDカード・USBメモリなど)が必要です。

〔参考〕ミニストップ・ローソン・ファミリーマート・セブンイレブン

こうやって比べると何が簡単で安く出来るのか分かりますよね？

これらも参考に続いて書類をスマホでスキャンする方法に進みましょう。

大きな書類はスマホで撮ろう

まず今回の結論からお話すると、A4サイズより大きな書類を手軽に画像として保存する方法は、『スマホで撮影すること』です。

まずは、撮影したサンプルイメージを見てみましょう。

今回の書類は、［文書］テンプレートの無料ダウンロード様より流用させていただきました。(今回は、法人用の不動産賃貸借契約書ではありません。あくまでスキャンイメージとなります)

これが原本のイメージです。

こちらが、スマホで撮影したスキャンイメージです。

どうですか？　これくらいのクオリティーだったら必要十分ですよね。

サンプル画像を保存するためには、スマホのカメラで撮影すれば良いのかな？

と思うかもしれませんが、そこはちょっと待って下さい。

確かにそれでも大丈夫なんですが、実際に撮影しようと思うとピンぼけや手ブレが起きてしまい以外と上手くいきません。

そんな時は専用のアプリを使うのがオススメです。

今回オススメするアプリは、「Adobe Acrobat Reader(アドビ・アクロバット・リーダー)」です。

このアプリは、アドビ社が無料で提供しているPDFリーダーのことです。

PDFリーダーとは、PDFという画像を見るためのソフトウェア(アプリ)のことを言います。

このアプリを使うとスマホで撮影した大きな書類をただの写真ではなく、綺麗な文書のPDF画像として保存してくます。

しかも、それが無料で使えるんです。

ちなみに「Adobe Acrobat Reader」は家電量販店などで販売されているPCにも最初からインストールされていることが多く、PDFファイルはアドビ社が開発した画像形式で、ISOという国際標準規格にもなっている優れたソフトなので安心して使える点も大きなメリットです。

次は早速使い方を見ていきましょう。

Adobe Acrobat Readerをインストールしよう

まずは、アプリをインストールしましょう。

今回は、アンドロイド(iPhone以外)を使った使い方で解説になります。

まずは、Google Play Storeのダウロードページにアクセスしてダウンロードしましょう。

ちなみにApple Storeは、こちらのページからダウンロードできます。

インストールの手段を見ていきましょう。

①インストールボタンをタップします。

②「Googleを使用してログイン」ボタンをタップします。

③自分のアカウントをタップします。

④「利用条件…」をチェック→「続行」ボタンをタップします。

⑤「アクティビティを確認」ボタンをタップします。

⑥「OK」ボタンをタップします。

⑦この画面が出たら準備OK

⑧「続行」ボタンをタップします。

⑨「次へ」で進み→「完了」ボタンをタップして案内を終わらせましょう。

⑩ようこそ画面が表示されれば基本の準備は完了です。

次は、スキャンアプリをインストールします。

作業は簡単なのでサクッとインストールしてみましょう。

Adobe Scanをインストールしてドライブに画像を保存しよう

次は、スキャンアプリをインストールしましょう。

今回インストールするアプリは、「Adobe Scan」(アドビ・スキャン)というスキャンアプリです。

こちらもアドビ社が提供する無料のアプリでアドビリーダーと連携することで手軽に撮影した画像をPDFファイルに変換して、取り込んだ画像を確認したりすることが出来ます。

では、早速手順を見ていきましょう。

①「スキャンしてPDF化…」の「アプリを入手」をタップします。

②Playストアの「Adobe Scan」ページに自動で移動するので「インストール」ボタンをタップします。

③アプリが起動したら、「使ってみましょう」をタップします。

④「許可」をタップします。

⑤撮影準備ができたので、「+」マークをタップします。

⑥「スキャン」をタップします。

⑦自動的に撮影モードになるのでなるべく手を動かさず、文章全体が画面内に収まるようにしてスマホを固定しましょう。

⑧青い枠が自動認識したエリアです。

青い枠内に文章が収まったら、「続行」ボタンをタップします。

⑨取り込んだ写真のサムネイルをタップしましょう。

(普通は、画像の場所に撮影した画像が表示されます)

⑩タイトルをタップして分かりやすい名前に変更します。

タイトルはタップすれば変更できますが、鉛筆マークをタップしてもOKです。

⑪「PDFを保存」ボタンをタップします。

続いて画像の保存をしましょう。

今回は、「Google Drive(グーグル・ドライブ)」に保存する方法で紹介します。

⑫「共有」ボタンをタップします。

⑬「ドライブに保存」をタップします。

⑭「保存」ボタンをタップします。

保存が終わったら、PCでの操作になるのでPCからブラウザーでGoogleのサイトを開いておきましょう。

⑮Googleのページ右上のアプリボタン→ドライブボタンをクリックしましょう

⑯スキャンした画像が追加されているのでダウンロードなどをして使います。

作業は以上です。お疲れさまでした。

Googleドライブに保存してあるPDFファイルは、ダウンロードしておくと便利です。

色々なフォームにファイルをUPする時に重宝するので、内容の確認も兼ねて保存しておきましょう。

ファイルのUP方法については、申請フォームの使い方で紹介しているので参考にしてみて下さいね。

まとめ

今回のAdobe Acrobat Readerを活用したスキャン方法の解説は以上です。

最初は、手順が多くて大変だと思いますが一度設定してしまえば、再設定をする必要は無いので２回目以降は出先などで気軽にスキャン出来ちゃいます。

特に個人事業や小規模・零細企業の方の場合は、A4用紙をメインで利用するのでそれ以上の大きさの用紙であれば、コンビニなり業者を利用することも珍しくは無いと思います。

ただ、小さい規模だからこそ、そこにはなるべくお金は掛けたくないですよね。

でも、難しいなら仕方なく利用することもあることも。

今回の方法であれば、基本無料でサクッとスキャン出来るのでなるべくお金を使わずに大きな書類を使いたいときは、この方法を使ってみてくださいね。

それでは、またお会いしましょう！！　さらばだ～～～～！！！