Excelで表を作るときは、どうやって作っていますか？
昔からの作り方であれば、
『罫線を設定 → 線の種類を変更 → 背景色を変更 → 文字を整える』
こんな感じでしょうか？
私もそうやって作ってきた人間なので、これはこれで正解です。
でも実はボタン1つで、ちゃちゃっとイイ感じの表を作れたら、楽だなと思いませんか？
実はそんな方法があるんです。
しかも、簡単に「絞り込み」や「検索」までちゃちゃっと出来ちゃうので、便利ったらありゃしない。
簡単なのに癖になる。
そんな表のくり方と使いこなしをマスターしちゃいましょう。
それでは、早速本編へ行ってみよ～～！！！
目次を使って読みたい項目へ
どんな表が作れるのか？実際に見てみよう
まずは、実際にどんな表を作れるのか見てみましょう。
今回は、釣具の「売れ筋ランキング」を作ってみました。(Amazon様のデータを流用させていただきました)
さて、この表どうやって作ったと思いますか？
そうです。ボタン一つで作ってます。Excelってすごいですね。
行ごとに色分けされていたり、項目名の行が分かりやすくなっています。
今回、私が設定したのは、主にタイトルや列幅・表示形式など、自動では設定出来ない部分だけです。
あとは、何もしていません。めっちゃ楽なのにサクッとカッコいい表が出来てますね。
そして、この表はただの表ではないんです。
では、この表のメリットと機能を抑えてみましょう。
『テーブルとして書式設定』を使った表って実は便利！！
今回の表は、「テーブルとして書式設定」という名前の機能を使って作成しています。
この機能は、Excel2003のリスト機能をExcel2007以降で名前をテーブルに改めて強化した機能です。
まずは、「テーブルとして書式設定」機能を使った表の作り方を見てみましょう。
っとその前に今回も一緒に作業をしてみたい用の釣具ランキングを用意したので必要に応じてダンロードして下さい。
「設定前」・「設定後」・「完成版」のシートに分かれています。
設定前は、データだけ入力しています。
設定後は、今回の手順を一緒にした場合バージョンです。
完成版は、書式や列幅などを整えているバージョンです。
①表全体(A2～E102のセル)を選択します。
②「ホームタブ」→「スタイルグループのテーブルとして書式設定」をクリックします。
③「青,テーブルスタイル(中間)6」をクリックします。
④「テーブルとして書式設定」の設定ダイアログが表示されるので、内容を確認して『OK』ボタンをクリックします。
《ポイント》
1行目を見出し(タイトル)にしたい場合は、
「先頭行をテーブルの見出しとして使用する(M)」のチェックボックスにチェックを入れましょう。
⑤これで基本は完成です。
さて、どうですか？ これで表は完成です。
元になるデータの入力作業は別として今回やったことは、データの範囲を選択してスタイルを選んだだけです。
すっごい早いですよね。
めっちゃ簡単じゃないですか？ 私はこの機能が大好きです。
次は、印刷や文字の表示に問題があるので調整してみましょう。
文字の表示方法の調整と表示形式を整えよう
各書式の設定をして、表示の問題を解決しましょう。
まずは、B列を設定してみましょう。
①「B3～B102のセル」を範囲選択
②「B3セル」の上で右クリック
③表示されたメニューの中から「セルの書式設定(F)…」をクリックしましょう。
④「文字の制御」の「折り返して全体を表示する(W)」にチェックします。
⑤「OKボタン」を押します。
今回の設定の目的は、商品名が長くて1列分の幅に収まらないとき、文字をセルの右側で折り返し(改行)して表示するように設定しています。
⑥設定をすると、「右端で自動的に改行」されて「行の高さ」も自動的に調整されます。
次は、値段が表示されているD列(最小(販売)金額)とE列(最大金額)の表示内容を整えましょう。
⑦「D3～E102のセル」を範囲選択して、「セルの書式設定」で「文字の制御」の中の 「縮小して全体を表示する(K)」にチェックを入れます。
今回の設定の目的は、もし数字が大きくなって1列分の幅に収まらないとき、数字を小さくして1列の幅に収まるようにするために設定しています。
⑧今回の仕上げです。緑色とオレンジ色の部分のセルにそれぞれ「文字の折返し・縮小」の設定をしましょう。
これで、文章が長くなったり大きな数字を入力しても、Excelが自動的に文字の表示を調整してくれます
「テーブルとして書式設定」の本当に便利な機能を知っておこう！！
どうです？ 思ったより簡単に表が出来たと思いませんか？
ココで疑問に思いませんか？ 「まあ、確かに便利だけど表が出来ただけじゃね？」って
それだけの機能なら、ぶっちゃけ取り上げません！！
この「テーブルとして書式設定」の真の価値は見やすい表をサクッと作るだけじゃないところです。
じゃあ、何が便利なのか？ ご紹介しちゃいましょう。
サックと簡単あら便利な機能を体感してみましょう。
メーカー別に並べ替えたり、絞り込んだりするのが超得意！！
便利機能１が並べ替えです。
昇順・降順をサクッと並べ替えられます。
今回は、100件のデータですがこれが1,000件だろうと10,000件だろうとサクッと終わらせてくれます。
もし、これを手でやることになったら、私は全速力で逃げます！！
そんな面倒な作業をサクッと出来るとうのは、思っているよりもずっと価値があるんですよ
早速、やり方を見てみましょう。
①売れ筋では無く「メーカー名を50音順(あ→お)」で昇順で並べ替えてみましょう。
メーカー名の列の「▼」をクリックしましょう
「昇順(しょうじゅん)・降順(こうじゅん)」って何者？って思ったら、並べ替えの超応用技を参考にしてみて下さい。
②表示されたメニューから、「昇順」をクリック
③ちゃんとメーカー名(昇順)で並べ変わりました。
サクッと一瞬ですね。おまけにその他の項目(品名や金額)も合わせて並べ変わっています。
この一見地味な機能、あなどれないです。
実務では、こういった条件によって色々な並べ替えをしたい時が山程出てきます。
表を作るのと一緒に並べ替え機能まで付けてくれてくれるのは、感動モノです。
そして更に便利なのが、次に紹介する「絞り込み機能」です。
この機能が優れている点は、どれだけデータがたくさんあってもその中から探しているものだけにサッと絞り込んでくれることです。
これも実務ではかなり使変える超オススメの機能なので覚えておきましょう。
今回も操作はすごく簡単です。並べ替えとセットで覚えちゃいましょう。
①並べ替えと同じ要領で「メーカー名横の▼」を押して「テキストボックスに「シマノ」と入力します。
②「OK」ボタンをクリックしましょう
③メーカー名が「シマノ」さんに絞られましたね。
これで、お目当てのメーカーの釣具がサクッと絞り込めちゃいます。
どうですか？ 便利だと思いません？
これだけだと、この機能の魅力が伝えきれないかもしれませんが、一度やってみて下さい。
結構感動します。わたしも初めて使ったときは、「おおお！！！」って言っちゃいました。
買ったらいくら掛かるか？簡単に計算できちゃう機能がめちゃ便利！！
今度は、この「シマノ製品を全部買ったらいくらになるか？」気になりますよね。
うん。気にしてみて下さい。お願いします。
今回知りたいのは、シマノ製品の合計購入金額です。
これは重要です。どうやって奥さんの許可を得て釣具を買うのか？ 作戦を立てるためにも実際にいくら掛かるのか？
これを把握しておかないと、交渉のテーブルにもつけません。
もう、国際問題ものです。
普通は、Excelで合計金額を計算したいときは、SUM関数を使うのが一般的ですね。
ここでも力を発揮してくれるのが、「テーブルとして書式設定」です。
では、実際にやり方を見てみましょう。
なんだか難しそうですが大丈夫。簡単なのでこれも覚えちゃいましょう
① 「テーブルツール」→「テーブルスタイルのオプショングループ」→「集計行」をチェックしましょう。
※「テーブルツール」タブを表示したい場合は、表のどこかをクリックしておきましょう。
②「最小金額」の列の一番下に「集計行」が表示されます。
リストが選択できるので【▼】をクリックして「合計」を選びましょう。
③これで「合計額」が表示されました。
これで買い物にいくら掛かるか？ 分かりましたね。
交渉の材料が一つ増えました。
SUM関数や数式・合計範囲の選択をしなくてもサクッとスナック感覚で「合計金額」を表示してくれるのはとっても便利で楽しいので覚えておきましょう。
オススメのExcel解説書 5選
表示形式の設定は基本になるのでを本で学ぶのもオススメです
ちゃんと理解できれば時短にもなるので余裕がある時に読んでみましょう
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
まとめ
どうでしたか？ 「テーブルとして書式設定」の魅力は伝わったでしょうか？
実は、今回紹介した機能は、ごく一部です。
この機能の優れたところはまだたくさんあるので、また別の機会にご紹介しますね。
私もこの機能の魅力を知る前は、色々なことを手作業でやっていました。
今考えれば、あれだけ色々な作業を時間を掛けてやってきたけど、これって使い方によっては面倒な作業をバッサリ省略できるなと気づきました。
作業は簡単なのにすごく実用的で便利な機能なので、ぜひマスターしちゃいましょう。
面倒なことには時間を掛けないのが鉄則です。
でも、どうしたら面倒なことをしなくて済むのか知っている人は少数です。
これからもなるべく実用的な本当のOfficeの使い方をご紹介していくので楽しみに待っていて下さいね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
それでは、次回またお会いしましょう。
さいなら～ ～ ～ ～！！！
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