今回の記事では
ピボットテーブルはどんな時に使ったら良いのかよく分からない
具体的にどんな風に使ったら良いのか教えてほしい
ピボットテーブルの元データを変更したけどピボットテーブルに反映されない
ピボットテーブルの基本操作を教えてほしい
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルの使い方のテーマ
①ピボットテーブルは大量のデータを分析するために使うのが正解です
②元のデータをピボットテーブルに反映するには更新する必要があります
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルの使い方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい
目次を使って読みたい項目へ
ピボットテーブルは大量のデータを分析するために使うのが正解です
ピボットテーブルは大量のデータを分析する時に使うのが最適解です
なぜなら、ピボットテーブルは大量のデータを色々な角度から表にまとめてくれる便利な機能だからです
それでは、具体的な使い方を見ながら解説していきます
今回のテーマは「釣りの結果を簡単にまとめる方法」です
まずは、完成イメージを見てみましょう
コレが今回分析したいデータベースです
データベースとは情報の集まりのことでピボットテーブルを作る時はデータベースを必ず用意する必要があります
データベースについては「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で解説してるのでイマイチ分からないなと思ったら参考にしてみて下さい
このデータベースを元に作ったものがこのピボットテーブルです
今回の目的は「性別」・「地域」・「魚種」・「年代別」・「魚の大きさ」を分かりやすく分析したいというのが目的です
例えば、この情報が「全国大会の釣りイベント」だとして「参加者の傾向」や「地域別の魚種の分布」「性別による人気の偏り」「参加する人の年代の傾向」が見えてきます
データベースのままだと分析はなかなか大変ですが、ピボットテーブルを使えば簡単に把握することが出来ます
それでは、実際にピボットテーブルを作りながらどんな使い方があるのか見ていきましょう
重要な部分から順番に解説していきます
ピボットテーブルはデータベースが超重要
ピボットテーブルを作る時は、元になるデータつまりデータベースが必要になります
データベースと聞くと難しく感じるかもしれませんが、簡単にいうと「必要な情報を集めた表」のことを言います
ただし、一定のルールを守る必要があるのでそのルールを確認していきましょう
【前提】
データベース内では結合などのセルの編集は厳禁です
データベースはシンプルな表で作るのがルールなので必ず守って下さい
【ルール1】
必ず「項目名」を設定しましょう
データベースの最初の行は必ず「項目名」から作り始めて下さい
項目名の上にタイトルを設定しても問題ありませんが、必ず項目名から始めるのがポイントです
なぜなら、ピボットテーブルは項目名を移動することで簡単に情報を分析することができることと、どこに何の項目を入力すべきか？ ということが簡単に分かるからです
【ルール2】
1行につき1項目の情報を入力すること
例えば「田島綾菜」が同じ日にシーバスを含め「20匹の魚を釣った」としましょう
この場合は
「1 田島綾菜 女 1996/3/11 20代 熊本県 スズキ（シーバス） 18cm」
「2 田島綾菜 女 1996/3/11 20代 熊本県 アオリイカ 15cm」
「3 田島綾菜 女 1996/3/11 20代 熊本県 メバル 14cm」
などと、同じ人の情報であっても必ず行に分けて入力して下さい
コレがデータベースのルールです
【ルール3】
項目の内容は全て項目名と一致するデータを入力すること
例えば「名前の列には名前」「性別の列には性別」といった具合に入力します
つまり、1つの列には1つの項目だけ入力するのがルールです
このルールを無視して名前の列に「名前+性別」などのように同じセルに項目名以外の内容を入力してはいけません
何かをコピペしたときなど、一つのセルに複数の情報が入力されてしまうとピボットテーブルを使っても正しく分析出来ないので注意して下さい
基本はこの3つのルールを守ることが出来れば問題ありません
解説が長くなってしまいましたが、とても大切なことなので必ず守るようにして下さい
ピボットテーブルを作ってみる
では実際にピボットテーブルを作っていましょう
作り方はすごく簡単ですが、順を追って解説します
データベースの好きな場所をクリックしておきましょう
「挿入タブ」の「テーブルグループにあるピボットテーブル」をクリック
「ピボットテーブルの作成ダイアログ」が表示されます
「OK」ボタンをクリック
尚、データベースのルールに基づいて作った場合、自動的にデータの入力範囲を設定してくれます
各項目をそれぞれのフィールドにドラッグ・アンド・ドロップして移動しましょう
その結果がコレです
ココまでが基本操作ですが、ピボットテーブルの一番重要なポイントはデータをどんな風に分析するのか？
ということをはっきりさせる必要があります
つまり、今回は「男女を切り替えることで男女別の各傾向を分析したい」というのが目的になります
男女を切り替えること無く男女別に表示する方法に切り替えてみましょう
こんな風にフィルターフィールドにあった「性別」項目を「行フィールドに移動」することで、女性の内訳と男性の内訳を瞬時に表示することが出来ます
こんな風にピボットテーブルは「1つのデータベースを色々な条件でサクッと表にまとめて分析したい時」に使う機能という訳です
繰り返しになりますが、ピボットテーブルは大量のデータを分析する時に使うのが最適解です
元のデータをピボットテーブルに反映するには更新する必要があります
ピボットテーブルのデータベースを変更した時はかならず更新作業が必要です
なぜなら、データベースの変更をしたら更新作業をしないとピボットテーブルに反映しない作りだからです
ピボットテーブルの内容を更新するには元になったデータベースを変更して更新作業をする必要がります
更新作業と言ってもすごく簡単なので心配する必要は無いですよ
このことを知らないといくらデータベースの内容を変更してもピボットテーブルの中身は変わらないので必ず覚えておきましょう
ちなみにどうして更新作業をしないとピボットテーブルは内容を更新してくれないのでしょうか？
答えは、何かの作業をする度にピボットテーブルを更新していたら、Excelがすごく遅くなってしまうからです
Excelはピボットテーブル以外にも色々な作業をするソフトですよね
クリックやドラッグ・入力など色々な作業をします
例えばデータベースとは何も関係ないことでいちいちピボットテーブルを更新していると、その作業の分Excelの動きが遅くなってしまいます
そうならないためにピボットテーブルは「手動で更新する」と決まっていれば余計な仕事をしなくていいので「ピボットの更新=手作業が必要」と覚えておきましょう
では、データベースに新しい項目を追加してピボットテーブルに反映してみましょう
データソースを変更して追加した列を含める
新しい項目(列)を追加したら場合は「データソースの変更」という作業をします
※前提としてピボットテーブルの操作をする時は必ずピボットテーブルのどこかのセルをクリックしておいて下さい(ピボットテーブル ツールを表示させるため)
「ピボットテーブルツール」の「分析タブ」の「データグループにあるデータソースの変更」をクリック
「ピボットテーブルのデータソースの変更」ダイアログが表示されるので
「範囲設定ボタン」をクリック
データベースのシートに自動で移動するので「I列」まで含めた範囲を選択し直します
範囲設定に問題がなければ「OK」ボタンをクリック
ピボットテーブルの項目フィールドに「天気」が反映されます
項目を追加した場合はデータベースの範囲設定がもう一度必要になると覚えておきましょう
項目を削除した場合は更新ボタン
では、次にデータベースの「生年月日の列を削除」した場合を見てみましょう
データベースのシートで「生年月日の列を削除」します
この段階では影響が無いので必ずピボットテーブルのどこかのセルを選択した状態で次の作業に進みます
ピボットテーブルツールの「分析タブ」にある「データグループの更新」ボタンをクリック
無事「生年月日」が消えていればOKです
削除した場合は更新だけなので簡単ですね
但し、必ず更新ボタンをクリックしないと反映されない点については注意が必要です
繰り返しになりますが、ピボットテーブルのデータベースを変更した時はかならず更新作業が必要です
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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