今回の記事では
ピボットテーブルを更新したら内容が消えたんだけどどうして？
更新すればデータの反映をしてくれる機能が壊れちゃったの？
ピボットテーブルを更新したけど更新したはずの項目が表示されない
ひょっとして更新すると元のデータから消されちゃうような仕組みがあるの？
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブル更新でデータが消えるトラブル防止法のテーマ
①データベースを更新した時に内容が消えるのは項目名を変更したからです
②ピボットテーブルを更新したらデータが消える原因はフィルターにあり
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブル更新でデータが消えるトラブル防止法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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目次を使って読みたい項目へ
データベースを更新した時に内容が消えるのは項目名を変更したからです
ピボットテーブルの更新をした時に内容が消えるのは、項目名を変更していることがほとんどの原因です
なぜなら、項目名を変更してしまうとフィールドエリアに強制的に配置が戻されてしまうからです
言葉だけではいまいち伝わりづらいの「魚介類販売実績一覧表」を元にデータ更新で項目名がなくなってしまうケースを見てみましょう
ピボットテーブルはデータベースを元にして作業を行いますが、データベースなどの用語がいまいち分からない時は、「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で紹介しているので参考にしてみて下さい
今回はこんな感じのデータベースを元にします
そして、ピボットテーブルは次のように設定しました
特に特別な設定をしていないピボットテーブルでこの状態なら何も問題ありません
更新しても表示内容が消えてしまうようなことは無いです
では、試しに販売金額(税込)の「クリーミーコロッケ(カニ入り)(冷凍)」の金額を￥10,000に変更してみましょう
こんな感じです
では、ピボットテーブルを更新してみましょう
「ピボットテーブルツール」の「ピボット分析タブ」→「データグループにある更新」ボタンをクリック
ちゃんと金額が反映されました
ここまでは何も問題ありません
では、「販売価格(税込)」の項目名を「価格(税込)」に変更してみましょう
データベースの項目名を変更したので次はピボットテーブルの更新をしてみましょう
更新した結果はこの通りです
これが、ピボットテーブルを更新をしたのに項目が消えてしまう原因です
でも、どうしてこんなことになるのでしょうか
答えは、古い項目名「販売価格(税込)」が消えて新しい「価格(税込)」に変わってしまったので、強制的にフィールドリストに戻されてしまったことが原因です
では、問題のフィールドリストを見てみましょう
こんな風に本来、「値のフィールド」に無いといけない「金額の項目」がフィールドリストに戻されてしまっています
もし、変更後の項目名を再度表示させたい時は、もう一度「値フィールド」に項目名をセットしてあげましょう
こんな風にもう一度戻してあげることでちゃんと表示されます
もちろん、項目名を変更しない限りは更新すればちゃんと反映してくれます
この現象は、項目名を変えた時に更新を押すと起こるので、いきなり数字が消えたと思ったら項目名を変更していないか確認しましょう
ちなみに、フィールドリストが表示されていない場合は次の方法で再表示させられます
フィールドリストの設定は「ピボットテーブル分析タブ」の「表示」をクリック「フィールドリスト」をクリックで表示出来ます
尚、画面サイズによって多少表示される内容は異なります
繰り返しになりますが、ピボットテーブルの更新をした時に内容が消えるのは、項目名を変更していることがほとんどの原因です
ピボットテーブルを更新したらデータが消える原因はフィルターにあり
ピボットテーブルを更新した時にデータが消えてしまう原因はフィルターを設定している場合にも起こります
なぜなら、フィルター設定をしたままにしていると更新したデータも隠れてしまうからです
では、フィルターを設定した状態で項目を追加してみるとどうなるのか？ 実際に見ていきましょう
まずは、ピボットテーブルのフィルター設定の方法について見ていきましょう
今回はカテゴリーを「パスタ」に絞って表示した方法を例に見ていきます
カテゴリー行の「▼」マークをクリックするとカテゴリーの一覧が表示されます
その中の「パスタ」をクリックして「OK」ボタンをクリック
カテゴリー行にパスタが表示されて、パスタに関わる項目だけが表示されています
つまり、Excelのオートフィルタ機能と全く同じです
ここで新しい項目をデータベースに追加してみましょう
追加した項目は、「フライ」に関する項目です
では、今の状態で更新してみましょう
結果はまるで変化無しです
これが、データベースを変更してピボットテーブルで更新したのに表示されない理由です
なぜなら、カテゴリーがパスタに絞られているのでフライは表示されないからです
単純なのことなんですが、この設定はIT慣れしている人間でも悩みのタネになる厄介な問題です
２箇所以上フィルターを設定することもあるので、そうなってくるともっと原因が分からなくなってくるからです
つまり、データの更新をしたからデータが消えてしまったように見える原因の一つがフィルター設定にあるということです
ではこの問題を解決するにはどうすればいいでしょうか？
答えは、フィルター機能をリセットして設定し直すのが正解です
具体的なフィルターのリセットと再設定の方法を見てみましょう
ただ、難しいことは何も無いので安心して下さい
「データ」タブの「並べ替えとフィルターグループにあるクリア」ボタンをクリック
※ピボットツールでは無くデータタブを開くのがポイントです
フィルターが全て解除されます
カテゴリーを「フライ」にするためにカテゴリーのフライを選択して「OK」ボタンをクリック
その結果、ちゃんとさっき追加したフライ系の商品を表示することが出来ました
こんな風にフィルターを全て解除することでフィルター設定で隠れてしまった項目もちゃんと表示することが出来ます
今回の方法は、Excelのフィルタークリア機能をピボットテーブルのフィルターに反映することで、復数のフィルター設定もリセットすることができるのでオススメの使い方です
ピボットテーブルは使いやすく高機能ですが、こうした落とし穴のあるのでしっかりコツを掴んで活用していきましょう
繰り返しになりますが、ピボットテーブルを更新した時にデータが消えてしまう原因はフィルターを設定している場合に起こります
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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