ピボットテーブルで日付整理はグループ化[表示のコツはフィールド設定]

今回の記事では

ピボットテーブルで日付を年月単位で表示するにはどうすればいいの?
勝手に日付がまとまって表示されたりするのをどうにかしたい

ピボットテーブルの表示形式はどうやって変えればいいの?
情報が更新されるたびに設定し直すのは大変だから何とかならない?

こういった疑問に答えます

✔ピボットテーブルの表示形式の設定方法のテーマ

①ピボットテーブルで日付を整理するにはグループ化するのが正解です

②ピボットテーブルの表示のコツはフィールドの設定をすることです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「ピボットテーブルの表示形式の設定方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

ピボットテーブルで日付を整理するにはグループ化するのが正解です

ピボットテーブルで日付の表示を思い通りに設定するにはグループ化を覚えておくのが重要です

なぜなら、日付をグループ化することで圧倒的に見やすく便利になるからです

それでは、日付のグループ化について具体的に解説してきたいと思います

尚、「データベースシートとピボットテーブル」は作ってあることが前提でお話を進めていきます

もし、ピボットテーブルの作り方など基本が理解できていない場合は、「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記で解説しているので参考にして下さい

まず、データベースはこんな感じでシンプルな作りです

色々な種類のアイスクリームの販売数や金額を管理している表ですね

これをピボットテーブルでまとめていきましょう

先に途中までまとめたものが次のピボットテーブルです

途中までまとめたのがこの状態です

今は「店舗名」と「アイス名」・「金額」がセットされています

では、今の内容を日付順にまとめたいと思うので行フィールドに日付をセットしてみましょう

そうするとこんな風に日付が自動的にまとめられてしまいます

今回は、分かりやすいように日付の内容の一部を表示しています

よく見ると第1四半期~第4四半期にまとめられ、行フィールドも「販売日」項目の上に「年」「四半期」という項目が自動で表示されています

この原因は、Excelのでおせっかい機能が働いたために起こります

恐らく1年以上の日付が設定されえている場合は、売上などの状況を四半期に分けて表示した方が業績の分析に役立つので、最初から四半期で表示するようになっているものと思います

ちなみに四半期とは、1年を4つに分けた表示方法で「1月~3月・4月~6月・7月~9月・10月~12月」と1年間を4つに分ける言い方を四半期と呼びます

ただ、実務で四半期を意識することはあまり無いのでこの表示を一旦年月表示に戻してみましょう

四半期の設定を解除するには「ピボットテーブルツール」の「ピボットテーブル分析タブ」の「グループ グループにあるグループ解除」をクリックします

解除後はちゃんと日付が表示されて「行フィールド」は「販売日」と表示され、シンプルになりましたね

ここまでがピボットテーブルで日付が扱いにくい原因の解決法です

でも、日付は一日ずつ表示されたのは良いですが、このままだとまだ使いにくいですよね

なぜなら、「年月ベース」でまとめられていた方が年間を通して確認したい場合に便利だからです

日ごとに売上状況を確認したい時には今のままでも問題ありませんが、月単位でチェックすることの方が多いですよね

では、今度は自分で年月単位で日付をグループ化してみましょう

グループ化するには、さっきのグループ化の解除の一つ下にある「フィールドのグループ化」ボタンをクリックします

※この時にどの日付でも良いので日付を選択した状態にしておきましょう

グループ化したい対象を選択しておくことがポイントです

グループ化ダイアログが開くので「年と月」をクリックして選択(背景が青)して「OK」ボタンをクリックします

設定した結果、こんな風に年月で分けて表示することが出来ました

行フィールドでも「年・販売日」という表示になっていますよね

これで年数の表示設定の方法は終わりです

ただ、おまけとして項目名の変更方法も一緒に覚えておきましょう

このままだと「年+販売日」だと分かりにくいですよね

つまり、項目名が「年+月」だったら分かりやすくなると思いませんか?

ついでにこの設定も覚えておきましょう

行フィールドの「販売日」の「▼」をクリック

「フィールドの設定」をクリック

「名前の指定」を変更します

「名前の指定」を「月」に変更したら「OK」ボタンをクリック

その結果行フィールドが「年と月」に変わりました

これだけで分かりやすく扱いやすい項目名に変更できます

繰り返しになりますが、ピボットテーブルで日付の表示を思い通りに設定するにはグループ化を覚えておくのが重要です

ピボットテーブルの表示のコツはフィールドの設定をすることです

ピボットテーブルを目的に合った表示形式に設定するにはフィールドの設定が重要です

なぜなら、ピボットテーブルの表示形式を設定するなら、フィールドの設定をすることで簡単かつ柔軟に表示形式を設定することが出来るからです

では、今回の仕上げに金額の表示形式の設定をフィールド設定から設定する方法を解説します

ピボットテーブルの金額セルをクリックします

「ピボットテーブルツール」の「ピボットテーブル分析」タブの「アクティブなフィールド」グループにある「フィールドの設定」をクリック

ここから金額の設定をしていきます

「表示形式」ボタンをクリック

「通貨」をクリック「好きな通貨のタイプ」をクリック

「OKボタン」をクリック

「OK」ボタンをクリック

これで全ての数字をちゃんと金額として表示することが出来ました

これだけです。すごく簡単ですよね

重要なのは、ピボットテーブルでの表示形式の設定は必ずフィールドの設定から行うことです

表示形式自体はExcelの標準機能でも設定出来ますが、フィールドの設定と違っていちいち範囲設定を選択するなどの手間が掛かるのでやめておきましょう

コツさえ掴んでしまえば超簡単に設定できるので活用して下さいね

繰り返しになりますが、ピボットテーブルを目的になった表示形式に設定するには、フィールドの設定が重要です

オススメのピボットテーブルの解説書 5選

ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです

本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです

スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります

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