ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成［宛名の表示方法は「フィールド」を意識］

今回の記事では

ラベル印刷をしたいけど専用のソフトや用紙を用意しないと自分で作ることって出来ないの？

WordやExcelを使って作れたらわざわざ新しく覚える必要がないんだけどそんな方法って無いの？

Wordでラベルの作成が出来たのはいいけど住所や敬称・表示方法を整えるにはどうしたら良いの？

差し込み印刷の設定を変に変更しておかしくしちゃうのは恐いからコツがあるなら教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔Wordでラベル印刷をする方法のテーマ

①ラベル印刷は準備をちゃんとすればWordとExcelの連携で簡単に作ることが出来ます

②宛名の表示方法を調整したい時は「フィールド」をちゃんと理解することが重要です/

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordでラベル印刷をする方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

ラベル印刷は準備をちゃんとすればWordとExcelの連携で簡単に作ることが出来ます

ラベル印刷をしたい時は準備を整えてWordとExcelを連携させれば簡単に作ることができます

なぜなら、Wordにはラベルを簡単に作る機能があり、Excelは宛名の管理が得意だからです

仕事をしているとラベルを使って宛名などを作りたい時がありますよね

でもどうしたらラベルなんて作れるのか分からないという話はよく耳にします

ひょっとして難しいソフトを使わなきゃいけないの？

そう思うことも多いですよね

実はラベルを作るならWordとExcelを連携させてあげればラベル印刷は簡単にできてしまうんですよ

但し、準備が色々と必要ではありますが、逆に準備が整っていればすごく簡単に作れてしまうので安心して下さい

大変なのは最初だけなので少しづつ進めていきましょう

今回はWordとExcelの連携で出来るラベルの作り方について解説していきます

まずはラベル印刷に必要な準備を整えよう

ラベルを作っていくのに必要なものは次の通りです

1. 作りたいラベルの用紙
2. 住所録が入力されたExcelファイル
3. ラベルの設定をしたWordファイル

それでは一つずつ用意していきましょう

ラベル用紙の準備を整えよう

今回のラベルはA-ONE様の「品番72210」の用紙を使います

品番72210は「A4用紙の10面」のラベルシールです

印刷するとこんな感じのラベルになります

もし、用紙を買う時にWordが対応しているか心配な時は公式サイトで型番を調べたあとでWordでも対応しているか確認してみましょう

「差し込み文書」タブの「作成」グループにある「ラベル」ボタンをクリック

「封筒とラベル」ダイアログが表示されるので「ラベル」グループにある画像をクリック

「ラベルオプション」のダイアログが表示されるので「ラベルの製造元」のリストから「A-ONE」をクリック

製品番号が一覧で表示されるのでサイトで調べた型番があるかどうか念のため調べておいた方が安心出来ますね

こんな感じでまずはラベル用紙を購入して準備を済ませましょう

住所録をExcelで作って宛名を準備しよう

つぎはExcelで住所録(データベース)を準備しましょう

今回はWordの差し込み印刷機能を活用します

差し込み印刷の基本については「Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷」という記事で解説しているので参考にして下さい

住所録はこんな感じでシンプルに作ります

特に重要なのがこの「項目名」です

この項目名を分かりやすくシンプルな名前にしておかないと、Wordに反映する時に困るのでわかり易さを意識して項目名を付けましょう

住所録が出来たらExcelは必ず閉じておきます

差し込み印刷機能を使う場合は2つのファイルを開きっぱなしにしていると、混乱とトラブルの原因になるので閉じておくのがポイントです

また、住所録とラベルのファイルは必ず同じ場所に保存しておかないと、変更などができなくなる可能性があるので必ずセットにしましょう

Wordでラベル印刷の設定をする

ココまで準備ができたらいよいよWordでラベル作成をしていきます

但し、最初に設定する項目は多いので途中で作業を切ります

続きは後半で補足していくので慌てずにゆっくり進めていきましょう

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「差し込み印刷ウィザード」をクリック

「ラベル」のラジオボタンをクリック

「次へ」をクリック

「ラベルオプション」をクリック

ここでラベルの用紙の種類を設定していきます

「ラベルオプション」ダイアログが表示されるので、ラベルの製造元から「A-ONE」を選択

「製造番号」から「A-ONE 72210」を選択

「OK」ボタンをクリック

「次へ」をクリック

「別のリストの選択…」をクリック

「データファイルの選択」ダイアログが表示されるので最初に作った住所録のExcelファイルを選択

「開く」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

その結果Wordの本文に「Next Record」と入力されます

これは「ラベル用紙の左上の設定を自動コピーするよ」という意味なのでこの文字があるセルは触らないようにしましょう

内容を変更したい時は「左上のセルだけ変更」するのが正解です

「次へ」をクリック

「差し込みフィールドの挿入」をクリック

ココから住所録の内容をどんな風にWordに挿入するのか設定していきます

「郵便番号」を選択して「挿入」ボタンをクリック

「住所」を選択して「挿入」ボタンをクリック

「氏名」をクリックして「挿入」ボタンをクリック

全て反映出来たら「閉じる」ボタンをクリック

項目の設定が終わると「《》二重山かっこ」で挿入した項目名が表示されます

このままだと「住所から氏名」までが1行になってしまうので改行していきます

まずは、「郵便局の》」と「住所の《」の間をクリック

「Enterキー」で改行します

つまり、「《》」を削除しないように改行すればOKです

同じ要領で「郵便番号・住所・氏名」の配置を整えます

今設定した内容を他のラベルにも反映させます

「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

これで他のラベルにも同じ設定が自動的に反映されます

左上の設定が他のラベルに反映されたら、枠線が無いと見づらいので一番右の「レイアウト」タブをクリック

「レイアウト」タブは一時的に2つに増えるので注意しましょう(表を扱う時と同じです)

「表」グループにある「グリッド線の表示」ボタンをクリック

これでラベルと項目の配置が分かりやすくなりました

では、どんな感じになるのか最後に確認しましょう「次へ」をクリック

その結果、ちゃんと住所録の結果がキレイに配置されました

まだ調整が必要な部分がありますが、続きは後半で解説するのでココで休憩しましょう

繰り返しになりますが、ラベル印刷をしたい時は準備を整えてWordとExcelを連携させれば簡単に作ることができます

宛名の表示方法を調整したい時は「フィールド」をちゃんと理解することが重要です

Wordで作った宛名ラベルの表示方法を変更したい時は「フィールド」を理解して編集してあげるのが正解です

なぜなら、Wordの宛名はフィールドというブロックで管理されているので上手く利用することで表示方法を変えることが出来るからです

それでは、前半の続きをやっていきましょう

作業をする前にラベルの「フィールド」について知っておく必要があるので確認しましょう

フィールドを見える形に設定したいので「戻る」をクリック

「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「差し込みフィールドの強調表示」ボタンをクリック

その結果、フィールド範囲の背景がグレーに変わりました

つまり、「《》=フィールド範囲」ということですね

このフィールド範囲は消さないようにしましょう

郵便番号のフィールドの前に「〒」と入力

これで郵便番号の前に「郵便マーク」が表示されます

同じ要領で氏名の後ろに「全角スペース+様」と入力し中央揃えにします

設定方法は普通のWordの操作と同じです

氏名のフォントサイズを「14」に設定

この設定を他の場所にも反映したいので「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

これで、全てのラベルの内容が統一されます

この作業を忘れると反映されないので注意しましょう

「次へ」をクリック

プレビュー画面で問題無ければOKです

「次へ」をクリック

ココから印刷作業に入ります

印刷したい場合は用紙をセットしておきましょう

「印刷」をクリック

「プリンターに差し込み」ダイアログが表示されますが、このままで良いので「OK」ボタンをクリック

「印刷」のダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

その結果、こんな風にちゃんと全てのラベルにそれぞれの名前や宛先などが自動で印刷出来ました

こんな風にラベル作成は準備が多く大変な時がありますが、準備さえ出来てしまえばあとが楽なので是非チャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、Wordで作った宛名ラベルの表示方法を変更したい時は「フィールド」を理解して編集してあげるのが正解です