WordとExcelってとっても便利ですよね。
でも、WordとExcelのどっちを使ったら良いか迷ったことはありませんか？
私もOfficeを使い始めた頃は、どっちで作っても変わらないかって思ってました。
でも、実は大違い。今では、なんでそれをWordで作っちゃうかな。って過去の自分にツッコミ放題です。
だから、迷う気持ちは分かります。
実は、どっちで作ったら良いかは、本当に微妙な場合を除いてほとんど判断することが出来るんです。
どうしてか不思議ですよね。でも、それは目的をキチンと把握して考えることがポイントになってきます。
私は、独学でWordやExcelを独学で覚えましたが、しっかり基礎から学びたい方は、
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分かっているようで、分かってないWordとExcelの使い分けについて見ていきましょう！！
目次を使って読みたい項目へ
WordやExcelを生徒さんに教えていた頃のエピソード
以前WordとExcelを教えていた時のことです。
生徒さんからこんなことを聞かれました。
さすがに突っ込みは入れませんでしたが、こんな感じのやりとりでした。
実際に仕事をしていても、どちらで作るかはその人次第なことがあります。
例えば、全体的に表になっていればExcel。文章メインだったらWord。
こんな感じですね。
どこでWordとExcelを使い分けたら良いの？
でも実際に仕事をしていると、1回1回どっちで作って下さい。
などの指示は出していられません。
次の段階は、ざっくりとした切り分けが必要です。
Excelで作る場合 = 計算結果を毎回出す必要がある場合に向いています。
Wordで作る場合 = 資料や文章がメインで、計算の必要が無い場合に向いています。
コレが答えです。簡単でしょ。
ただし、物事には「例外」というものが必ずと言っていいほどあります。
判断しにくいモノはどっちで作れば良いの？
そうなんです。
どっちを使えば良いのか判断に迷うことがあります。
「和風おろしハンバーグ」をお箸で食べるべきか、ナイフとフォークで
おしゃれに食べるべきか。悩みますよね。
それと同じです。(いや違うだろ！！)
判断しにくい例題を上げると
「社員名簿」のような表なんだけど1人1人作っておけば、
別にそこまで変更が無いから、Wordで作っても大丈夫そうな場合です。
これは、ある意味正解です。
確かに雛形を用意しておけば一度作るだけで、比較的簡単に作れますね。
但し、ここからが重要です。
先を見越した資料作りが肝心
「先を見越した」とはどういうことなんでしょうか。
例えば、とある会社を仮に設定してみましょう。
- 創設時期：最近創業したばかり
- 社員人数：5人
- 予定：今後、儲かっていけば規模を広げたい
- 業種：サービス業
こんな感じです。
サービス業というと、人の出入りが多くなりがちですね。
規模も今は創業したばかりなのでまだ増えていく可能性があります。
資料はWordをテンプレートにして用意しておけば量産出来るので問題無いようです。
しかし、今回の答えはこの書類はExcelで作るべきです。
どうしてWordで作れる書類をわざわざExcelで作るの？
それは、「データベース」としてExcelが使えるからです。
データベースとは「一定のルールで書かれたデータの集合体」のことです。
Googleマップはこう使え！！を見てもらえるとデータベースがどういうモノかが分かります。
要は、「住所録」も一つのデータベースです。
データベースの最大のメリットは、たくさんの情報を1カ所にまとめて管理できることです。
1カ所にまとまっていれば、人が増えたり減ったりしてもその1箇所だけ変更すれば良いだけです。
しかも、そのデータは作りたい書類が何通りかあったとしても
同じデータを使ってそれぞれの書類に利用することが出来る
コレが鍵になります。
Excel作ってみたけど、何が良いのか分からない。
なんとなく便利そうだなと感じてもらえたかもしれませんが、
例えばこんな場合はどうでしょうか？
会社から、社員名簿の書式が変わりました。全社員分の名簿を作り直して下さい。
こんな仕事がありました。
現在の社員数は、100人です。
では、これを「WordとExcel」で作った場合を想定しましょう。
Wordで作った場合 → 全ての情報を人数分作り直す必要があります。
Excelで作った場合 → 新しい書式に入れ替えて、関数などの設定をすれば終了です。
もう少し分かるように「修正に掛かる時間を数字」で見てみましょう
| 100人 | 30個 | 1人20分 | 100人×20分=33.3時間 |
| 100人 | 30個 | 関数などの設定で1時間 | 設定に掛かる時間1時間 |
どうでしょうか？30倍以上も差が出ます。
もちろん、コレはただの想定なので担当者が、めっちゃタイピングやコピペが早ければ
Wordでも対抗出来るかも知れませんが、圧倒的にExcelの方が早いし確実です。
もし、Excelで作業時間が3時間かかったとしても、10倍以上の差があります。
しかも、その後の確認作業は計算に入っていません。
人間が作業をすれば、99%ミスをします。
いわゆるヒューマンエラーと言うヤツですね。
この危険は、Wordで起こるのでココからまた時間が掛かります。しかも人数分
一方、Excelでも確認作業が必要ですが
関数の設定が間違っていないか？
反映された情報は正しい情報を表示しているか？
それを1人～3人ほどチェックすれば、完了です。
ここまで差が出るのはなぜでしょう？
答えはシンプルです。
Excelは、設定されたことは間違いなく確実に処理してくれるからです。
人が犯すミスは100％防ぐと言うことは出来ませんが、
Excelであれば、設定さえ間違えなければ、ミスは起こりません。
じゃあ、Wordは使えないってこと？
Word実は大して使えません。
というのは冗談です。
Wordの得意技は、アウトラインにあると私は思います。
アウトラインとは、WordPressでもよく使う見出しを利用した
文章の自動設定機能と同じようなものです。
これは、ホームページの作り方に似ていると私は思います。
| ホームページは、HTMLという用紙に文字を書いて、タグと呼ばれるマークを付けます。 |
| そのあとに、CSSというデザイン設定が、タグに対して文字色や背景色などを設定します。 |
ざっくりな説明ですが、こんな感じです。
| Wordは、アウトラインで表示という用紙に文字書いて、レベルというマークを付けます。 |
| その後にスタイルというデザイン設定が、レベルに対して、文字色や背景色などを設定します。 |
こうやって文章を入れ替えるだけで説明出来るので、感覚は似ていますよね。
その他にも「もくじ」を自動的に設定する機能があります。
何となく全体的に似ている気がしませんか？
得にもくじ機能は、強力で項目を追加・削除しても目次を自動的に変更してくれたりします。
なので「就業規則」・「マニュアル」や「卒業論文」等の作成にはものすごい
効果があると考えられますね。
このような感じでWordとExcelの使い分けをしてみるとすごく役立ちます。
お互いの長所を理解して使い分けることが、仕事の効率化や時短に結びつく最強技にもなってきますよ。
最後までお読みいただきありがとうございました。
この記事が、少しでもお役に立てたら幸いです。(^_^)
それではまた、お会いしましょう。バイバイ
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