「Ctrl+E」のフラッシュフィルは便利[オートフィルもショートカット?]

今回の記事では

自動的に入力を助けてくれるショートカット機能って何か無いの?

同じようなルールの処理をするからより簡単な方法が知りたい

オートフィル機能ってショートカットキーで出来ないの?

マウス操作でやると大変な時があるからなるべく楽ができると助かる

こういった疑問に答えます

✔より便利なショートカット機能の紹介のテーマ

①「Ctrl+E」キーでフラッシュフィル機能を使えば入力がめちゃ簡単

②オートフィル機能のショートカットは手順を重ねればやれなくは無い

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「より便利なショートカット機能の紹介のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

「Ctrl+E」キーでフラッシュフィル機能を使えば入力がめちゃ簡単

フラッシュフィル機能を使えば面倒だった入力をめちゃくちゃ簡単にしてくれます

なぜなら、フラッシュフィルとは法則性を見つけて自動で入力してくれるめちゃくちゃすごい機能だからです

それでは、フラッシュフィルの使い方について解説していきます

やり方は簡単なので気軽に見ていきましょう

今回は、武将の名前の一覧から「名字と名前」に分ける方法を例にしています

普通はこんな風に「名字と名前」を手作業で入力したり、コピペしたりして1つずつ入力していきますよね

でも、意外と手間がかかります

この作業を自動化しようと思ったら一番簡単な方法は関数を使う方法でしょう

では、本当に簡単ですが名字と名前を関数を使って分けてみましょう

こんな風にLEFT関数で「頭から2文字分を名字」に

RIGHT関数で「おしりから2文字分を名前」として表示させます

ただ、この方法だと1文字や3文字以上ある名字

2文字以上の名前には分けられません

しかも、名字と名前をスペースなどで分けられないとなると、完全に自動化することは難しいですよね

意外と難しい名前の分け方ですが、今度はフラッシュフィル機能を使って分けてみましょう

フラッシュフィルを使う前にまずは、名字と名前を分けるためのサンプルを作って上げる必要があります

なので、一人目の名前は手作業で分けてあげましょう

B3セルから自動入力してもらいたいのでB3のセルをクリックしておきます

Ctrlキー+Eキー」を押します

それだけの操作で一瞬で全ての名字を入力してくれます

約80人分を一瞬です

セルの選択もしなければ、ドラッグ操作も必要なしです

次は名前なのでC3のセルをクリックして同じ作業をしてみましょう

これも一瞬です

名字と同じ要領で操作しただけで一瞬で名前を表示してくれました

もちろん

全て完璧という訳ではありませんが、手作業でやる手間を考えたら圧倒的に簡単です

本当に神掛かっているとしか言えない機能に驚くばかりです

では、おまけにメールアドレスを分ける方法についても見ていきましょう

作業の基本は同じです

「@記号」より前と「@記号」を含める@以降の文字をサンプルとして入力します

「F3セルとG3セル」それぞれのセルからフラッシュフィル機能を使ってみると

こんな風にメールアドレスでも一瞬で分けることができます

ある一定のルールを自動で判断して処理してくれるのでめちゃくちゃ便利です

どうしたらこんなこと出来るのか不思議ですが、せっかくの機能なので使わないと損なので活用してみましょう

繰り返しになりますが、フラッシュフィル機能を使えば面倒だった入力をめちゃくちゃ簡単にしてくれます

オートフィル機能のショートカットは手順を重ねればやれなくは無い

オートフィル機能をショートカットキーを使ってサクッと設定することは出来ませんが、手順を重ねればやることは出来ます

なぜなら、オートフィルを直接操作するためのショートカットキーは無いからです

オートフィル機能はマウス操作だけで連続した日付などを入力するためにはすごく便利な機能です

そのため、オートフィル機能のショートカットキーは無いのか? という質問があるのは納得出来ます

ただ、結論からいうと、オートフィルにショートカットキーは設定されていないので素直にマウス操作をする方が効率が良いです

ただし、キー操作では全く出来ない訳でもありません

実際にやり方を見るとその理由が分かるので確認してみましょう

問題無いとは思いますが、オートフィル機能の基本的な使い方をおさらいしておきましょう

セルを選択した時に「右下」に表示された四角にマウスカーソルを合わせると「黒い十字」に変わります

その状態で「ダブルクリック」するか「ドラッグ操作」をすることで連続した日付などを自動で入力してくれる優れた機能のことです

確かにこの操作をショートカットキーで操作出来たら、便利出しカッコいいですよね

ただ、最初に言った通りオートフィル機能には、ショートカットキーが設定されていないので別の方法を使います

操作の方法は

【方法A】「Alt」 → 「H」 → 「F」 → 「I」(アイ) → 「S」 → 「Enter」

または

【方法B】「Alt」 → 「E」 → 「I」(アイ) → 「S」 → 「Enter」

この流れでキーを入力していきます

キーの操作は流れになっているので順番に入力していくのがポイントです

この操作の流れは簡単に言うと、Excelの操作をキーボードだけで操作するということをやっています

実際に見ながらの方が早いので操作手順を見てみましょう

方法Aで操作する

最初に2行目を含めて日付を入力したい範囲を選択しておいて下さい

まず、「Altキー」を押すことでキーでタブやメニューの操作をするためのアルファベットが表示されます

「Hキー」でホームタブを開く

フィル機能を使いたいので「FIキー」を押せばいいですが、そんなキーは無いので「F→I」の順場でキーを押す必要があります

「Fキー」を押し「I」キーを押す

フィル機能の詳細が表示されるので

「連続データの作成」である「S」キーを押す

「連続データダイアログ」が開きます

特に設定するとは無いので「Enterキー」を押すことで「OK」ボタンを押したのと同じ意味になります

連続データの設定内容は、「列項目の日付を日数単位で1日ずつ増やす」という設定になっているので、問題なく操作出来たという訳です

では、同じ要領で方法Bもやってみましょう

方法Bで操作する

方法Aの時と同じ様に範囲指定は必ずしておいて下さい

「Altキー」→「Eキー」でOfficeのアクセスキーを呼び出します

アクセスキーとは簡単に言うと昔の機能を使うためのものです

Excelはリボン式になる前はメニューを選ぶ方式だったのですが、その古いOfficeで同じ操作をするための手順になります

続けて「Iキー」(アイ)を押します

「連続データ」ダイアログが表示されるので

さっきと同じ理由で「Enter」キーを押します

こんな感じでオートフィル機能をキー操作だけで設定しましたが便利でしたか?

私は何でもキー操作でやろうとするのは間違っていると思っているのでココは素直にマウス操作で楽をしておくのが正解です

便利な機能は形にとらわれずに効率を優先して活用しましょう

もし、マウスが効かなくなったり壊れてしまった時には使える方法かもしれませんが、現実的では無いのであまりオススメしません

柔軟な発想で一番いい方法で操作するようにしてみましょう

繰り返しになりますが、オートフィル機能をショートカットキーを使ってサクッと設定することは出来ませんが、手順を重ねればやることは出来ます

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。