差し込み印刷の基本はデータベース連携［型に合わせて使うのが最適解］

今回の記事では

Wordには差し込み印刷っていう便利な機能があるみたいだけどどうやって使うの？

どんな時に使えばいいのか具体的に教えてもらえると助かる

差し込み印刷の設定方法と基本的な使い方について教えてほしい

全体的な使い方の流れや実際にどんな風に使うのが良いのか全体の流れが知りたい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷の使い方の基本のテーマ

①差し込み印刷の基本はWord文書の一部をデータベースと連携して切り替えるための機能です

②差し込み印刷の使い方は文書の一部やラベル・名刺・ハガキなど型に合わせて使うのが最適解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷の使い方の基本のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷の基本はWord文書の一部をデータベースと連携して切り替えるための機能です

差し込み印刷の基本は文書の一部をデータベースと連携して内容を切り替えるられるので、Wordで作った書類を書き直したりする手間と間違いの防止になるので使わないと損です

なぜなら、Wordだけで同じ書類の宛先や内容を管理すると削除ミスや入力ミスが起こりやすく、そんなミスを防止するためには差し込み印刷が一番向いているからです

Wordの差し込み印刷は大量の情報があっても同じ書類に順番に反映したり、同じ情報からラベルを自動で作ることも出来ます

最初だけ設定してしまえばサクッと大量の書類を作成出来るので是非覚えてみましょう

差し込み印刷をするときに必要な書類

差し込み印刷を使う時に必要な書類は2種類です

1種類目はお知らせや手紙などの「書類」です

2種類目はデータベースになる「Excelなどのファイル」です

まずは、各書類の関係のイメージを見ていきましょう

こんな風にイベントを知らせる書類を作ったとしましょう

この書類の「氏名」の部分は「差し込み印刷機能」を使って入力しています

例えば、この書類を100名の方に送ろうとしたとしましょう

その場合、一般的に思いつくのが100枚分名前を変えて印刷する方法です

ただ、そんなことをするとミスや手間が掛かってしまい無駄な作業になってしまいます

そんな時に活躍してくれるのが差し込み印刷設定です

では100件分のデータはどうやって管理したら良いでしょうか？

答えは「データベース」をつくることです

データベースとは簡単に言うと「一定のルールに従って作ったデータの集まり」のことです

実際に見た方が早いので見てみましょう

データベースはこんな形の表です

Excelを使った事があればデータベースがすごく簡単な作りになっていることが分かると思います

データベースのルールは「1行につき1名のデータ」であること

また、改行や結合などセルの加工は禁止

これだけです

同じルール(項目)に従ってデータを入力して集まればデータベースと呼べます

さらにデータベースはExcelで作ることをオススメします

データベースはWordでもExcelでもAccessでも作る事が出来ます

だったらどうしてExcelをススメるのか？

答えはExcelが一番データベースを作るのに向いているからです

理由は

1. オートフィル等コピー機能が充実していること
2. 関数を使えば計算が関係していてもすぐに対応出来ること
3. 並べ替えや置換機能などデータを管理する機能が充実していること
4. 表示形式を使えば内容はそのままで表示だけを変更出来ること
5. Excelは使いやすく多くの人が扱ったことがあること

Excelにはこんなメリットがあります

また、Wordの表の機能はレイアウト重視なのであまりデータベース作りに向いていません

AccessはOfficeの上位版にしか入っていないし、そもそもAccessを使える人はあまりいません

つまり、Wordでレイアウトを作りデータベースはExcelで作って連携させるのがスムースで簡単な方法だと言える訳です

差し込み印刷とデータベースの連携の仕組み

次は差し込み印刷とデータベースの連携の仕組みについて見ていきましょう

仕組み自体は簡単なので分かりやすいと思いますが、差し込み印刷機能の基礎知識になるのでしっかり理解しておきましょう

連携したデータは「レコード」と言う呼び方で管理されます

ExcelとWord間で連携するとレコードを進める度にExcelのデータをWordに反映してくれます

Wordの最初に表示されるのはExcelの一番上のデータを表示します

次に進めると次の行の人に内容を表示してくれます

その次も動きは同じなのでレコードを進める=Excelのデータを1行ずつ下げて表示する

という仕組みになっています

こんな風にレコードを切り替える度にExcelの内容を下に進みながら表示内容を変えてくれる機能

これが差し込み印刷の仕組みです

フィールドの挿入とレコードの切り替え

次はフィールドの設定方法とレコードの切り替えについて解説します

差し込み印刷を使うためには「フィールドの挿入」というExcelとWordの連携設定をする必要があります

設定方法はすごく簡単なのでやり方を見ていきましょう

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック

表示された一覧から「既存のリストを使用」をクリック

データファイルの一覧から「住所録のExcelファイル」をクリック

「開く」ボタンをクリック

シート名の「個人情報」をクリック

「OK」ボタンをクリック

これでExcelとの連携の下準備ができました

次は「氏名」を設定したい場所である「様」の前をクリック

「差し込みフィールドの挿入」ボタンの「▼」をクリック

表示された一覧から「氏名」をクリック

「《氏名》」と入力されました

これを「フィールド」と呼びます

つまり、「氏名フィールド」が挿入出来たという訳です

フィールドがどんなふうに表示されるのか知りたい場合は「結果のプレビュー」ボタンをクリック

これで氏名が表示されました

次の人を表示させたい場合は「▷」の「次のレコード」をクリック

ちなみに「◁」は「前のレコード」で「l◁」と「▷l」は最初と最後のレコードを表示します

この切り変える機能を「レコードの切り替え」と呼び「２」に切り替わると次の人が表示されるという訳です

これが差し込み印刷の基本的な設定方法と作り方になるのでしっかり押さえておきましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷の基本は文書の一部をデータベースと連携して内容を切り替えるられるので、Wordで作った書類を書き直したりする手間と間違いの防止になるので使わないと損です

差し込み印刷の使い方は文書の一部やラベル・名刺・ハガキなど型に合わせて使うのが最適解

差し込み印刷の使い方は文書の一部やラベル・名刺・ハガキなど書類の種類に合わせて使うのがポイントです

なぜなら、目的に合わせて差し込み設定の方法が若干変わるので使い分けが必要だからです

まずは、文書の一部への設定方法は前半で解説したので出来上がった書類を使う方法について解説します

「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「個々のドキュメントの編集」をクリック

すべてが選ばれている状態で「OK」ボタンをクリック

その結果、同じ内容で名前違いの用紙が100枚表示されます

あとの扱いは普通のWordと同じです

こんな風に手紙のような一部の変更をする時はこんな風に扱いましょう

ラベル印刷の扱い方の基本

次はラベル印刷機能を使ってみましょう

Wordを「新規作成」して「差し込み文書」の「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「ラベル」をクリック

今回は適当な用紙でいいので「OK」ボタンをクリック

左上のラベルが選択された状態でラベル用紙が自動的に用意されます

そこに「差し込みフィールド」のボタンをクリック

一覧から「郵便番号」をクリック

続いて「住所」などをクリックしていきます

その結果、こんな風にラベルが出来上がります

細かい設定は今回は省略しますね

「複数のラベルに反映」ボタンをクリック

残りのラベルにすべて反映されました

こんな風にラベルの場合は同じ用紙内で同じレイアウトが反映されるのが特徴です

ちなみに左上のラベルで変更したレイアウトは「複数のラベルに反映」ボタンをクリックする度に上書きされるのですごく便利です

こんな風に同じ差し込み印刷でも基本をしっかり押さえておけば、ちょっと応用することで色々な書類を作ることができるということをまずは覚えておきましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷の使い方は文書の一部やラベル・名刺・ハガキなど書類の種類に合わせて使うのがポイントです