本当に使えるExcel関数１０＋３選

今回は、実務で役立つExcel関数を分かりやすくご紹介します。

Excelにはたくさんの関数がありますが、今回ご紹介する関数を抑えておけば

仕事で役立つこと間違いなしです。(^_^)

実践的な使い方から、上司や先輩に褒められるコツ？までまとめました。

気になる関数の使い方から見ていくのがオススメです。

※この記事の一覧表に記載された個人情報は、全てダミーデータです。

実務で使うならコレ！！絶対オススメ関数10選

SUM(サム)関数

～『とりあえずSUMで！！』って言って欲しい合計関数～

《機能》

任意のセル範囲に入力された数字の合計を計算してくれます。

《使いどころ》

広い範囲を合計したい時に使うと効果的です。

《メリット》

1. セル範囲を指定するので、「比較演算子の数式」を入力するよりも式が短くて済みます。
2. 指定した範囲に「数字以外」が入力されていてもエラーになりません。
   (比較演算子の数式ではエラーになります)
3. 他の人が見ても分かりやすく、修正する場合も簡単です。
4. 基本の関数です。実務でよく使われるのでマスターしておきましょう。

《デメリット》

1. 時間や日付の合計を求めるときには、表示された時間を信じてはいけません。
   表示形式の工夫が必要な場合があるので気をつけてましょう。

【実務での使い方】

SUM関数は、「算数の足し算の式」のような比較演算子を使った数式を

ギュッと縮められるのが一番の武器です。

(比較演算子(ひかくえんざんし)とは、「+」「-」「*」「/」の記号のことです)

例えば、請求書の金額を自動で計算出来るようにしてみると、より実践的になりますよ。

SUMIF(サムイフ)・SUMIFS(サムイフス)関数

～特技で見分ける条件付き合計関数～

《機能》

《使いどころ》

《メリット》

1. SUM関数では出来ない「条件別の合計値」を計算をしてくれます。
2. SUMIF関数は、SUM関数とIF関数のイイトコ取りをしている関数なので、実務にもってこいです。
3. SUMIFS関数は、より複雑な条件でも手軽に集計をすることが出来ます。
4. 集計結果を傾向分析の資料として使うなど、利用の幅を広げることが出来ます。

《デメリット》

1. SUMIFとSUMIFS関数は、数式のルールが違うので混乱しやすい。
2. SUMIFS関数は、複数の条件を指定できますが、「条件が多い=数式が長く」なってしまうので
   あまり多くの条件を指定すると、訳が分からなくなってしまう危険性があります。

【実務での使い方】

SUMIF関数・SUMIFS関数は、たくさんのデータを基に

条件に合った金額の合計を手軽に計算することが出来ます。

例えば、100件のデータが手元にあって、それを○○の条件で合計して

と言われて手作業でやるとなったら、ゾッとしませんか？

これが1,000件以上あったとしたら、私は気絶します！！

関数の良いところは、たとえ10,000件あってもこれくらいであれば、1秒くらいで計算してくれます。

覚えてしまえば、かなりの時短になるのでマスターしてみましょう。

AVERAGE(アベレージ)とROUND(ラウンド)関数

～セットで使おう！！平均と端数処理関数～

《機能》

《使いどころ》

《メリット》

1. AVERAGE関数は、簡単に平均値を求めることが出来ます。使い方はSUM関数とほぼ同じです。
2. ROUND関数は、四捨五入で端数処理を自動的にしてくれます。
3. 2つの関数をセットで覚えることで、端数処理をする癖がつきます。
   ※「時間や割合の計算」では、重要なポイントとなるので覚えると実務で役立ちます。

《デメリット》

1. AVERAGE関数は、時間の平均を出したいなど、表示形式に注意する必要がある場合があります。
2. ROUND関数は、端数処理をする「桁の指定」方法にルールがあるので最初は覚えにくいかもしれません。

【実務での使い方】

AVERAGE関数とROUND関数はセットで使うことが重要です。

なぜか。理由は、「平均」を出すと端数が出ることが多々あるからです。

端数処理は、何も設定しないとExcelが判断して「端数を四捨五入」で表示します。

業種や目的によっては、キチンと端数処理をすることが重要となってきますので

端数が出る計算には、ROUND系関数で端数処理をしっかりする。

ということを習慣にしましょう。

COUNTA(カウント・エー)関数

～数を数える専門家関数～

《機能》

「空白以外のセルの数」を数えてくれます。

《使いどころ》

たくさんのデータから、「空白以外の数を計算したい時」に使います。

《メリット》

1. 簡単に空白以外の数を求めることが出来ます。(SUM関数とほぼ同じ使い方)
2. 表を目で確認して1つずつ数を数えるよりも、早くて確実にカウント出来ます。

《デメリット》

1. 「空白以外を数える」と言うことは、数字・文字・記号を見境無しにカウントします。
   つまり、数えたいモノをしっかり意識しないと、
   余計なカウントをしてしまう可能性があるので注意して下さい。

【実務での使い方】

COUNTA関数は、空白以外の数を数えてくれる関数です。

SUM関数と同じような使い方なので、覚えやすい関数ですね。

例えば、セミナー参加者の数を数えたいときは、名前の数を数えても良いですし、

参加・不参加の列を追加して、参加者数をカウントしても良いですね。

使い方は、アイディア次第ですのでマスターしてみましょう。

VLOOKUP(ブイ・ルックアップ)関数

～辞書みたい。調べるならこの関数～

《機能》

「条件に合う値を一覧表から検索」して表示してくれます。

《使いどころ》

1人の社員名簿を作成したい時に全社員のデータベースから、

「名前」を指定しただけで、そのほかの情報が自動的に反映されるような

簡易システムを作ることも出来ます。

《メリット》

1. たくさんのデータ(データベース)と相性が抜群です！！
2. 使い方をマスターすれば、色々な場面で重宝します。

《デメリット》

1. 使い方を覚えるには慣れが必要です。
2. データベースを基にすると言うことは、
   列の数が多くなることもあるので、列数を指定する時は少し面倒です。

【実務での使い方】

社員名簿や請求書を作る場合、氏名や品番を入力すれば

住所や連絡先・商品名や単価などをデータベースから調べて表示してくれるので

ちょっとしたアプリが作れ、使い方と工夫次第で仕事の効率をグッと改善できますよ。

私が好きな関数No.2の実力の持ち主です！

IF(イフ)・IFERROR(イフ・エラー)・COUNTIF(カウント・イフ)関数

～IF三兄弟は妄想好き?用途が広い条件分岐関数～

《機能》

《使いどころ》

使いどころのオンパレードです。(笑)

もし、A1セルに「キャベツ」って入力されてたら、B1セルに「野菜」って表示してね。
こんな感じで使います。

条件によって表示される結果を判断してくれる優秀な3つの関数なので

是非マスターして下さい。

《メリット》

1. 条件を指定することで、自動的に結果を判断して表示してくれます。
2. 条件判断は、実務で必ずというくらい出てくるので、是非マスターして下さい。
3. 関数のネストをすることで複雑な判断を自動化できます。

《デメリット》

1. コツを掴むまでは、使いこなすのに時間が掛かることがあります。
2. 条件分岐をさせるので、どうしても数式が長くなりがちです。
   他の人が修正することも考えて、ひと工夫することも必要になります。

【実務での使い方】

☆IF関数は、私のお気に入り関数NO.1です。

必ず必要になるので是非マスターしてみて下さい。

「○○だったら△△っていう表示をして」っていう作業は、思っているよりもたくさんあります。

はじめは難しいように感じますが、慣れてしまえばこっちのものです。

落ち着いて使い慣れてみてくださいね。

☆IFERROR関数は、答えがエラーの時に活躍します。

Excelを使っていると、エラーに直面するシーンは珍しく無いので覚えておいて損は無いですよ。

☆COUNTIF関数は、数えたい対象を指定出来るのでCOUNT関数より使うことが多いかもしれません。

この項目だけ数えたいのに、こんなにたくさんデータがあると数えるの大変！！

って言う時に間違いなく助けてくれますよ。

地味に使える！！小技関数3選

PHONETHIC(フォネティック)関数

～フリガナは、こいつにお任せ専門家関数～

《機能》

指定したセルの「フリガナ」を表示してくれます。

《使いどころ》

氏名からフリガナだけを別のセルに表示させたい時に使います。

《メリット》

1. 漢字の名前から、フリガナだけを別のセルに表示できます。

《デメリット》

1. CSVデータなど、フリガナの情報を含まない漢字だと表示できません。

【実務での使い方】

漢字の並べ替えをしたい時に効果があります。

漢字って色々な読み方がありますよね。特に「人名や地名」は独特のものが結構あります。

名前で50音順に並べ替えたりすると、間違って並んでしまうことがあります。

原因は、「フリガナが間違っている」ことにあります。

そうなると、フリガナを表示して1つ1つ直していくしか無いんですが

Excelの標準機能だけでやろうとすると、文字が小さくて直しづらいんです。

そんな時に役立つのがこの関数です。

私もよく使うのですが、フリガナだけ大きく表示すると直しやすいです。

フリガナを修正すると、正しいフリガナがすぐに表示されるのですごく便利ですよ。

DATE(デイト)関数

～日付変換の専門家関数～

《機能》

「日付にしたい複数のセル」を日付のシリアル値に変更してくれる関数です。

《使いどころ》

たまに、年月日が「バラバラのセル」に入力されていることがあります。

それらの「数字を日付」としてExcelに認識してもらいたい時に使います。

《メリット》

1. 日付のシリアル値に簡単に変換してくれます。

《デメリット》

1. 年月日それぞれを指定するので、どこかの値が設定されていないと
   日付として正しく認識されないことがあります。

【実務での使い方】

年月日を分けて売上を分析したい。

などの目的で日付をセルに分けることは意外とあります。

ただ、日付を分けてしまうとExcelは数字としてしか認識してくれません。

それをまた日付にしたい。ということがあるんです。

そんな時は、この関数の出番です。

なれると楽しくなるので、ある意味クセのある関数なんですよ。

使い方は比較的シンプルなのでマスターしておくと便利ですよ。

RAND(ランド)関数

～ちょっとくせ者、ランダム関数～

《機能》

「ランダムな数字」を自動で表示してくれます。

《使いどころ》

テスト用に適当な数字が欲しい時。設定した計算が合っているかテストしたい時にオススメです。

《メリット》

適当な数字のデータがほしい時にチャチャッと自動で作ってくれます。

《デメリット》

1. セルに何か入力したり、ちょっとした操作をした時に
   勝手にランダムな数字に変えちゃう。クセのある関数です。
   そんな時はコピーをして、適当なセルに「値のみ貼り付け」をしておくと便利ですよ。

【実務での使い方】

売上の管理表等を作りたいと考えた時に、計算結果が正しく設定されているか

確認テストをしたい時があります。

でもテスト用の適当な数字を用意するのは面倒ですよね？

そんな時は、この関数を使って下さい。

ちょっと癖があるのですが、意外と重宝します。

色々なことを任される様になると、テスト出来る環境がほしいって

思うことも多くなります。そんな環境づくりに役立つ意外と知られていない関数です。

最後までお読みいただきありがとうございました。

いかがでしたでしょうか。

関数も使い方と工夫次第で色々なことが出来る。ということを知っていただけましたか？

仕事の時短や、効率を上げることにも役立つ知識ですので

覚えてみてくださいね。

この記事が、少しでもお役に立てたら幸いです。(^_^)

それではまた、お会いしましょう。