今回の記事では
ピボットテーブルで更新した時に更新結果が反映される時とされない時があって困る
ピボットテーブルにちゃんとデータを反映するにはどうすればいいの？
ピボットテーブルの更新ってどうしてもつい忘れちゃう
自動で更新したりもっと簡単に更新することって出来ないの？
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルの正しい更新の方法のテーマ
①ピボットテーブルが更新できるか出来ないかは表の作り方で決まります
②ピボットテーブル更新はオプション設定かショートカットキーで楽になる
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルの正しい更新の方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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ピボットテーブルが更新できるか出来ないかは表の作り方で決まります
ピボットテーブルを更新すると反映されたりされなかったりするのはデータベースの表の作り方で決まります
なぜなら、データベースの範囲が自動的に認識されるかどうかは手動で作った表とExcelの機能で作った表で自動化できるかどうかが決まるからです
それでは、ピボットテーブルの更新の違いについて実際のやり方を見比べながら解説していきます
今回は「登山靴の販売実績の管理表」を基に設定してきます
まずは、データベースになる２つのパターンになる表を確認しましょう
1つ目は罫線や背景色などを手動で設定した一般的な表です
2つ目は「テーブルとして書式設定」という機能を使って作った表です
今回は分かりやすく色分けしてありますが、パッと見ではなかなか区別しにくいですね
「テーブルとして書式設定」って一体何？ と言う方はテーブルの作り方を別記事で解説しているので参考にして下さい
テーブルとして設定した場合はテーブル内のセルをクリックした時に「テーブルツール」が表示されるので判別は簡単に出来ます
ちなみに「テーブル」とは表という意味ですが、テーブル機能を作った場合と手作業で表にした場合は全く違うものですので、混同しないように気を付けて下さい
また、基になる表をデータベースといいます
データベースはデータの集まりのことで「元データ」や「参照元の表」と言うこともありますが基本的には同じです
手作業で作った表は範囲選択する必要がある
手作業で作った表を変更して、ピボットテーブルを更新すると反映される時とされない時があります
その違いを見ていきましょう
まずは、項目を「変更・削除」した場合を見てみます
今回はこの商品名を変更してみましょう
品名を変えたのでピボットグラフを更新してみましょう
ピボットテーブルは何もしなければ古いデータのままです
では、「ピボットテーブルツール」の「分析タブ」の「データグループにある更新」ボタンをクリックしてみましょう
無事変更内容が反映されましたね
次は同じ要領で項目を削除してみましょう
削除する時は行ごとで大丈夫です
削除したら、ピボットテーブルを更新してみましょう
削除した結果ちゃんとピボットテーブルに反映されましたね
では、次に項目を追加してみましょう
データベースの表の一番下に項目を追加しました
では同じ要領でピボットテーブルを更新してみましょう
その結果は削除した時と全く変わりません
もちろん。ちゃんと更新作業はしていますよ
ではどうして項目を追加したのにピボットテーブルに反映されないのでしょうか？
それは、「ピボットテーブルの参照先の範囲」にあります
参照先の範囲を変更するには更新ボタンの隣の「データソースの変更」ボタンをクリックします
データベースシートに自動的に切り替わります
そうすると、表の一番下の項目が選択範囲から外れていることが分かります
そこでデータ範囲を再設定するために「ピボットテーブルのデータソースの変更ダイアログ」の「範囲指定のボタン」をクリックします
参照範囲を選択し直したら、範囲設定ボタンを再度クリック
「OKボタン」をクリック
自動的にピボットテーブルのシートに戻るとちゃんと反映されています
つまり、自分で作った表を基にした場合、追加項目があっても自動的に範囲選択されることが無いので、元データ(データベース)の範囲を手動で設定しなくてはいけないということです
テーブルとして書式設定機能は範囲を自動認識してくれる
でも、いちいち範囲を選択し直すのは大変ですよね
そんな時は、「テーブルとして書式設定機能」を使ってデータベースを作るのが正解です
削除と変更に関しては手作業で作った表と全く変わりません
追加の時にどうなるのかその部分だけ見てみましょう
手作業のテーブルと同じように「MT410」の項目を削除して、更新するとちゃんと消えています
では、削除した項目をテーブルの一番下に追加してみましょう
ただ入力しただけですが、さっきと違って表の中に項目が含まれていますよね
では、ピボットテーブルを更新してみましょう
まだこの段階では追加した項目は反映されていません
更新するとこんな風にちゃんと反映されています
この理由は、「テーブルとして書式設定機能」を使うと1行下などに項目を追加すると、ココまでは表の中に含めるよ
という機能が働いて自動的に範囲選択してくれるのでピボットテーブルでもその機能が反映されたという訳です
こんな風にピボットテーブルはテーブルとして設定されたデータベースとセットで活用するのが最適解です
繰り返しになりますが、ピボットテーブルを更新すると反映されたりされなかったりするのはデータベースの表の作り方で決まります
ピボットテーブル更新はオプション設定かショートカットキーで楽になる
ピボットテーブルの更新をボタンを使わずに行うにはショートカットキーで更新するか、オプションを使って自動化するのが正解です
なぜなら、ピボットテーブルの内容を更新するにはどんな方法にしろ更新するのがルールだからです
今回はテーブルに設定してあるデータベースを元にテスト項目を追加してみましょう
まずは、「11位 テスト」という項目を追加してみます
こんな感じですね
では、ピボットテーブルのシートに移動してショートカットキーでデータの更新をしてみましょう
更新のショートカットキーは「Alt＋F5」キーです
まず、今の状況を確認してみましょう
今の時点では反映されていませんね
では更新してみます
ちゃんと反映されましたね
ピボットテーブルの場合、ショートカットキーは「Altキー」との組み合わせです
普通は「Ctrlキー」との組み合わせなので間違えないようにしましょう
もう一つの方法がファイルを開いた時に自動で更新する設定です
早速設定方法をみていきましょう
前もってデータベースにあらかじめデータを追加するなどしておいて下さい
「ピボットテーブルツール」の「分析タブ」の「ピボットテーブルグループにあるオプションボタン」をクリック
「ピボットテーブルオプションダイアログ」が開くので「データタブ」の「ファイルを開くときにデータを更新する」をチェックします
「OKボタン」をクリック
ここでファイルを一度保存してExcelを閉じてみましょう
再度ファイルを開くと、ちゃんとデータが反映されています
このオプションを設定しておけば、次回開いた時に更新されるので便利ですね
但し、作業中に更新したい時は必ず「更新ボタン」を押す必要があることは覚えておきましょう
繰り返しになりますが、ピボットテーブルの更新をボタンを使わずに行うにはショートカットキーで更新するか、オプションを使って自動化するのが正解です
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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