今回の記事では
差し込み印刷機能で「曜日」を限定してデータを表示する方法って無いの？
例えばデータベースの内容はそのままで書類では平日だけ表示させる方法って無いの？
差し込み印刷で指定の都道府県だけを表示させる方法って無いの？
東京都だけに絞り込んで表示させる方法などがあれば知りたいけどそんな方法ってある？
こういった疑問に答えます
✔差し込み印刷で表示する内容を限定する方法のテーマ
①差し込み印刷で「曜日」を限定するにはアドレス帳の編集機能を使うのが簡単です
②差し込み印刷の都道府県を絞り込むにはフィルター機能を使う方法が一番簡単です
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「差し込み印刷で表示する内容を限定する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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差し込み印刷で「曜日」を限定するにはアドレス帳の編集機能を使うのが簡単です
差し込み印刷機能で「曜日」を限定して表示するにはアドレス帳の編集機能を使った方法が簡単です
なぜなら、アドレス帳のフィルター機能を使えばWord上でデータを限定して表示させることが出来るからです
差し込み印刷機能を使えば簡単に文章の内容を変更出来ます
ただ、差し込み元のデータベースの内容はそのままでWord側で内容を限定出来たら便利だと思いますよね
例えば「平日の予定」だけ表示したい時はどうしたら良いのでしょうか？
今回はそんな曜日を限定して表示させる方法について解説していきます
Wordではこんな風に表の中に「平日」しか表示されていません
元になるExcelのシート(データベース)には土日がちゃんと含まれています
こんな風にデータベースは何も加工しないでWord上では土日を除外するという設定をしてみます
まずは適当な表を作ります
データを読み込むので「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリック
一覧から「既存のリストを使用」をクリック
「データファイルの選択」ダイアログが開くのでデータベースファイルをクリック
「開く」ボタンをクリック
今回は「シフト」シートをクリック
「OK」ボタンをクリック
各データを設定していくので「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック
名前の列に「氏名」をクリックして挿入
同じ要領で「日付」を挿入
続けて「曜日」を挿入
「次のデータを表示するためにフィールド」を挿入するので氏名のフィールドの一つ下のセルをクリック
「ルール」ボタンをクリック
一覧から「Next Record(次のレコード)」をクリック
挿入された「Next Record」のフィールド横に「氏名」のフィールドをコピペします
2つのフィールドが設定出来たらOKです
氏名のフィールドを他のセルにコピー
日付の「表示形式」を設定
「日付・曜日」の先頭にあるフィールドをその他のセルにコピペ
日付と曜日は「Next Record」フィールドは設定しないで下さい
「Next Record」を設定してしまうとレコードが進んで表示がおかしくなるので注意しましょう
フィールドの設定が終わったら「結果のプレビュー」ボタンをクリック
ちゃんと表示できたら準備はOKです
曜日の表示を限定する
それでは曜日の表示を限定する方法について見ていきましょう
「アドレス帳の編集」ボタンをクリック
「差し込み印刷の宛先」ダイアログが表示されるので「フィルター」をクリック
「フィルターと並べ替え」ダイアログが表示されるので「フィールド」のリストボタンをクリック
一覧から「曜日」をクリック
「条件」のリストをクリック
一覧から「が値を含まない」をクリック
「比較対象」のテキストボックスに「土」と入力
同じ要領で「日」も設定します
設定内容はほぼ同じなので「OK」ボタンをクリック
これで「土曜日と日曜日を含まない」つまり平日だけのデータを表示してね
という意味になります
「OK」ボタンをクリック
ちゃんと「土日」を除外してくれているか確認したいので「完了と差し込み」ボタンをクリック
一覧から「個々のドキュメントの編集」をクリック
「新規文書への差し込み」ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック
その結果ちゃんと土日以外の曜日を表示してくれています
ちなみに心配な場合は、Excel側で土日以外の表示をさせてみると表示件数でチェックする事ができます
こんな風にちょっと複雑ですが、どうしてもWordで平日だけを表示したい時に活用してみましょう
但し、基本的にはExcelの方が機能的に向いているということは覚えておきましょう
繰り返しになりますが、差し込み印刷機能で「曜日」を限定して表示するにはアドレス帳の編集機能を使った方法が簡単です
差し込み印刷の都道府県を絞り込むにはフィルター機能を使う方法が一番簡単です
差し込み印刷で都道府県の絞り込みをするには曜日と同じようにフィルター機能を使うのが一番簡単な方法です
なぜなら、フィルター機能を使えば指定の文字列で絞り込むことが簡単に出来るからです
後半ではフィルター機能を使って「都道府県を絞り込む方法」について見てみましょう
基本的には曜日を絞り込む方法とほとんど一緒なので操作は簡単です
それでは早速その方法を解説していきます
この表から東京都だけに絞り込みます
作りは曜日の絞り込みとほぼ同じ作りです
基になったデータベースは「個人情報シート」です
では、住所を絞り込んでみましょう
「アドレス帳の編集」ボタンをクリック
「フィルター」をクリック
「フィールド」のリストから「住所」をクリック
「条件」のリストをクリック
「が値を含む」をクリック
「比較対象」のテキストボックスに「東京都」と入力
「OK」ボタンをクリック
「OK」ボタンをクリック
その結果、ちゃんと東京都を含む項目だけ表示されました
作業はこれだけです
ちなみにフィルターを解除したい時は「アドレス帳の編集」の「並べ替え」をクリック
「最優先されるフィールド」の「リスト」をクリック
一覧から「氏名」をクリック
「OK」ボタンをクリック
「OK」ボタンを押す
フィルターの解除ボタンは無いのでこの方法が一番手っ取り早く全て表示出来ます
こんな風にフィルター機能を使えば、Excel側の内容はそのままでWordだけで絞り込みなどが出来るので覚えておくと便利です
繰り返しになりますが、差し込み印刷で都道府県の絞り込みをするには曜日と同じようにフィルター機能を使うのが一番簡単な方法です
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