今回は、Wordの応用編第4弾「 箇条書き・ 段落番号・アウトライン」についてのお話です。
え～。いきなり3つも覚えるの？ と思うかもしれませんが、セットで覚えても場所はまとまっているし、使い方は基本的にボタンひとつなので簡単です。
それにこの3つの機能は、1箇所にまとまっていてすごく覚えやすいので構えず気楽に学んでいきましょう。
普段Wordで書類を作っていると、1・2・3というように連番を振ったり、「・」中点(なかてん)もしくは、中黒(なかぐろ)記号を入力したいときってありますよね。
よくWordの書類を見ると、番号や記号を直接入力しているものを見かけます。
確かに「機能を覚えるんだったら、直接入力する方が簡単でしょ」という気持は良くわかります。わざわざ機能なんて覚えなくても書類は作れますからね。
ただ、手入力よりも多くのメリットや、かっこいい書類を作るためには必要になる知識なので、ぜひ抑えちゃいましょう。
それでは、さっそく本編へ行ってみましょう！！
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「キャンプ場の利用ガイド」を作って3つの機能を覚えよう
今回は、キャンプ場の利用ガイドを作って各機能の使い方を覚えちゃいましょう。
まず、今回作る書類の完成版を確認しましょう。
まず、書類の原本を用意しているのでやってみたい場合は、ダウロードして下さいね。
続けてですが、今回の書類の各設定箇所を押さえておきましょう
なんだか難しい文字が多いので複雑そうに見えますが、機能や設定方法はすごく単純なので簡単ですよ。
今回のポイントは、「アウトライン」と「箇条書き」の設定部分ですがそれについては後ほど説明していきます。
まずは、段落番号から早速設定してみましょう。
「段落番号」を設定してみよう
まずは、「段落番号」を設定してみましょう。
段落番号とは、連番を自動的に振る機能です。簡単ですね。
百聞は一見に如かず。まずは設定方法を実際に見ていきましょう。
番号を振りたいチェックイン項目を「行選択」します。
「ホームタブ」の「段落グループ」の「段落番号」をクリックします。
はい。これだけです。超簡単ですよね。
「段落番号」と「手入力」の連番の設定の違い
ここで「段落番号」設定のメリットを紹介しますね。
まず段落番号設定と手入力の違いを見ていきましょう。
段落番号の場合は、番号をクリックすると背景がグレーに変わることと、「→」がセットになっているのが特徴です。
段落番号を設定する最大のメリットは、自動で連番が振られることです。
手入力の場合は、その都度番号を振り直す必要がります。
しかも、項目を削除・追加したときは自動で番号振り直して整えてくれるんです。
段落番号を設定していれば、自動で番号を振り直してくれますが手動の場合は、都度調整する必要があるので結構面倒なんですよね。
チェックアウトの項目も同じ手順なので設定しておきましょう。
続いて今回のメインである「アウトライン」と「箇条書き」の設定方法について見ていきましょう。
アウトライン設定をしてみよう
では、アウトラインの設定をしてみましょう。
ちょっと複雑なので少しずつ設定していきましょう。
注意事項の内容をすべて行選択しましょう。
①「アウトライン」に設定したい範囲を行選択しておきます。
「ホームタブ」→「段落グループ」→「アウトラインボタン」の▼をクリックして、好きな表示方法をクリックします。
今回は、「1.1」という表示方法を選択しました。
②設定が終わると「段落番号」と同じように連番が設定されます。
今回《ゴミの分別》は、連番を外すためにここで一工夫しましょう。
まず、《ゴミの分別》の「《」の左をクリックしておきます、(連番を削除する準備をします。)
③「《」の左をクリックして2回「BackSpaceキー」を押しましょう。
1行上に《ゴミの分別》が移動すれば準備完了です。
④次に「《」の前で「Shiftキー」を押しながら「Enterキー」を押します。
そうすると、改行マークが「↓」になって《ゴミの分別》の前には連番が付いていなければOKです。
⑤次にゴミの分類の内容を「リストのレベル変更」します。
設定したい範囲 (5～10の範囲) を行選択しておきましょう。
「ホームタブ」→「段落グループ」→「アウトラインボタン」の▼をクリックして、「リストのレベルの変更(C)」をクリックしたら、上から2番目の「レベル2」というスタイルをクリックしましょう。
⑥設定すると「4.1・4.2……」といったように4つ目のルールの詳細として設定出来ます。
これでリストレベルの設定まで完了しました。
この作業は、「4という項目」の中で更に番号を振って管理したいときに使います。
設定方法は簡単なので覚えておくと便利ですね。
今回のポイントは改行の方法です。
通常改行は、「Enterキー」を押しますが今回のように特殊な改行をしたい場合は、「Shiftキー」を押しながら「Enterキー」を押します。
改行マークが「↓」に変わることで連番の設定から外れることが出来ます。
これは、意外と使う場面があるので覚えておいて損はないですよ。
ちなみに「Enterキー」を押す場合は、正式名称を「改段落」と言って「Shiftキー」+「Enterキー」の操作を「改行」と言うそうです。
ただ、正式名称を覚える必要はないので、「特殊な改行をする操作」と覚えておけば十分です。
それでは、次は箇条書きの設定方法について触れていきましょう。
箇条書きの設定をしてみよう
いよいよ最後の仕上げ設定です。
その前に箇条書きとは、文字の頭に「・」などの記号をつけるための機能です。
今回は、ごみの分別方法がこのままではちょっと分かりづらいので、それぞれの頭に「・」をつけてみましょう。
設定方法はかなり簡単ですが、最後の調整はちょっとした工夫が必要なので順番にやってみましょう。
①「ゴミの分別」の4.1～4.6を行を選択します。
「ホームタブ」→「段落グループ」→「箇条書き」をクリックしましょう。
実は、箇条書きの設定は以上です。
ただ結果を見ると分かるんですが、文字の頭の「●」の位置を調整したいので次に進みましょう。
②続いて「●」の位置を《ごみの分別》の位置に合わせたいので、段落のオプションボタンをクリックしましょう。
オプションボタンの位置は、「ホームタブ」の「段落グループ」右下の小さいボタンをクリックします。
③「最初の行(S)：」のリストをクリックして「字下げ」をクリックしましょう。
④「幅(Y)：」に「4」を入力して「OK」ボタンをクリックしましょう。
⑤「●」の位置が全て右側に下がってキレイに整えばOKです。
以上で「段落番号・アウトライン・箇条書き」の設定は終了です。
今回は、最後に「インデントの設定」も合わせて行いましたが、ポイントは「字下げ」設定です。
「字下げ」とは簡単に言うと「指定した文字数分文字を右側に動かす機能です」
今回指定した「4」という数字は「4文字分右側に動かしてね」という設定です。
今回は、「・」も含めた「字下げ」設定なので分かりにくいですが、「生ゴミ」(その他の項目も)の文字を4文字目の位置に設定しています。
インデントについては別の記事で紹介していますので、インデントって何？という時は見てみて下さい。
あとは、レイアウトを調整したら完成です。 お疲れさまでした。
レイアウトは自由に設定してみましょう。
完成版も見たいという方は、下記からダウンロードして下さい。
まとめ
さて、今回の「 段落番号・アウトライン・箇条書き」の設定 はいかがでしたか？
設定自体は、とっても簡単ですよね。
この機能を知っていれば、自動的に連番などを振ってレイアウトも調整してくれるので、今回の機能を使わない理由は無いです。
今回は、インデント設定も含めた設定方法を紹介しましたが、今回のような応用した使い方を知らないと面倒だから直接入力すればいいや、という結果になることが多々あります。
単純な機能ですが、実際の書類を作るときに分かりづらい機能でもあります。
ポイントは、「特殊な改行」の方法を知ることと、「インデントで文字の頭を揃えられるんだ」ということをセットで覚えることが、大切なのでちょっとづつ理解しましょう。
それでは今回はここまでです。
次回、またお会いしましょう。 バイバイ！！！！
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