今回は、Wordの応用編第2弾として「書式設定に潜む罠」についてのお話です。
Wordの主な目的は、文書作成です。
文章を作るということは、手紙やマニュアル・本や原稿を書くには非常に向いているソフトです。
こういった書類って仕上げに色を付けたり、写真や図形などを挿入したり、目立たせたい文字を大きくしたりしますよね。
これは、基礎編で「書式のコピー方法」でも紹介している通りすごく便利なんですね。
ところが、この「書式設定」という機能。 弱点があるんです。
コレを知らないと便利なはずの書式設定が原因で下手をすると他の人を怒らせてしまうなんてケースもあるんですよ。
ちょっとしたことなのに意識していないと非常に面倒になる書式設定のデメリットについてキチンと把握しておきましょう。
なんだか、久しぶりに叫び声が聞こえますね。 さあ、今回はどんなトラブルが待っているんでしょう？
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Word(ワード)にコピペするとレイアウトは崩れる
オラ～～～！！！ 坂田～～～～～！！！！！！
この資料作ったのはお前か！！！！ お前なめてるだろ！！
す、すみませ～～～ん。
はい。そうです。 自分が作りました。
何か問題がありましたか？
いや、問題しかないだろ！！
あれでよく提出できたな。
すっすみません！！
あの～。この資料のどの辺りが問題でしょうか？
いきな、ぶちギレの君近さんは、どうして起こってるんでしょう？
坂田くんの作った書類を一緒に見てみましょう。
坂田の資料を見たい方は、ダウンロードボタンをクリックしましょう。
まず、デザインセンスが無いのは致命傷として、一番の問題は書式がバラバラすぎる！！！
簡単に言ってやると、全体の書体がバラバラで気持ちが悪い！！！！
原因は分からんだろうから、その辺にいるツルトロさんでも捕まえて出直してこい！！！ 良いな。ちゃんと勉強して再提出するように。
ぐふぉぉぉ！！ 確かにデザインセンスは無いのは分かってますが、いきなり致命傷なんですね……。
う～ん。確かに書体にばらつきがありますね。 ネットから流用すると、どうしてもバラつくんですよね。
分かりました。ツルトロさんにお願いして再提出します！！！
さて、今回の問題点はどこにあるんでしょうか？
まずは問題点を整理してみましょう。
今回の問題点はこんな感じです。
要は、ホームページから流用した文字をほぼそのまま使うと書式がバラバラになっていることが問題です。
では、どうすれば良いんでしょうか？ 具体的に見ていきましょう。
どうすりゃ良い？？ ホームページから上手に表をコピペする方法
今回の問題になっている部分は、【サイズ・重さ】という部分の表をコピペしたときに書式がバラついていることにあるようです。
ホームページから文字や表をそのまま貼り付けようとすると面倒なことになるんですね。
その対処法は意外と簡単なので、やり方を見ていきましょう。
ぬわぁぁぁぁ～～～～。
ヅルドロざ～ん！！ 助けてくださ～い。
このままだと君近さんにボコボコにされます～～～。
やめてくださいよ。坂田さん。
男のくせに泣き言ってドン引きですよ。
まぁ、まぁ長谷川さん。
確かにドン引きだけど、坂田くんも大変みたいだから、手伝ってあげよ。
のわぁ～～～。 色んな人に散々なこと言われると辛いッス！！
くそ～、対応方法をマスターして絶対に一発OKもらってやります！！
よろしく、お願いします。
よし、それじゃあホームページからの正しい貼り付け方法をマスターしていこう
ホームページを貼り付ける時には、ざっくり2通りあります。
1つ目は、【ワードの書式は無視してホームページの書式のまま】貼り付ける方法
2つ目は、【両方の書式を生かして】貼り付ける方法です。
はずは、1つ目の方法を見てみましょう。
今回は、私の記事から勘定科目の表の貼り付け方法をサンプルに見てみましょう。
この表をWordにコピペしてみましょう。
そのまま貼り付けるとパッと見は問題無いように見えますが、用紙2枚に渡っている点と、行間が広いので文字に対して行の高さが高すぎです。
こんな風にホームページから何かの資料として内容をコピペすると、ホームページ側の設定をWordで表現しようとするので、上手くいかないんですね。
じゃあ、こんなときのはどうすれば良いんでしょうか？
それが2番めの方法です。
こういう場合は、「書式を結合」機能を使って貼り付けましょう
方法はシンプルです。
貼り付けたい内容をコピーしたら、
Wordの「ホーム」タブ→クリップボードグループの「貼り付け」ボタンの「▼」をクリック→「書式を結合(M)」をクリックすれば、
ホームページ側とWordの設定の中間の書式をキープしてくれるので、ちょうどいい具合に貼り付けることができるんですよ。
あとは、書式を整えてあげれば、最低限の手間でクオリティーの高い資料を簡単に用意することがで出来ます。
表の整え方は、表の作り方を参考にしてもらえるとスムースにできすよ。
商品名をWordに合わせて貼り付けるにはどうすればいいの？
次の問題点は、【商品名】の書式が違うのでバラバラになってしまう点ですね。
ホームページからコピペすることって意外と多いんですが、書式を周りと一回一回合わせるのは大変ですよね。
今回は、その対処法について見ていきましょう。
なるほど。確かにこうすれば、ホームページからWordに表を貼り付けるにはいいですね。
でも、タイトルやその他の部分をコピペしたい時ってどうすれば良いんです？
そうですよね。
僕も今回のような資料に関わらず色々な場面でホームページから流用しつつ、自分のオリジナルに仕上げていくことが多いんですが、毎回毎回Wordの標準書式に揃えるのってすごく大変ですよね。
良いところに気づいたね。
例えば、表になっていても内容だけコピペしたいときや、色々なところから内容の一部を流用することって確かに多いよね。
その度に書式を手動で標準に直すとなると余計な時間が掛かっちゃうから非効率的だね。
じゃあ、そんなときの対処方法についてみてみよう。
ホームページからコピーした文字をWordに合わせて貼り付ける方法は、大きく分けて2通りあります。
1つ目は、「貼り付けるときにWordに合わせる」ようにする方法
2つ目は、「貼り付けたあとにWordに合わせる」ようにする方法です。
まずは、1つ目の貼り付けるときにWordに合わせる方法をする前に「商品名をホームページからコピー」しましょう。
①目的のページからタイトル部分をコピーしましょう。
②「ホーム」タブ→クリップボードグループの「貼り付け」ボタンの「▼」をクリック→「テキストのみ保存(T)」をクリックすれば、文字だけを貼り付けることが出来ます。
はい、終わり。 簡単でしょ 。
続いて2つ目の方法を見てみましょう
書式が違う文字を選択しましょう。
「ホーム」タブ→フォントグループの「すべての書式をクリア」ボタンをクリックします。
これで、Wordの標準の書式に変更完了です。
これも、すごい簡単ですね。
さて、仕上げに坂田君の書類をキレイに仕上げて君近さんに再提出するように伝えましょう。
今回の「完成版」はココでダウンロードできます。
まとめ
さて、どうかな？
ホームページからコピーしてきた文字をどうやったらWordに貼り付けることができるか分かってもらえたかな？
え～～～。 助言とか言ってまた怒られたってだけじゃないんですか？？
うぐぅ！！ 否定できない面もあるけど、ほんとにそうだなって思ったんだ。
それがさ……
なるほど。 今回は、それなりに気を使えた書類になってるじゃないか。
これからは、自分でも今回のようなことに気を配って書類を作って提出するように分かったな！！！！
それと、今回は流用や引用という意味でホームページから文字をコピーさせてもらっているが、くれぐれも文字や画像をそのまま印刷したり、書類にまとめるようなことをするなよ。
あくまで一部の情報を引用して、自分の考えや書類の体裁を整えて作成するように。 これからも精進しろよ。
こんな感じだったよ。
たかが書式設定かもしれないけど、それがかなり重要なことだってことが分かって今回は、勉強になりました。 ありがとうございました。
さすが君近さん。
坂田さんの抜けていることを鋭く見抜くわね。
私も今回はすごく勉強になりました。
それなら良かった。
ちゃんと知っていれば特に難しくは無いんだけど、意外と知らなかったこういうことに気付かずに書類を提出しちゃう人は多いから、こういう気配りができるともっと良くなるね。
簡単だから、これからも使いこなしていこう！！
今回のポイントを簡単に言うと
ホームページとWordは、作りが全く違うのでそのままコピペしようとすると、レイアウトが崩れてしまうことが今回の原因です。
それを避けるには、初めから「テキストとして貼り付ける」か後から「書式をクリアする」をすることで、Word側の書式に合わせることが解決法でした。
ほとんどの機能は「ホームタブ」に集まっているので覚えやすいですよね。
これからは、コピペして流用した書類を作るときには今回のやり方を思い出して作ってみて下さいね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
それでは、次回お会いしましょう。 バイバイ(^_^)/~
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