IFS関数を使おうとしたら何故か使えない……使えてる人もいるけどどのバージョンのExcelから使えるか知りたい
IFS関数ってIF関数と似てるけどどう違うの？ それにどうやって使ったら良いのか分からない
IFS関数を使ってたらエラー表示が出るのはどうして？ どうしたらエラーを表示させなくできるの？
こういった疑問に答えます
✔IFS関数の使い方に関するテーマ
①IFS関数は最新の関数なのでOffice2019以降なら使えます
②IFS関数はIF関数のネストを省略するために使うのが目的です
③IFS関数のエラーは条件の未設定なので「TRUE」で回避します
この記事を書いているのはOffice歴約20年
現在、エステサロン経営をしながらITを使った現場のマネジメントをしています
「IFS関数の使い方」に関して実体験に基づいて解説しています
目次を使って読みたい項目へ
IFS関数は最新の関数なのでOffice2019以降なら使えます
IFS関数を使いたいならOffice2019以降に切り替える必要があります
IFS関数は新しい関数なので原則「Office2019」以降でしか使えません
但し「Microsoft365(サブスクリプション)」の契約をしている場合は、常に最新の状態でOfficeを使うことができるので、こちらの場合も問題無く使えます
IFS関数とはどんな関数なんでしょう？
詳しい使い方は改めて紹介しますが、まずは基本を押さえておきましょう
IFS(イフス・イフズ・イフエス)関数は色々な読み方がありますが、ここでは「IFS(イフス)関数」とします
「IFS」という名前の通り「IF関数の複数系」の関数でIF関数より分かりやすく複数の条件を設定することが出来ます
IF関数の使い方については他の記事でも紹介しているので参考にしてみて下さい
基本的な使い方は「=IFS(条件1,条件1と一致した時の結果,条件2,条件2と一致した時の結果,条件3,条件3と一致した時の結果……)」これだけです
凄くシンプルですよね
IFS関数はIF関数の弱点をカバーできるように作られた関数ですが、Excel2019以前のバージョンでは原則使えないので、仕事などで古いOfficeを使っている人のにデータを渡す時などは注意が必要です
繰り返しになりますが、IFS関数を使いたいならOffice2019以降に切り替える必要があります
IFS関数はIF関数のネストを省略するために使うのが目的です
IFS関数はIF関数で複雑になりすぎるネストの問題を解決することができる関数です
IF関数で複雑な条件を設定するためには何度もネストを繰り返す必要があります
また、ネストを繰り返しすぎると数式が長くなりすぎたり、思った結果にできなくなってしまいます
それを解決するために作られたのが「IFS関数」です
最初に少し触れましたが、IFS関数は凄くシンプルに「条件と結果」を設定できるので数式を分かりやすくしてくれます
話だけでは分かりづらいので具体的な例をあげて解説しましょう
まず、IF関数の解説の時に使った「ガラポン抽選大会」を基に解説していきましょう
「A3セル～B3セルの範囲にあるガラポンの懸賞一覧」を基に抽選結果を自動で切り替える設定をしてみましょう
「D列」の抽選結果の列に1等～3等と入力すると「E列」にその結果を自動で表示します
IF関数とIFS関数を使った両方のパターンで設定していますが、どちらも結果は同じです
注目したいのは同じ結果でも数式の内容にどれくらい違いがあるかということです
これが今回設定した関数の内容です
どちらも同じような内容ですが一つ一つ分解して見てみましょう
まず、IF関数で自動的に結果を表示するためにはこんな風にいくつもIF関数をネストさせる必要があります
合計で3回もIF関数が出てきているのでIF関数を使い慣れていないと混乱してしまいます
一方IFS関数を使うとどうなるでしょう？
こんな風に同じ結果を表示する場合でもかなりシンプルですね
ネストする必要が無いので内容が分かりやすくなっています
「条件①と一致したら結果①を表示する」
一致しなかったら「条件②と結果②が一致するか確認する」コレを繰り返して判断します
ネストする必要がなくなったのですごくシンプルに複雑な条件を表示できるようになりましたね
繰り返しになりますが、IFS関数はIF関数で複雑になりすぎるネストの問題を解決することができる関数です
よくある質問：もっと複雑な条件だったらIFS関数は意味がないんじゃないの？
こういったを質問を受けることがあります
確かにIF関数とIFS関数の式の長さはそこまで差は出ません
なぜなら条件が複雑になれば自然と式は長くなってしまうからです
ではどういうことなのか具体例を上げて解説します
例えばIF関数のお話で出てきた「ジャンケン勝敗表」のような場合はもっと複雑です
IF関数の話はこちらで詳しく解説しています
実際に両方の設定方法を見比べてみましょう
【IF関数を使った場合】
=IF(B3=C3,”もう一回”,IF(OR(AND(B3=”グー”,C3=”パー”),AND(B3=”チョキ”,C3=”グー”),AND(B3=”パー”,C3=”チョキ”)),”勝った”,”負けた”))
【IFS関数を使った場合】
=IFS(B3=C3,”もう一回”,AND(B3=”グー”,C3=”パー”),”勝った”,AND(B3=”チョキ”,C3=”グー”),”勝った”,AND(B3=”パー”,C3=”チョキ”),”勝った”,”TRUE”,”負けた”)
両方とも同じように見えますがコレでもIFS関数の方がシンプルですよね
なぜなら、IF関数のように何度もネストする必要が無いからです
但し、IFS関数の弱点は1回1回の答えが必要なので式が長くなる傾向にあることです
例えば「B3=C3,”もう一回”,AND(B3=”グー”,C3=”パー”),”勝った”」こんな感じです
「1つの条件に対して1つの結果をセット」にしているので一見複雑に見えますが、セット単位で見ることができるため思っているよりもシンプルです
今回の例は「AND関数で複雑な条件をクリア」しているので難しく見えますが、IF関数の場合と違って意外とシンプルに数式を書くことが出来るので、圧倒的に便利なことは間違いないです
繰り返しですが、IF関数とIFS関数の式の長さはそこまで差は出ませんがIFS関数の方が非常にシンプルで使いやすい関数なのは間違いありません
IFS関数を使ってたらエラー表示が出るのはどうして？ どうしたらエラーを表示させなくできるの？
IFS関数のエラーの原因は条件が未設定になっていることが原因なので「TRUE」の設定をすれば回避出来ます
IFS関数は性質上「条件＋結果」をセットで扱うのでセットに該当しないとエラーを表示してしまいます
このルールは絶対なんですが、困ったことにIF関数の「どれにも該当しなかった時」の設定の方法が分からないとエラーが表示され続けてしまうことになってしまいます
ではどうすれば良いのか？ その具体的な対処方法を知っておきましょう
その方法は「どれにも該当しなかった時」の対処方法は「TRUEと結果」をセットにすればOKです
例えばこんな感じです
この場合はエラー対策している場合と対策指定な場合ですね
この結果の数式を見てみましょう
エラーの対処済みかどうかの違いは最後の設定です
「”TRUE”,”残念”」の部分ですね
こんな風に「TRUE(条件)と結果」をセットにしてあげることで「どれにも該当しない時」の設定が出来ます
数式は少し長くなってしまいますが、同じルールで簡単に設定出来るので活用してみて下さい
繰り返しになりますが、IFS関数のエラーの原因は条件が未設定になっていることが原因なので「TRUE」の設定をすれば回避出来ます
オススメのExcel関数の解説書 5選
関数を本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本を購入をオススメしている理由と各本の紹介に関して、下記の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてください
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