今回の記事では
ピボットテーブルで総額の並べ替えをするにはどうしたら良いの？
それと年度などの情報を絞り込むにはどうすれば良いの？
ピボットテーブルでフィルターを使った絞り込みの解除をするにはどうすればいいの？
どこでどんな絞り込みの設定がされてるのか分からないから結果が上手く表示出来ない
こういった疑問に答えます
✔ピボットテーブルのフィルター設定と解除のコツのテーマ
①総額や年度の並べ替えなどはフィルター機能を使えばサクッと出来ます
②フィルターの設定解除は形とコツを掴んでしまえば簡単に解除出来ます
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「ピボットテーブルのフィルター設定と解除のコツのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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目次を使って読みたい項目へ
総額や年度の並べ替えなどはフィルター機能を使えばサクッと出来ます
ピボットテーブルで並べ替えや絞り込みはフィルター機能を使えば簡単に実現できます
なぜなら、ピボットテーブルの基本的な作りはテーブル＋フィルター機能で出来ているからです
それでは、並べ替えや絞り込みについて解説しています
ただ、ピボットテーブルの基本操作に不安がある場合は「ピボットテーブルは情報分析に特化した表」という記事で解説しているので参考にしてみて下さい
今回は「果物売上管理表」というデータベースシートとピボットテーブルシートを事前に用意しています
まずは、それぞれのシートを確認してみましょう
これが、データベースの内容です
これがピボットテーブルの内容です
まずは、フィルターを使った並べ替えや絞り込みの基本操作を果物名を例に設定してみましょう
まず、都道府県の並べ替えをしてみましょう
並べ替えの操作を詳しく知りたい場合は「ピボットテーブルの並び変えの基本は簡単」という記事で解説しているので参考にしてみて下さい
今回は「降順」で並べ替えてみましょう
並べ替えたい項目(都道府県名)をクリックしておきます
フィルターボタンをクリック
「降順」をクリック
これで都道府県名は無事に並び替えが出来ました
では、今度は「東京都と千葉県」に絞り込んでみましょう
絞り込みをする時はフィルターボタンをクリック
初期状態だと全ての項目(都道府県名)にチェックが入っているので「(すべて選択)」をクリック
絞り込みたい「東京都と千葉県」のチェックボックスにチェックを入れて「OK」ボタンをクリック
これで「東京都と千葉県」に絞り込みが出来ました
こんな風にピボットテーブルで並べ替えや絞り込みはすごく簡単に出来ます
では、ここでフィルターの形について見てみましょう
後半で解説しますが、非常に重要なことなので要チェックポイントです
行ラベルと列ラベルのフィルターボタンの形に注目してみましょう
行の方は「フラスコ型」をしています
一方列の方は「逆三角型」をしています
この形の違いは並べ替えや絞り込み設定をしているかどうか？
の違いです
今、設定してきたようにフィルターの設定をすると「フラスコ」に変わり何も設定していないと「逆三角」のままになるということを覚えておきましょう
では、最後に日付の絞り込みもしてみましょう
日付を絞り込む時も基本操作は同じです
絞り込みたい対象(日付)を選択した上で「フィルターボタン」をクリック
「OK」ボタンをクリック
2021年のみに絞り込めました
こんな感じで並べ替えや絞り込みは、簡単に設定することが出来ます
繰り返しになりますが、ピボットテーブルで並べ替えや絞り込みはフィルター機能を使えば簡単に実現できます
フィルターの設定解除は形とコツを掴んでしまえば簡単に解除出来ます
フィルターの設定を解除するにはどこに何の設定がされているか見れば簡単に解除することが出来ます
なぜなら、フィルターの設定はフィルターの形を見て設定の解除をするのが一番効率が良いからです
では実際にフィルターの解除方法とコツについて解説していきます
作業前にまずフィルターボタンの形をもう一度チェックしておきましょう
行・列共に「フラスコ型」をしています
つまり、都道府県や日付の絞り込みをされているということが分かります
この形の意味を知らないと例えば
「データベースの内容を更新したのに結果に反映されない」
「探している項目が見つからない」
などのトラブルが発生して解決方法が分からなくなってしまいます
では、最初に行項目のフィルター設定を解除してみましょう
行ラベルのフィルターをクリックします
「”都道府県”からフィルターをクリア」項目をクリック
これで「都道府県」のフィルターが解除されて全ての項目が表示されました
手順は同じですが、列項目もフィルターの解除をしてみましょう
列項目のフィルターボタンをクリック
「”年”フィルターをクリア」をクリック
絞り込まれていた日付が全て表示されました
フィルターボタンを見て見ると「逆三角」になっているので解除されているということが分かりますね
ちなみに「行項目」の「逆三角＋矢印」マークは「昇順や降順」で並べ替えをしていると意味になるので一緒に覚えておきましょう
昇順は「↑」降順は「↓」です
最後にフィルターの設定を一括で解除する方法を紹介します
今回のようにシンプルなピボットテーブルなら今の方法で十分ですが項目数が多くなったピボットテーブルの場合は、色々な設定をしているので解除するにも手間が掛かります
また、設定を見逃す危険性も大きいですよね
そんな時は今から紹介する方法を使えば一瞬で解決できるので覚えておきましょう
あらかじめピボットテーブルの任意の場所をクリックしておきましょう
クリックするする場所はピボットテーブル内であればどこでもOKです
ピボットテーブル内のセルをクリックした状態で
「データ」タブの「並べ替えとフィルター」グループにある「クリア」ボタンをクリック
行列のフィルターボタン見るとちゃんとフィルター設定が解除されていますよね
こんな風にフィルターの形とフィルター解除の方法をきちんと抑えておけば、ピボットテーブルを使いこなせるようになるので基本をしっかり押させておきいましょう
繰り返しになりますが、フィルターの設定を解除するにはどこに何の設定がされているか見れば簡単に解除することが出来ます
オススメのピボットテーブルの解説書 5選
ピボットテーブルを本で学ぶ時は次に上げるものがオススメです
本はいつでも見ることができ知識の宝庫なので読んで損なしです
スキマ時間などを活用して本で独学や教わったことを復習するなど活用の幅はたくさんあります
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