最初からそう教えてよ！！　表作りから始まるExcel初心者講座

Excel基礎知識編_第1弾

今回は、Excel(エクセル)の基礎知識についてのお話です。

まず、Excelとは、「表計算ソフト」のことです。

「表計算ソフト」なんて言われてもよく分かりませんよね。

私もこの言葉だけじゃサッパリです！！

そんなExcelですが、ちゃんと使えると、ものすごく便利なソフトなんですよ。

そして、日本のほとんどの会社に導入されているソフトなので、覚えておいて損はありません。

ただ、普段から家ではパソコンは使わないよ。っていう人や学校では基本操作を習ったけど、使いこなせるか？　って言われるとビミョ～～。

なんていう人が、ほとんどを占めるソフトです。

それでも、Excelって本当はめっちゃ便利なソフトなんです。

そして、Excelはすごく面白いソフトなんですが、そういうイメージって無いですよね。

Excelの面白さは、便利に使いこなせるようになると分かってくるんですが、たくさんのことを覚えなきゃいけないし大変そう。ってイメージが定着してしまっているように思います。

確かに最初からバリバリ使いこなせるわけでは無いんですが、コツさえ掴めばちょっとしたものはサクッと使えるようになります。

サクッと作れるようになると、面白さが分かってくるものなんですよ。

大切なことは、たくさんのことを順に追って覚えようとしないことです。

例えば、一覧表を作るにはどの機能をどう使えば良いの？　そう思った時に必要な機能に絞って覚えるようにすれば良いんです。

今回は、「最初からそう教えてよ」という面白さを実感できるようなExcelの最初に覚える基本的な使い方に的を絞って解説していきますね。

それでは、サクッと本編へLet’s GO！！

Step1　作りたいものをシッカリと把握しよう

今回は、Excelの基本操作だけで作れる「ビギナーキャンパーおすすめアイテム」という表を作ってみましょう。

今回も練習用のファイルを用意してあるので、一緒にチャレンジしてみましょう。

今回のファイルは、「完成版・練習用・1回目の完成版」の3つのシートに分かれています。

まずは、練習用シートを使って作業してみましょう。

まずは、今回作る表を確認してみましょう

今回の掲載内容は CAMP HACK様の掲載内を流用させていただきました。

これくらいの表は、難しそうに見えて初心者でも作ることが出来るんです。

Wordを使ったことがあれば、基本操作は似ているので覚えることも減りますよ。

え？　ほんとに出来るの？　って思うかもしれませんがコツさえ掴めば以外と簡単なので少しずつマスターしていきましょう。

でも、この表だけ見るとこれってわざわざExcelで作る必要ってあるの？　って思うかもしれませんが、実務でもこれくらいの表をExcelで作らないといけないことはよくあります。

今回は、金額の合計を計算する必要があるので、Excelを選択したという体(てい)で作っていきたいと思います。

表の作り方など、WordとExcelどっちを使って書類を作るべきか？　迷った場合は、WordとExcelの使い分けという記事を参考にしてみて下さいね。

Step2　Excelの基本の基本を押さえよう

作り始める前に基本の基本を抑えておきましょう。

まずは、最初から作りたい。似たような書類を作りたいときにはどしたら良いでしょう？

では、Excelの起動方法や、基本的な用語を押さえておきましょう。

Excelを起動したいときは、次の順番で起動しましょう。

※今回は、Office365のExcelの起動方法を紹介しています。

Excel2010などの場合は、「M」グループまでスクロールして、Microsoft Officeフォルダの中の「Microsoft Excel 2010」などのファイル名を探してクリックすれば、Excelを起動出来ます。

1. Windowsボタンをクリックします。
2. 「E」のグループまでスクロールします。
3. Excelのアイコンをクリックします。

これでExcelは起動できます。

このままシートを新規作成してみましょう。

開いた画面の左上の方に「空白のブック」という絵があるのでそれをクリックします。

これだけです。あら簡単。

続いてExcelの基本的な用語の説明にいってみましょう。

ここでは、基本的な各部の名前について触れておきます。

1. 「行(ぎょう)と列(れつ)」とは、行は1行目2行目といった横向きの範囲のことで、列とは、A列・B列といった縦向きの範囲のことです。
2. セルとは、「行と列で仕切られた1マス」のことをセルと呼びます。
3. シートとは、本で言うページのことで10枚でも100枚でも増やすことが出来る紙だと思って下さい。
4. タブとは、「ホーム」・「挿入」など似たような機能をまとめたインデックス付の引き出しのようなものです。タブをクリックすることで色々な機能を使うことが出来ます。
5. 「縦スクロールバーと横スクロールバー」とは、Excelはめっちゃ簡単に言うとバカでっかい方眼紙のようなものです。めっちゃでかいので普段は一部しか見えていないため他の部分を見るために画面をスクロール(移動)させる役割があります。

Excelの基本はこんな感じです。

びっくりするくらい簡単に説明していますが、あまり用語ばかり覚えても頭がいっぱいになってしまうので、ココまでの基本だけ覚えておきましょう

あとは、一緒に作業しながらだんだんと用語に慣れていくのが上達のコツです。

それでは、実践！！いってみましょう！！

Step3　必要最低限のタブと機能を押さえよう！！

まずは、これだけは押さえておきたいタブを覚えましょう。

最初に覚えるタブは、「ホーム」「ページレイアウト」「表示」の3つと「ファイル」の4種類のタブだけです。

大切なのは、「どのタブ」に「どんな機能」がまとめられているのか？　ということを把握すること。

もちろん。全てのタブと機能を覚えることは、難しいので最初は、グッと絞り込んで覚えておけばOKです。

早速それぞれのタブと基本的な機能を把握しましょう

タブと機能については、表にまとめたので参考にしてみて下さい。

覚えるタブの種類と機能ですが、使う機会が多い順に覚えてしまうのがコツです。

「ファイルタブ」については、Wordとほぼ一緒なので、Wordをマスターする4つの方法も参考にしてみて下さい。

今回は、初心者でもコツさえつかめば簡単に作れる表を実際に作っていきながら、各タブの機能と使い方を解説します。

これくらいの表をササッと作れるようになれば、Excelの基本操作が出来るようになりすますよ。

Step4　「内容の入力」と「セルの結合」をしてみよう

Excelで表を作るときはWordと違って、文字の折返し(右端で改行して表示する機能)を自動的にしてくれません。

そのため他のセルに隠れて文字が見えないなんてことがあります。

そんなときは、落ち着いて隠れてるだけだから大丈夫と理解して入力を進めましょう。

ちゃんと入力されているか確認する方法も後で出てくるので心配であれば、少し読み進めてから作業して下さいね。

言葉だけじゃ、伝わりづらいので実際の入力方法を図で確認しながら、一緒に入力しましょう。

まず最初は「タイトルと項目名」を入力しましょう。

「ジャンルやタイプ・商品名」が絡んでくる関係で多少複雑になっています。

今回は、「列を色分け」しているので色に合った列に文字を入力して下さいね。

タイトルと項目名の入力が終わったら、1行目の内容を入力しましょう。

但し、入力する内容によって長文のためセルに表示しきれない場合があります。

そんなときは、《数式バー》を見ましょう。

長文は、隣のセルに文字などが入力されていると隠れてしまうので数式バーで全文を確認しましょう。

次にアイテムの内容を入力しましょう。

入力している場所は、「C6～C9のセル」に入力しましょう。

ここで出てくる「C6～C9のセル」とは、「 C列の6行目のセル～ C列の9行目」の範囲のセルと言う意味です。

続けて次の項目を入力しましょう。

同じ要領で「B10～D14」の範囲を入力しましょう。

ただ、入力だけしていると、これって何を作ろうとしているのかイマイチ分からなくなってきます。

そこで今、作っている書類が最終的にはどんな形にしようとしているのか？　ここで一度整理してみましょう。

まだ作成途中ですが今作っているのは、「大分類　→　中分類　→　アイテム詳細→金額」の表を作っているということを把握しましょう。

こんな風に今できている表を「セルの結合」をして先に体裁を整えてしまうのも手ですね。

あとは、一つひとつ入力していきましょう。

ここで、「セルの結合」に触れておきましょう。

「セルの結合」とは、大分類や中分類を見やすくする為にセル同士をくっつける機能です。

やり方は簡単なので覚えてみましょう

1. セルを結合したい範囲を選択しましょう。ドラッグすればOKです
2. 「ホームタブ」→「配置グループ」→「セルを結合して中央揃え」の「▼」をクリックして「セルの結合(M)」をクリックします

セルの結合は、これだけです。

もし、セルを結合した時に「文字を真ん中」に表示したいときは、「セルを結合して中央揃え」を選択するだけです。

Step5　タイトルと項目名の設定を済ませよう

基本的な入力が終わったら、一度ある程度の体裁を整えましょう。

まずは、タイトルと項目名の設定をします。

各設定を整理するとこんな感じ。

まずは、タイトルの文字の設定です。

タイトルの各書式設定は、「ホームタブ」→「フォントグループ」→「フォントサイズ・フォントの色・太字」で設定することができます。

ここで注意することは、「A2のセル」を選択しておくことです。

Excelは、1つのセルの中に長文が入るので一見どこに文字が入力されているか迷うかもしれませんが、そんなときは、数式バーをチェックしてみましょう。

セルを選択した時に文字が表示されれば、そのセルに文字が入力されています。

では、実際に設定してみましょう。

1. 「A2セル」を選択します。
2. 「フォントサイズ」は、「▼」マークをクリックして「20」を選びます。

「フォントの色」も、「▼」マークをクリックして目的の色を選びます。

タイトルのセルの結合をしましょう。

1. 「A2～D2」のセルを選択します。
2. 「セルを結合して中央揃え(C)」をクリック

さあ、どうです？　これでタイトルの書式設定は完了です。

次は、項目の設定をしましょう。

要領は、タイトルの設定とほぼ同じなのでサクッといってみましょう！！

項目名のフォントの設定は、

「サイズ→11、色→白、背景1　装飾→太字　背景色→緑」

なので、各設定をしてみましょう。

手順は、「ホームタブ」→「フォントグループ」→「塗りつぶしの色」の▼を押して「緑」をクリック すればOKです。

ここで注意点ですが、フォントの色は白なので背景色を設定したあとに設定しましょう。

最初にフォントの色を変更してしまうと、背景色の白と同じ色なので消えてしまったように見えてしまいます。

最初は、背景色を設定しましょう。

項目名を設定するとこんな感じですが、「中央に文字」を持ってきたいですよね。

そういうときは、文字を中央に設定します。

文字の中央揃えは、「ホームタブ」→「配置グループ」→「上下中央揃え」 をクリック すればOKです。

Step6　行と列の高さと幅を整えよう

行と列の高さと幅を整えましょう。

まずは、行の高さを整理します。

• A列→10・B列→10・C列→50・D列→7

この幅で調整していきます。

そして、行の高さについてまとめましょう。

• 1行目→10・2行目→20・3行目→10・4行目→15

行の高さはこんな感じですね。

実際に行列の調整方法について見ていきましょう

基本的な方法は、こんな感じです。

まずは、A列を設定しましょう。

1. A列を設定したい場合は、「A1のセル」をクリックします。
2. 「ホームタブ」→「セルグループ」→「列の幅(W)…」をクリックしましょう。
3. 「列の幅ダイアログ」に「10」と入力してOKを押しましょう。

「行の高さ」や「列の幅」を変更する時には、ポイントがあります。

それは、「高さや幅を変更したいときは、その行や列のセルを選択した状態」にしておくことです。

つまり、

「A1のセル」をクリックしている　→　1行目の高さとA列の幅を変更出来る

「B2のセル」をクリックしている　→　2行目の高さとB列の幅を変更出来る

最初は、分かりづらいですが、使い慣れて感覚を押さえておきましょう。

行列の高さや幅を変更する方法は、もう一つあります。

それは、「右クリックを使ったショートカットメニュー」から選択する方法です。

実際にショートカットメニューを使って残りの行列の高さや幅を変更してみましょう。

B列の上で右クリックします。

このときにB列の上にマウスカーソルを合わせ、「下向きの黒い矢印」に変わったら、右クリックを押しましょう。

右クリックした「ショートカットメニュー」の中から、「列の幅(W)…」をクリックしましょう。

「列の幅のダイアログ」の「列の幅(C)」のテキストボックスに「10」と入力して、「OK」ボタンを押します。

次に行の高さの変更方法を見てみましょう。

2行目の上にマウスカーソルを合わせて「右向きの黒矢印」になったら、右クリックしましょう。

ショートカットメニューが表示されたら、「行の高さ(R)…」をクリックします。

行の高さダイアログの「行の高さのテキストボックス」に「20」と入力して、「OK」ボタンを押しましょう。

同じ要領でその他の行列の高さと幅を調整しましょう。

作業のおすすめは、ショートカットメニューを使った操作です。

慣れるためにも右クリックの作業をしてみましょう。

まとめ

さて、どうでしたか？

今回は、前半ということでここまでです。

次回は、「文字の折返しや印刷」などに関して紹介していきたいと思います。

今回の記事を読んで本当に初心者向け？　って思うかもしれませんね。

実は、一般的には初心者にここまで詰め込んだことを教えることってほとんどありません。

しか～し！！！！　私はこれくらいの内容は、はじめに覚えてしまうことが大切だと思っているので、初心者向けにしてはハードルを高くして紹介しています。

どうしてだと思います？

それは、Excelの機能を覚えることが目的になってしまう。

ということを避けたいからです。

本来大切なのは、「最低限のモノを作れる実務スキル」を習得すること

実務では、これくらいの表が作れないと困ってしまいます。

厳しめで大変だと思いますが、この方法が一番効率が良いのでちょっと大変ですが、慣れるまで頑張って覚えてみましょう。

次回は、この続きになりますのでお楽しみに！！

最後まで読んでいただきありがとうございました。

それじゃあ、バッハはい！！

第2弾に進むべし！！　▶