知って損なしExcelの基礎知識だけで実務でも使える表の作り方!! 簡単操作の組み合わせ方をマスターすべし!!

Excel基礎知識編_第2弾

今回は、第1弾の続きです。

目標は、「ビギナーキャンパーおすすめアイテム表」を完成させることです。

前回に引き続き、普通は初心者にはそこまで教えなくないか?

という内容にも触れていっちゃいます!!

ではでは、早速前回の続きから作っていきましょう!!

ちなみに前回から読みたい場合は、 Excel基礎知識編_第1弾へGOGO!!

「文字の折り返し」と「縮小表示」って何のこと?

前回は、表っぽい表示になるまで「行列の幅や高さの調整」までやってみました。

ただ、まだ表の完成までには、色々な調整が必要です。

では次に文字の表示を整える設定にチャレンジしてみましょう。

と、その前に今回は前回までの完成版サンプルファイルを用意ているので、必要な場合は、ダウンロードしてね。

まず、今の状態を一度整理してみましょう。

こんな具合にExcelでは、文章が長いと右側にずら~~と文字がはみ出してしまうか、文字が途中で切れているように見えることがあります。

その原因は、シンプルです。

右隣のセルに何も入力されていなければ、文章はずっと右の方まで表示されて、入力されていれば、右隣の文字の下に隠れて途中で文字が切れているように見えるからです。

そこで、今回は、A~Cの列に「折り返して全体を表示する」という機能を設定します。

Dの列には、「縮小して全体を表示する」という設定をします。

言葉だけでは分かりづらいので、実際に設定方法を見ていきましょう。

まずは、テントのジャンルの範囲の設定をしてみます。

①A5~D14のセルを「範囲選択」します。

②「ホームタブ」の「配置グループ」にある「折り返して全体を表示する」ボタンを押します。

③これで、行の高さが高くなって列の幅に収まらない文章が、セルの右端で折り返して表示されました。

作業はこれだけです。こんな風に「長文で文字が隠れちゃうよ!!」ってなったらこの機能を使いましょう。

次は、D列。つまり「金額」の表示の設定を見てみましょう

今回、金額はちゃんと表示されていますが、ココでもしっかり表示の設定をする必要があります。

理由は後で説明するのでまずは設定をしてみましょう。

④D5~D13の範囲を選択しましょう。

⑤「ホームタブ」の「配置グループ」右下の「オプションボタン」をクリックします。

⑤「セルの書式設定ダイアログ」が表示されたら、「文字の制御」と書いてある少し下の「縮小して全体を表示する(K)」のチェックボックスをクリックして「OK」ボタンを押しましょう。

これで文字の表示設定は終わりです。

さて、ここで一つ疑問が残りますよね。

金額のセルにどうして「縮小して全体を表示する」の設定をしたのか?

別に今のままでも問題無いように見えます。

実はココが重要なんです。

Excelではよく使う設定なんですが、今回のように一見問題なく思える設定でも実際に印刷したときや、数字を「\1,000,000」のように円記号をつけて表示させようとすると、どうなるでしょう?

正解は、数字が「#####」といった意味不明な表示になったり、印刷した時にレイアウト(印刷の配置)が崩れるのでうまく印刷出来なくなることがあります。

その対策のため、問題無いように見えるセルでも予め設定しておくことが重要なんです。

今回の設定は、2種類ありましたが使い分けの方法は単純です。

  1. 「折り返して全体を表示する」→文章が長いときに設定する
  2. 「縮小して全体を表示する」 →金額など列幅に収まるように文字を小さく表示したいときに設定する

これだけです。「読んで字のごとし」ですね。

もし、長文を縮小表示にしてしまうと、字がめっちゃ小さくて読めなくなってしまうので気をつけましょう。

実際に失敗してみるのも手ですよ。そっちのほうが印象に残るので覚えやすいかもしれません。

あとは、ショートカットメニューを覚えておきましょう。

簡単なので覚えておいて損はないですよ。

例題は、文字の折返し設定ですが、縮小表示の設定もほぼ同じなので両方覚えちゃいましょう

設定したいセル範囲を選択したら、右クリックをしましょう。

ショートカットメニューが表示されたら、「セルの書式設定(F)…」をクリックします。

「セルの書式設定ダイアログ」の「配置タブ」の文字の制御の「折り返して全体を表示する(W)」のチェックボックスにチェックして「OK」ボタンをクリックします。

この時に「縮小して全体を表示する(K)」を選択すると、セルの範囲で縮小されます。同じショートカットメニューで両方とも設定できるので覚えておきましょう。

これで選択した範囲の書式設定が完了しました。

その他の部分も練習がてら設定してみましょう。

通貨の表示形式の設定と合計金額を計算しよう

次に金額の表示形式の設定について触れていきましょう。

「表示形式の設定」なんていうと難しい感じがしますね。

「表示形式の設定」 を簡単に言うと今回の場合は、「数字を金額として表示する」設定です。

今回の場合、「D5」のセルには、「85999」と入力されていますね。

これを「\85,999」と表示した方が金額として正しい表示ですね。

この設定をしていきます。

操作は、めっちゃ簡単なのでサラッといきますよ。

①D5~D164のセル範囲を選択します。

②「ホームタブ」の「数値グループ」の「通貨表示形式」のボタンをクリックします。

操作は、これだけです。めっちゃ簡単ですよね。

さて、ココで一つ不思議に思いませんか? どうして金額なら最初から「\123,456」と入力しないんでしょうか?

主な理由は2つです。

  1. 「円記号」と「カンマ」を確実に入力することに人は向いていないから
  2. 「\123,456」と入力された内容が「文字」として扱われてしまうと、「自動計算機能が使えない」から

1つ目の理由は、人が入力すると必ずと言っていいほどミスをします。

特に「桁区切り記号の正しい振り方」を知らない人は案外多かったりします。

今回の場合は、Excelの機能が自動的に修復してくれるので実はどっちでも良いんですが、人は必ずミスをするということは覚えておきましょう。

そしてもう一つ、人は同じことの繰り返しではミスを起こしやすいものです。

色々な人が、入力する環境では、ミスは必ず起きますよね。

それをボタン一つで設定できるのであれば、「数字だけ打つ」という単純な作業にした方がミスは減ります。

つまり、金額であっても数字だけ入力してあとから金額の表示にするほうが「簡単確実」だと言えますよね。

もう一つの理由は「自動計算機能」が使えないという理由でしたね。

これは、次に紹介する関数に関わる話ですが、Excelの自動計算機能とは、「四則演算」や「関数」を使うことで金額を変更しても合計などの計算を自動でしてくれる機能のことです。

例えば、「A+1=?」という算数の問題があったとします。

答えは、出ないですよね。 「文字と数字は足せない」のでこれは計算式では無くなってしまいます。

これと同じことが、Excelでも起こります。

Excelでは、計算式を次のように表現します。

「=1+1」この式は算数の「1+1=?」と同じ意味です。

ほとんど同じなので簡単ですね。

ところが、Excelは、「=¥12,345+¥12,345」と仮に手で入力すると計算出来ませんと言ってきます。

どうして出来ないんでしょう? 実はExcelにとって「¥」や「,」は数字では無く文字なので、記号のマークや桁区切り用のカンマであっても文字同士の計算は出来ないよと言ってくるんです。

これが2つ目の理由なので、今はなんとなくでいいので覚えておきましょう。

要は、Excelに計算してもらいたいときは、「表示形式」を上手に使うことがすごく大切なことなんです。

次は「SUM (サム) 関数を使った合計金額」の計算方法を紹介します。

とは言え、いきなりSUM関数なんて言われても分からないですよね。

そもそも「関数」って? って話です。

関数とは、簡単に言うと「自動計算機能」の事です。

さっきも同じようなこと言ってましたね。

関数には、「合計」・「平均」・「最大・最小」・「端数処理」・「条件分岐」などたくさんの種類があります。

今回は、その中でも一番簡単でシンプルなSUM関数で「合計金額」を求める方法です。

普通は、関数の前に「四則演算(しそくえんざん)」のことに触れますが、今回はすっ飛ばします。

ちなみに四則演算とは、主に「足し算・引き算・割り算・掛け算」などのいわゆる小学校で習う計算方法のことです。

先にこの話に触れておくのが普通なのかもしれませんが、私の場合もっと実用的な関数から触れていきます。

理由は、そっちの方が効率がいいからです。

関数の使い方を理解してしまえば、四則演算はもっと複雑な計算が出てきた時についでに覚えれば十分だと考えています。

そう聞くと関数って難しそうって思いますよね。

でも、「計算結果に何か条件」があったり、「計算途中でもっと複雑な計算をしないと結果が求められない」なんて場合を除けば、めちゃ簡単です。

では、早速「SUM関数」を使った合計金額の求め方を見てみましょう。

すごく簡単なので、サクッといってみましょう!!

①「A165」のセルに「合計金額」と入力します。

②「D165」のセルをクリックしておきましょう。

③「ホームタブ」の「編集グループ」の「オートSUM」をクリックします。


④自動的に「D165のセル」に【=SUM(D160:D164)】という設定がされます。

この意味はあとで解説しますね。

⑤このままだとちゃんとした合計額が計算できないので、「D5~D164」のセルをドラッグしましょう。

設定出来たら「Enterキー」を押せば終わりです。

⑥設定は大丈夫ですが、表示が「#####」になっているので「縮小して全体を表示する」の設定をします。

ちなみに「 ##### 」の表示は、列幅に表示内容が収まらない場合の表示です。これは、縮小表示や折返しの設定をすれば解決できます。

⑦これで、ちゃんと計算結果が表示されました。

仕上げに「A165~C165」のセルの結合をしておきましょう。

さて、SUM関数の使い方を整理してみましょう。

意味は簡単です。【=SUM()】これが基本的な形です。

まず、先頭に「=」を入力します。これは計算する時のお約束です

「SUM」は関数の種類「()」内に計算式を入力します。これが全ての関数の基本ルールです。

次に 「()」内の「D160:D164」→「 D5:D164 」 に設定し直しましたね。

これは、セルの範囲を意味しています。

「D160~D164」のセル範囲を「〇〇して」という意味なので、このままだと合計する範囲が狭いですよね。

本来は「D5~D164」のセル範囲を合計したいので、合計範囲をドラックして範囲を設定し直したということです。

つまり、「D5:D164はD5~D164と同じ意味」です。

▼ 図にして日本語化するとこんな感じです。

まさにEnglish!!Excelがアメリカ産ということがよく分かりますね。(なんか違う気もする……)

合計を求めることは結構あるので、まずは基本的な使い方を抑えておきましょう。

いよいよ仕上げ!? 罫線の設定をしてみよう!!

さて、ココまで出来れば完成間近です。

表づくりで忘れちゃいけない設定があります。

それが、罫線(けいせん)の設定です。

そもそも罫線って何でしょう? 「線」って付くんだから、総武線とか中央線とか新宿線みたいなJR関係の気がしますが、全く関係ありません。

罫線とは、表の枠になる線のことです。

実は、Excelは最初から線が引かれているように見えますが、この線はセルの範囲を表す線なので、印刷されないんです。

初心者の方でよくある質問が、「じゃあ線はどうやって引いたら良いの?」

という質問です。

でも、罫線なんて超簡単に設定出来るんです。

早速、線を引いてみましょう。

まずは、「A4のセル~D165」のセルまで範囲選択をしておきましょう。

①罫線を設定したい範囲を選んだら、「ホームタブ」の「フォントグループ」にある「格子マークの▼」をクリックしましょう。

真ん中より少し上にある「格子」をクリックしましょう。

②はい。完成です。

カップラーメン作ってる暇もないくらいササッ!!と出来ました。

ちなみに「格子」とは、「鉄格子」と同じような意味です。

例えが悪いんですが、鉄格子って「四角に十字」の線が引いてあるように見えますよね。まさにそんな感じで線を引いてくれる機能なんです。

本当は、これで完成でも良いんですが、もう少し工夫しましょう。

まずは、罫線の一部を「実線から点線」に変更しましょう。

ちなみに実線(じつせん)とは、定規で引いたような普通の線のことです。

点線の引き方は、今とほぼ同じです。

設定したい範囲を選択して、線の種類を決めたら「これに決めた!!」って言いながら、「OK」ボタンを押すだけです。

ただし、「決め台詞」を言うか、言わないかはあなたの勇気しだいです!!!

①今回は、「C5~D9」の範囲を選択した状態で、さっきと同じように罫線の設定まで選びましょう。

さっきとの違いは、一番下の「その他の罫線(M)…」をクリックすることです。

②セルの書式設定ダイアログが開くので、今回は、「点線」をクリックします。

③横線の設定ボタンをクリックします。

④格子の真ん中の横線が点線に変わったら、「OK」ボタンをクリックします。

無事に点線に変わっていたら終わりです。簡単ですね。

あとは、同じ要領で他の場所も練習がてら設定してみましょう。

さて、今回はどうしてわざわざ点線にしたんでしょう?

答えはシンプルで「印刷した時に見やすい」からです。

表というのは実線だけだと見づらいことがあります。

今回のように「タイプ」の説明に関わることは、ココですよって一目で分かるように点線にすることで見やすくなります。

ちょっと手間は掛かるので、面倒かもしれませんが見る人の立場に立って設定してあげると、自然と良いものが出来てくるので気配りも大切にして下さいね。

さあ、大詰め!! セルの背景色と太字を設定しよう

さて、もう少しで完成です。

まずは、「商品名と金額のセルの背景の色の設定と文字を太字」にしたいので「C5~D5」を範囲選択しておきましょう。

①背景色の設定はめちゃ簡単。

「ホームタブ」の「フォントグループ」の「塗りつぶしの色」から、 任意の色をクリックするだけです。

見本は、色を指定していますが、好きな色で大丈夫ですよ。

続けて太字の設定です。

②太字の設定もめっちゃ簡単です。

設定したい範囲を選んだら 「ホームタブ」の「フォントグループ」の「太字」をクリックするだけです。

その他の場所も練習がてら設定してみましょう。

最後に合計のセルにも同じように「背景色と太字」の設定をしておきましょう!!

これで完成!! 「ウィンドウ枠の固定」をしよう!!

さて、基本的にはこれで完成です。

印刷をしても特にレイアウトが崩れることは無いはずです。

これは、オマケ要素に近い気もしますが、設定しておくと「お!!そんな機能も知ってるのか!!」って言われるくらい一歩進んだ親切設定をしておきましょう。

機能を説明する前に問題点をチェックしておきましょう。

それは、合計金額を見ると分かります。

はい。問題です。 どこが問題なんでしょうか?

答えは、このままだと「どの列が何の項目なのか分かりづらい」点です。

じゃあ、タイトルごと下の方にもちゃんと項目名が表示されれば解決できそうですよね。

そうなんです。出来るんですそれが。

それもめっちゃ簡単です。

なので覚えちゃいましょう。


①「A5」のセルをクリックします。

セルが結合しているので「テント」のセルが選択されていますが、気にしなくて大丈夫です。

②「表示タブ」の「ウィンドウグループ」の「ウィンドウ枠の固定」をクリックして「ウィンドウ枠の固定(F)」をクリックしましょう。

③「合計金額」が表示されている行を表示させても「タイトル~項目名の行」が表示されていれば完成です。

これで無事「ビギナーキャンパーすすすめアイテム」の表が無事完成しました。

お疲れ様でした!!!

さて、今触れた「ウィンドウ枠の固定」という機能ですが、面白い機能ですよね。

ちょっと分かりづらいネーミングですが、この機能は要するに「画面をスクロールしても、固定して表示しておきたい範囲を設定する機能」です。

今回は、「A5」のセルをクリックしましたが、意味は「A5より上のセル範囲を全てスクロールしても表示してね」ということです。

この説明はざっくりしていますが、いまは「そうなんだ」くらいの気持ちで固定したい場を指定してボタンを押せばOKと思っておいて大丈夫です。

もし、設定に失敗してしまったら、同じセルをクリックしてもう一度「ウィンドウ枠の固定」ボタンをクリックすれば、解除できるので慌てずに再度設定し直しましょう。

まとめ

今回のお話はどうでしたか?

一歩先ゆくExcelの基礎知識編を前後編でお届けしました。

実は、Excelはまだまだ奥深いです。

もっとたくさんの機能があるので色々と覚えることが実はありますが、何事も最初が肝心です。

よくある教え方の基礎知識だけでは、書類を作ることはなかなか出来ません。

実務で使えるとなると、色々と整理したり更に勉強することが増えます。

え? これって今まで習ってきたことをどうやって組み合わせれば良いの? ってことになります。

私も、20代前半の時はそうでした。

分かってるようで実は結構間違っていたりして、それを独学でなんとか形にしてきたタイプです。

パソコン教室にも試しに行ったことがありますが、実務で使えるとなるとなかなかそこまで教えてはくれないものです。

もちろん一緒に考えてはくれますし、親切に調べてくれたりもしますが、工夫は自分がしないと意味がないので、詰まる所「独学」になります。

今回は、初心者でも少しずつ操作になれながら「1つのモノを作る方法」を記事にしました。

初心者だけではなくExcelは普段使っているよ。という方でも「あ!なるほど」と気づいてもらえるような内容を目指して書いてみたので、へぇ~って思ったら「いいね」をしてもらえると嬉しいです。

ずっと言い続けていますが、Officeで書類を作成する時は、読む人の立場に立って書類の作成をしましょう。

そうすると、喜んでもらえます。

同時に自分のスキルも上がっていきます。

理由は、もっと間違いが少なく誰にでも便利に使ってもらえる工夫をすることで自分から色々調べてチャレンジするクセがつくからです。

そうすると、楽しくなってきます。

「楽しい」は続けられますよね。続けると上達します。

これが「鍵」なんです。

少しづつでいいので、Excelの使い方をマスターしていきましょう!!

それでは、今回はココまでです。

次回。また会おう!! バイバイ!!

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