差込印刷の名刺作成は文字や図形配置［名札作りは図形やテキストボックス活用］

今回の記事では

差し込み印刷機能のラベル機能を使って名刺を作るにはどうしたら良いの？

ラベルの作成機能を使って名刺を作る方法があるならなるべく簡単な方法で教えて欲しい

ラベルの作成を応用して名札を作ることは出来るの？

名札を作れるならなるべく簡単な方法で名札の作り方を教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷を活用した名刺と名札の作成方法のテーマ

①差し込み印刷機能を使って名刺を作るには文字や図形の配置を調整すれば簡単です

②ラベル印刷モードで名札を作るには図形やテキストボックスを活用するのが最適解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷を活用した名刺と名札の作成方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷機能を使って名刺を作るには文字や図形の配置を調整すれば簡単です

差し込み印刷機能を使って名刺を作るには文字や図形の配置を調整すれば比較的簡単に作ることが出来ます

なぜなら、差込印刷機能を使えば左上のレイアウトを元に他のセルに自動でコピーしてくれる機能があるからです

差し込み印刷機能のラベル作成機能を活用すれば名刺を作ることは意外と簡単に出来ます

但し、差し込み印刷の基本が分かっていないと難しいので不安がある場合は「Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷」という記事を参考にして下さい

早速ですがラベル作成機能を使った名刺の作り方について解説します

まず、名刺はこんな感じで作ることが出来ます

名札はこんな感じで作ることが出来ます

ただ、名札の作り方については後半で解説します

元になるデータベースはこんな感じの名刺に必要なデータを用意しておきました

まず、ラベル用の用紙を用意します

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「ラベル」をクリック

「ラベルオプション」ダイアログが表示されるので

製品番号の一覧から「A-ONE　51002」を選択

「OK」ボタンをクリック

用紙の準備ができたらデータベースを設定します

「宛先の選択」ボタンをクリック

表示された一覧表から「既存のリストを使用」をクリック

「データファイルの選択」ダイアログが表示されるので

データベースを選択して「開く」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」をクリック

表示された一覧から「氏名」をクリック

その他の項目も設定します

配置は右側にしたいので「右揃え」の設定をしています

「結果のプレビュー」ボタンをクリック

一旦、結果が表示されました

各項目の体裁を整えます

フィールド外に「〒・Tel：・Mobile：・Email：」などの入力をします

スペースの設定も普通のWordと同じ設定をすればOKです

項目の最後に「URL」を直接入力します

文字のレイアウトを調整します

文字の調整はしても、しなくてもOKです

次はロゴを挿入したいので「挿入」タブの「画像」をクリック

一覧から「このデバイス」をクリック

図の挿入ダイアログが表示されるので「ロゴ.png」ファイルを選択

「挿入」ボタンをクリック

適当な位置に画像が挿入されるので「図の形式」タブの「文字列の折り返し」ボタンをクリック

一覧から「前面」をクリック

図の大きさと配置を調整します

レイアウトの調整ができたら「差し込み文書」タブの「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

これで名刺のデザインが全てのラベルに配置されます

こんな風にデータの配置やロゴを1ヶ所で設定するだけで簡単に名刺を作ることが出来るので、ぜひ挑戦してみましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を使って名刺を作るには文字や図形の配置を調整すれば比較的簡単に作ることが出来ます

ラベル印刷モードで名札を作るには図形やテキストボックスを活用するのが最適解

ラベル印刷モードを使って名札を作るには図形やテキストボックスを活用するのが一番簡単です

なぜなら、名札のデザインは自由に設定することが多いので図形やテキストボックスを活用すればある程度思い通りのデザインに出来るからです

Wordで名刺を簡単に作るには、ちょっとした工夫と差し込み印刷をすれば簡単に設定できます

ポイントは図形やテキストボックスの活用です

設定自体は簡単なのでサクッと出来ます

但し、あまり複雑なデザインをすると上手く反映してくれなかったり、トラブルの原因になることがあるので本格的なデザインにしたい場合は専用のソフトなどを活用するのがオススメです

名札のデザインはこんな感じです

それでは実際に作ってみましょう

まずは、ラベルの設定をします

ラベルの設定は「A-ONE　51215」を選択して「OK」ボタンをクリック

デザインをしていくので「挿入」タブの「図形」ボタンをクリック

一覧から「正方形／長方形」をクリック

上下にでデザインとして好きな色と大きさの図形を配置します

「挿入」タブの「画像」ボタンをクリック

一覧から「このデバイス」をクリック

設定したいロゴなどの画像を挿入

適当な場所に差し込み印刷の設定をしていきます

「差し込み文書」タブにある「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「データベース」を選択して「開く」ボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「氏名(カタカナ)」をクリック

続けて「氏名」をクリック

「フィールド」を右揃えにします

文字列の大きさを調整します

ロゴの配置なども調整しましょう

「テキストボックス」を使って「STAFF」という文字を配置します

「差し込み文書タブ」の「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

その結果ちゃんと全てのラベルに名札の設定が反映されました

こんな風に作るとサクッと名札を作ることが出来ます

但し、同じように設定したように見えるこのレイアウトを同じ手順で設定してみましょう

その結果、こんな風に失敗することがあります

差し込み印刷機能の弱点が分かる設定ですが、注意する部分だけ分かっていれば問題無いので目的に合わせてチャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、ラベル印刷モードを使って名札を作るには図形やテキストボックスを活用するのが一番簡単です