今回の記事では
PowerPointを使ってプレゼンをすることになったんだけど、どうしたら良いのか良くわからない
スライドショーって機能を使うらしいけど、どんな風に使ったら良いかなるべく簡単に教えてほしい
スライドショーの使い方とプレゼンの進め方の全体的なイメージはだいぶ分かったけど練習は出来ないの？
実際の流れや割り当てられた時間内に終わらせられるかロープレしたいけどそんな方法ってある？
こういった疑問に答えます
✔PowerPointのスライドショーの基本的な使い方のテーマ
①PowerPointでプレゼンをするならスライドショーの基本操作を覚えれば十分です
②スライドショーのロープレをするなら「リハーサル」機能を活用するのが最適解
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
PowerPointのスライドショーの基本的な使い方に関して実体験に基づいて解説しています
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PowerPointでプレゼンをするならスライドショーの基本操作を覚えれば十分です
PowerPointでプレゼンをするならスライドショーの基本的な操作を覚えれば十分操作することが出来ます
なぜなら、PowerPointの操作自体はすごく簡単でちょっとしたコツを覚えて何度か操作することで使い慣れるからです
PowerPointはプレゼン(プレゼンテーション)をするためにはすごく便利なソフトです
でも、どうやってスライドショーを操作したら良いのか分からないこともありますよね
今回は、そんなプレゼンをするためのスライドショーの操作方法について解説していきます
とはいえ、操作自体はすごく簡単なので難しく考えずに挑戦してみましょう
スライドショーの基本操作
まずはスライドショーの基本操作について解説していきます
今回はこんな感じで用意した3枚のプレゼン資料を元に解説します
まず、最初からスライドショーを始める方法です
「スライドショー」タブにある「スライドショーの開始」グループの「最初から」ボタンをクリック
これだけでスライドショーが一番最初から表示されます
今見ている画面はプレゼンテーション画面
つまり、見る人側の表示です
次のスライドに移動する時は画面左下の「▶」をクリック
逆に1つ戻る時は「◀」ボタンをクリック
ちゃんと2枚めのスライドが表示されましたね
「▶」ボタンを押して次に進みましょう
3枚目のスライドが表示されたので次に進みます
「▶」ボタンをクリック
最終ページはこんな感じで真っ黒な画面が表示されます
もうこれ以上スライドは無いよという意味ですね
もう一度「▶」ボタンをクリック
その結果、元の表示に戻りました
この流れがスライドショーの基本的な操作方法です
操作自体は何も難しいことは無いですよね
スライドショーの目的はあくまで「伝えたいことをいかに分かりやすく伝えられるか？」ということです
操作は簡単なので内容の構成や流れ、実際のプレゼンのロープレに力を入れやすいように作られているのかなと個人的には思います
途中からスライドショーを始めるには「現在のスライドから」
もし、質問などを受けて途中のスライドから解説する必要が出てきた時は「現在のスライドから」ボタンを使って指定のページからスライドショーを表示することが出来ます
やり方は基本的に同じなので見てみましょう
今回は2ページ目をクリックしています
途中からスライドショーを始めるには「現在のスライドから」ボタンをクリック
ちゃんと2ページ目から表示されました
次のページに切り替えましょう
ちゃんと3枚目が表示されましたね
こんな風にスライドショーも好きなところから始めることができるので覚えておきましょう
スライドショーの操作が便利になるキー操作
次はスライドショーの操作が簡単なるキー操作について見ていきましょう
スライドの選択は「↑・↓」キーで操作します
実際の操作方法を見てみましょう
1枚目のスライドから2枚目を表示したい時は「↓」キーを押す
これだけで次のスライドに移動できます
逆に戻りたい時は「↑」キーを押す
これだけなので覚えやすいですね
ライドショーを始めたい時は「F5」キーと「Shift+F5」キー
終わりたい時は「Esc」キー
スライドショーを1枚目から始めたい時は「F5」キーを押します
(今スライドを選択しているのは2枚目ですね)
その結果、1ページ目が表示されました
スライドショーを途中でやめたい時は「Esc」キーを押します
スライドショーが強制的に終わると元に戻るので続いて今選択している2枚目のスライドショーを表示させましょう
「Shift+F5」キーを押す
その結果選択していた2ページ目が表示されます
指定のページに移動したいなら「ページ番号+Enter」キー
最後にスライドショーで指定のページに素早く移動するショートカットキーを見ていきましょう
2ページ目のスライドショーが表示された状態なので3ページ目に移動しましょう
「3」キーを押して「Enter」キーを押す
その結果、ちゃんと3ページ目に移動しました
こんな風にスライドショーもキー操作の方が簡単な時があるので試してみましょう
また、スライドショーの切替には「↓ or →」キーで次のページ「↑ or ←」キーで前のページに移動できます
シングルディスプレイとデュアルディスプレイで実際の操作に慣れる
前半の最後に実際のプレゼンテーション画面を見ておきましょう
PowerPointの通常画面は実は説明する相手の画面になります
説明する側はちょっと違った画面になるのでいざ本番になった時に慌てないように表示の違いを見ておきましょう
画面はちょっと変わりますが、操作方法の基本は変わらないので慌てずに慣れましょう
最初に補足説明をします
プレゼンテーションは通常「プロジェクターや大画面モニター」などに接続して多くの人が見える環境で操作することを前提にしています
つまり、自分の画面と映し出される画面は違うものが表示されるということです
プレゼンの前は練習すると思いますがPCの画面しか用意出来ない場合とPC以外にモニター(PC用モニターやTV・家庭用プロジェクターなど)を持ってる場合があると思います
今回はPC１台しかない場合の発表者画面の切替と操作方法、モニターが２つある場合の操作方法について解説します
ちなみに「シングルディスプレイ」とは「１つの画面」・デュアルディスプレイとは「２つの画面」という意味なので頭の片隅で覚えておいて下さい
シングルディスプレイで開発者ツールを表示する
では実際にプレゼンをした時に説明する人が見る「開発者ツール」という画面の表示と操作方法について見ていきましょう
プレゼンの画面に切り替えておきます
「・・・」のマークをクリック
表示された一覧から「開発者ツールを表示」をクリック
画面中央が「今表示されているスライド」です
画面右に表示されているのが「次のスライド」です
これが実際にプレゼンする人が見る画面になります
次のスライドへの移動は「▶」マークをクリック
途中で元の画面に戻りたい時は「・・・」のマークをクリック
一覧から「開発者ツールを非表示」をクリック
スライドをそのまま進めた場合は黒の画面まで行けば最後です
「▶」マークをクリック
その結果、いつも通りの画面に戻ってきます
こんな風にシングルディスプレイで本番に備えたい場合は表示を切り替えて練習してみましょう
デュアルディスプレイで開発者ツールを表示する
次はデュアルディスプレイでの表示と使い方について解説します
基本は表示される内容が２つの画面にそれぞれ表示されるだけなので操作は変わりません
今回解説する環境を先に整理しておきます
PCは「Surface Go(サーフェス ゴー)」というマイクロソフト社の小型2in1PCです
Surface Goは、ノートPCやタブレットとしても使える便利なPCです
価格も手頃で何よりコンパクトなため持ち運びに便利
USB-Cケーブルでの充電やディスプレイへの接続・タブレットモードでの書き込みなどができるのでイチオシのPCです
デュアルディスプレイとして
私は「GMK Xpanel(GMK エクスパネル)」を使っています
小型軽量なディスプレイでUSB-C・ミニHDMI・マイクロUSBに対応
4K画質の14インチモニターでタッチパネルになっています
気軽に持ち運んで使うこともできてスピーカー内蔵
USBのC to Cケーブルが2本あれば気軽にデュアルディスプレイ化できます
その他にゲームをつなげたりUSB-Cで繋げばモニターでのタッチ操作もできてすごく便利です
ただ、新品だと高いのでもう少し安い金額のディスプレイもオススメです
メーカーはGMKという中国製ですが使っていて何も問題ありません
この2台をUSB-Cケーブルでつなげた状態で解説します
表示されるのはこんな感じです
PC側は「開発者ツール(画像上)」が表示され、ディスプレイ側は「スライドが表示」されます
こんな風に分かれて表示されるので操作方法に慣れておいた方が良いですよね
繰り返しになりますが、PowerPointでプレゼンをするならスライドショーの基本的な操作を覚えれば十分操作することが出来ます
スライドショーのロープレをするなら「リハーサル」機能を活用するのが最適解
スライドショーのロープレをするなら「リハーサル」機能を使うのが一番簡単な方法です
なぜなら、PowerPointにはリハーサル機能というロープレ用の機能が用意されているからです
最後に実際のプレゼンを想定したリハーサル機能について解説していきます
まずは、リハーサル機能の流れについてまず整理しておきます
- 実際に話しながらプレゼンテーションを進めていく
- スライドショー1枚につきどれくらい時間が掛かるかページごとに記録される
- プレゼンテーションを始めると記録された時間でスライドが自動で切り替わる
こういった流れになります
つまり、実際にプレゼンのロープレをしておき本番でも同じようには話すことで、スムースにスライドが自動的に切り替わってくれる便利な機能という訳です
では実際に操作の手順を見ていきましょう
「スライドショー」タブの「設定」グループにある「リハーサル」ボタンをクリック
スライドショーを始めると「記録中」のダイアログが表示されます
スライドの最後のページまで進むと「スライドショーの時間記録の案内」が表示されます
「時間を記録するか」聞かれるので「はい」ボタンをクリック
記録作業はここまでです
記録された時間を確認する時は「表示」タブの「プレゼンテーションの表示」グループにある「スライド一覧」ボタンをクリック
その結果、各スライドの右下に時間が表示され1スライドあたり掛かる時間が表示されます
通常のスライド表示に戻した時は「標準」ボタンをクリック
自動切り替えさせるには「最初から」のボタンをクリック
1ページ目のスライドが表示されます
このページは何もしないでも記録した時間が経過したら自動で切り替わります
最終ページは通常の手順と同じように真っ黒な画面で終わるのでクリックなどをしたら終了です
こんな風にリハーサル機能を使うとロープレなどでシミュレーションした内容にそって切り替わるのでちょっとした演出にもなりますね
繰り返しになりますが、スライドショーのロープレをするなら「リハーサル」機能を使うのが一番簡単な方法です
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