Wordの目次を生かしたPDF作りはエクスポート［見出し確認はナビゲーションかアウトライン］

今回の記事では

Wordの目次付きの資料をPDFファイルとして保存するにはどうしたら良いの？

目次などのリンク機能を活かしながらPDFファイルとして保存する方法が知りたい

Wordで作った資料の見出しの設定がどんな風に設定されているのか、まとめて見る方法って無いの？

それか、見出しに設定した項目がもう少し見やすくなる方法があるなら知りたい

こういった疑問に答えます

✔Wordの目次機能を活かしたPDFファイルの作り方のテーマ

①Wordの資料をPDFファイルとして保存するためにはエクスポート機能を使うのが正解です

②Wordで作った見出しをまとめて見るにはナビゲーションウィンドウかアウトラインが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

Wordの目次機能を活かしたPDFファイルの作り方に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

Wordの資料をPDFファイルとして保存するためにはエクスポート機能を使うのが正解です

Wordの目次機能を生かしてPDFファイルとして保存するにはエクスポート機能を使うのが正解です

なぜなら、WordにはPDFファイルとしてWordを保存する標準機能があるからです

Wordの目次機能やハイパーリンク機能を生かしてPDFファイルを作りたい場面は、それなりにあるとも思います

例えば、十枚以上の資料を作ったり取扱説明書(マニュアル)などをWordで作った場合、多くの人に見てもらうにはPDFファイルに変換して渡すのが親切ですよね

Wordのまま渡してしまうと相手のPCにOfficeが入っていなかったり、バージョンの違いで表示内容が崩れてしまうこともあります

そんな時は、PDFファイルで相手に渡せばそういった問題はなくなります

ただ、せっかくWordで目次やハイパーリンクを使って作った書類なのでそのメリットは活かしたいですよね

今回はそんなWordの機能を生かしたPDFの作り方について解説してきます

目次の作り方やハイパーリンクの活用方法が分からない場合は「目次やリンクはブックマークやオプションで快適化」という記事で解説しています

まずは、Wordの標準機能を使った方法について解説します

やり方はすごく簡単なので分かってしまえばサクッと作れるようになりますよ

Wordで作った原本の目次はこんな感じです

ハイパーリンクを活用して目次のある表紙に戻る設定もしてあります

これをPDFに変換してもちゃんと目次のジャンプ機能が生きています

Wordで設定したハイパーリンクの設定もちゃんと活用出来ています

こんな風に目次やハイパーリンクの機能を生かしたままPDFファイルを作ってみましょう

エクスポート機能を活用する方法

まずは、エクスポート機能を使ってPDFファイルに変換してみましょう

「ファイル」タブをクリック

一覧から「エクスポート」をクリック

「PDF／XPSの作成」ボタンをクリック

「ファイル名」を入力して「発行」ボタンをクリック

これでPDFファイルに変換出来ます

作業はこれだけなので簡単ですよね

名前をつけてPDFファイルに変換する方法

次は名前をつけて保存する方法でPDFファイルを作ってみましょう

「名前をつけて保存」をクリック

「ファイルの種類」から「PDF」をクリック

「保存」ボタンを押す

これだけで名前をつけて保存機能からPDFファイルを作ることが出来ます

エクスポートに問題がる場合はプログラムの修正

もし、PDFファイルが保存出来ない時はソフトのプログラム修復をしてみましょう

「Windows」ボタンをクリックして「設定」をクリック

「アプリ」をクリック

アプリ名のテキストボックスに「Office」と入力

「Office」ボタンをクリックして「詳細オプション」をクリック

「リセット」項目の「修復」ボタンをクリック

これでOfficeの修復ができるので上手くいかない時は修復してみるのも一つの方法です

フリーソフトを使ってPDFファイルを変換

最後はフリーソフトを使ったPDFファイルの変換方法を解説します

尚、今回利用する「CubePDF」というソフトのインストール方法は「WordでPDF変換が出来ない原因はシステムトラブル」という記事で解説しているので参考にしてください

但し、この方法ではリンク機能が使えません

Wordの機能を使わないでPDFに変換する方法なので注意して下さい

印刷のプリンターから「CubePDF」を選択

「印刷」ボタンをクリック

「変換」ボタンをクリック

作業自体はこれだけなのでPDFへの変換が上手くいかない場合などは活用してみましょう

繰り返しになりますが、Wordの目次機能を生かしてPDFファイルとして保存するにはエクスポート機能を使うのが正解です

Wordで作った見出しをまとめて見るにはナビゲーションウィンドウかアウトラインが正解

Wordで設定した見出しをまとめて見るには「ナビゲーションウィンドウ」か「アウトライン表示」にすると設定がみ見やすくなります

なぜなら、ナビゲーションウィンドウなどの見出しを見やすく表示してくれる機能だからです

見出しが見えるように設定するには簡単なので一緒に設定していきましょう

「表示」タブの「ナビゲーションウィンドウ」のチェックボックスをクリック

これでナビゲーションウィンドウが表示されます

ナビゲーションは見出しを分かりやすく表示してくれます

もう一つの特徴は「見出し」の文字をクリックすると、その項目にジャンプすることが出来ます

No3の項目をクリック

結果、No3の項目に1瞬で移動できました

▲マークをクリックすると一番最初のページに移動出来ます

ちゃんと表紙に戻れました

こんな風に見出しと移動を簡単にするにはナビゲーションウィンドウの表示が便利です

もう一つのアウトライン表示も見てみましょう

「表示」タブの「表示」グループにある「アウトライン」ボタンをクリック

その結果「見出し」の設定が「アウトラインのレベル」として表示されます

「＋」や「・」がレベルの設定や本文設定が一目で見ることができます

ただ、慣れないと変な表示なので扱うにはある程度の知識が必要ですね

アウトラインの特徴はレベルの設定を簡単に変更出来る点です

見出し1(レベル1)をクリック

「→」をクリック

この操作で簡単にレベルが変更できました

また「←」をクリックすればレベルを簡単に上げることが出来ます

アウトラインを終わらせるには「アウトライン表示を閉じる」ボタンをクリック

こんな風に見出しを簡単に見たり変更したりすることが出来ます

使い方次第で色々と便利なので必要に応じて活用しましょう

繰り返しになりますが、Wordで設定した見出しをまとめて見るには「ナビゲーションウィンドウ」か「アウトライン表示」にすると設定がみ見やすくなります