差し込み印刷の「複数ラベルに反映ボタン」はラベルモードがカギ［発送先と発送元の作り分けはNext Recodeフィールド］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使って書類を作ったんだけど「複数ラベルに反映」ボタンが押せないのはどうして？

「複数ラベルに反映」ボタンが押せる時と押せない時の違いについて教えて欲しい

同じラベルを作る時でも発送先などの場合は内容を切り替えると便利だけど、発送元は同じ内容を表示したい

そんな時は同じ複数のラベルに反映したいけど、どう使い分けたら良いのか良くわからない

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷をするときに複数ラベルに反映する時のコツと使い分けのテーマ

①差し込み印刷で「複数ラベルに反映ボタン」を使うにはラベルの入力モードに設定するのが正解

②「発送先と発送元」のラベルを作り分けのカギはNext Recodeフィールドの設定方法にあります

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷をするときに複数ラベルに反映する時のコツと使い分けのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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差し込み印刷で「複数ラベルに反映ボタン」を使うにはラベルの入力モードに設定するのが正解

差し込み印刷機能を使っていて「複数ラベルに反映ボタン」を使うにはラベルの入力モードになっているのか見直すのが正解です

なぜなら、「複数ラベルに反映ボタン」を押すためにはラベルを入力するモードでないと押すことが出来ない専用のボタンだからです

Wordの差し込み印刷の機能は、元になるデータベースの情報を自動的に切り替えて印刷出来る便利な機能です

ただ、便利な反面機能が多くポイントを押さえておかないと良く分からなくなってしまうこともありますよね

今回はそんな差し込み印刷機能を活用する時に必要な「複数ラベルに反映ボタン」の使い方のポイントについて解説していきます

差し込み印刷機能を使ってラベル印刷の設定をするとこんな風に「複数ラベルに反映」ボタンを押すことができ、左上の内容と設定をその他全てのラベルに一気に反映出来る便利なボタンです

ところが、見た目は同じなのになぜか「複数ラベルに反映」ボタンを押すことが出来なくなってしまうことがあります

その原因は「差し込み印刷の開始」が「レター」設定になっていることにあります

ただ、レターモード以外にも「ラベル」モード以外は全てこの「複数ラベルに反映」ボタンが無効になってしまいます

では、どうしてラベルモード以外だとこのボタンが押せなくなってしまうのでしょうか？

答えは、ボタンの名前通り「複数のラベルがある状態で使える限定の機能」だからです

つまり、ラベル以外のモードはラベルのように「同じ用紙で複数の情報を表示しなくてもいい」ということです

そうなると、ラベル以外のモードでは1ヶ所(複数の場合もある)の情報を順番に切り替えるだけで済むので「複数ラベルに反映」ボタンという訳です

この状態からもう一度「複数ラベルに反映」ボタンを押せる状態に戻してみましょう

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」グループにある「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「ラベル」をクリック

ラベルオプションダイアログが表示されます

「OK」ボタンをクリック

ラベルの設定内容が全て削除される警告が表示されますが「OK」ボタンをクリック

内容がすべてリセットされて空白になります

もう一度各フィールドをセットします

ココで「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

これでもう一度ラベルの設定ができます

あとは表示設定をしてもう一度「複数ラベルに反映」ボタンをクリックすると体裁も整います

ここで注意したいのはラベルから他のモードに切り替えるのは簡単にできてしまうということです

ちょっと試してみましょう

「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「レター」をクリック

その結果、「複数ラベルに反映」ボタンが押せなくなりました

こんな風にラベルで設定した状態でも簡単に他のモードに切り替えができ、ラベル印刷に戻す時は最初から設定し直さなければいけなくなるので、その点には注意しましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を使っていて「複数ラベルに反映ボタン」を使うにはデータ連動の設定を見直すのが正解です

「発送先と発送元」のラベルを作り分けのカギはNext Recodeフィールドの設定方法にあります

差し込み印刷機能を使って「発送先と発送元」のラベルを作り分けたい時は、Next Recodeフィールドの設定がカギになります

なぜなら、Next Recodeとは次のレコードを表示してという意味なので特に「発送元」の設定をラベルで作りたい時は、この設定を削除することがポイントになるからです

差し込み印刷機能を使って宛先のラベルを作ることは、設定機能を使えばすごく簡単です

ただ、発送元のラベルを作る時は同じ情報を全てのラベルに反映させることが必要なので作り方を工夫する必要があります

今回は発送元のラベルの作り方について解説します

尚、より詳しい設定方法については「同じ内容のラベル作りはレター印刷とフィールド削除」という記事で解説しているので参考にして下さい

通常の状態で「Altキー+F9キー」を押します

その結果、各種フィールドが表示されます

この中の「{ NEXT }」というのが次の項目を表示してね

という意味なのでこれがラベルの内容を別々の人の情報に切り替えてくれる機能です

この「NEXTフィールド」を削除することで同じ内容である「発送元」を表示出来るようになります

では「NEXTフィールド」を削除していきましょう

「検索する文字列」のテキストボックスに「^d NEXT」と入力

「検索オプション」項目にある「あいまい検索」項目のチェックボックスをクリックしてチェックを外します

ここまで設定出来たら「全て置換」ボタンをクリック

置換が完了するとメッセージが表示されるので「OK」ボタンをクリック

置換が終わったら「✕」ボタンで「検索と置換」ダイアログを閉じます

次に「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「レター」をクリック

この時点ではパッと見何も変わりません

仕上げに「結果のプレビュー」ボタンを2回押して表示結果がリセットされると

こんな風に左上のラベルの内容がコピーされた状態になります

これで「発送元」の情報だけでラベルを作ることが出来ます

こんな風に「ラベル」モードと「レーター」モードを切り替えを上手く活用することで発送先と発送元のラベルを簡単に作ることが出来ます

次々と相手先を切り替えたい時は「Nextフィールド」を生かして、切り替えを無効にしたい時は「Nextフィールド」を削除するということを覚えておいて下さい 

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を使って「発送先と発送元」のラベルを作り分けたい時は、Next Recodeフィールドの設定がカギになります