差し込み印刷の日付表示はフィールドの書式設定がカギ［Excelの文字列入力なら設定不要］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使って日付を挿入した時に表示がおかしい時はどうしたら良いの？

日付をExcelと同じ表示内容で表示する方法をなるべく簡単な方法で教えて欲しい

Word側で表示形式を変更する方法は分かったけど最初からExcelと同じ表示方法で差し込み出来ないの？

もし、最初からExcelと同じ表示方法で設定出来たら簡単なのに

こういった疑問に答えます

✔Wordの差し込み印刷の日付表示の設定方法のテーマ

①日付の表示形式を変更するには「フィールドの書式設定」をするのが正解です

②Excelのデータベースの入力を文字列として入力すればフィールド設定は不要

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの差し込み印刷の日付表示の設定方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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日付の表示形式を変更するには「フィールドの書式設定」をするのが正解です

Wordの差し込み印刷で日付の表示形式を変更したい時は「フィールドの書式設定」をするのが最適解です

なぜなら、ExcelのデータをWordの差し込み印刷機能を使って設定すると、Excelに入力されている内容をほぼそのまま表示してしまうので書式設定をする必要があるからです

Wordの差し込み印刷機能はすごく便利な機能です

例えば、宛名ラベルを作る時に一箇所宛名を設定すれば自動的に他の宛名を作ってくれたり、書類の宛名を人数分自動的に切り替えて印刷してくれるなど多くのメリットがあります

ただ、差し込み印刷機能にも弱点があります

それが、データベースの表示形式を引き継いでしまうので一部の表示がおかしくなってしまうことです

特に「日付や郵便番号など」がその代表です

今回は日付を正しく表示させる方法を中心に差し込み印刷の表示設定について解説していきます

もし、差し込み印刷って何？　と思ったら「Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷」という記事で解説しているので参考にして下さい

今回はこんな風に郵便番号と日付の表示がおかしい状態の差し込み印刷を正しい表示方法に設定してみましょう

正しく設定するとこんな感じでちゃんと両方の項目が表示されました

まずは、郵便番号の表示方法を修正していきます

郵便番号をクリックすると背景の色がグレーになります

グレーの部分は「差し込みフィールド」なので消さないようにして番号の左に「〒」を入力

次は「差し込みフィールドにスイッチコードとフィールドコード」を入力します

数字の背景がグレーになっている状態で「Shiftキー+F9キー」を押します

これで差し込みフィールドが表示されます

「{MERGEFIELD 郵便番号}」というのは郵便番号のフィールドを表示してね

という意味です

「{MERGEFIELD 郵便番号}」の後ろに「半角でスペース+￥#」と入力します

これがスイッチコードという「数字に書式設定をするよ」というお知らせ記号です

その後に「半角でスペース+000’-’0000」と入力

これがフィールドコードという表示形式を設定するためのコードです

前半の「000」は3桁未満の数字は必ず3桁で表示してねという意味です

つまり「1」だったら「001」として「空白を0」で埋める表示の方法です

基本的にはExcelの表示形式と同じです

次に「-(ハイフン)」を入力しますが文字列の場合は「’(シングルクオテーション)」を使って囲む必要があります

後半の「0000」は4桁未満の数字は必ず4桁で表示してねという意味です

これは3桁の時と意味は一緒です

つまり「48」だったら「0048」として表示してねという意味ですね

これをくっつけたのが「000’-’0000」です

という訳で差し込み印刷の表示設定をするには「スイッチコード+フィールドコード」をセットで入力する必要があります

設定が終わったら「Shiftキー+F9キー」を押します

その結果元の状態に戻りましたね

このままだと「え？　何も変わってないじゃん！！」と思うかもしれませんが仕上げをすれば大丈夫です

今の状態で「F9キー」を押すとちゃんと表示内容を変えてくれます

つまり、差し込み印刷の表示方法を変えたい時は「F9キー」を押して、設定した書式を反映させないといけないという訳です

これが差し込み印刷の書式設定の基本になるので覚えておきましょう

日付の表示形式を設定する

では仕上げに差し込み印刷の日付の表示設定を見てみましょう

日付のフィールドの上で「Shiftキー+F9キー」押します

郵便番号と同じ要領で「￥@ yyyy’年’MM’月’dd’日’」と入力

今度は書式設定の対象が日付なので、スイッチコードは「￥@ 」と入力します

続いてフィールドコードには「yyyy’年’MM’月’dd’日’」と入力すればOKです

このフィールドコードの意味は「yyyyとＭＭとdd」は年月日を表します

「yyyyは4桁の年数」・「MMは2桁の月数」・「ddは2桁の日数」を表しています

「MMの場合は4だったら04」「ddの場合は5だったら05」と表示してねという意味です

ただ、どうして「M」だけ大文字なのかというと「m」は分数(ふんすう)に使われるので大文字の必要があります

あとは「年月日の文字列」を設定したいのでそれぞれの文字を「'(シングルクオテーション)」で囲み、組み合わせると「￥@ yyyy’年’MM’月’dd’日’」になるという訳です

仕上げに「Shiftキー+F9キー」で元の表示に戻します

結果が反映されない時はココで「F9キー」を押して表示内容を更新しましょう

最後にもう1パターン日付の表示設定をしてみましょう

要領は同じなのでサクッと設定出来ますよ

右側の日付の表示を変更してみましょう

今度の違いは「Mとd」の違いだけです

さっきとは違って1桁の日付は1桁として表示します

その結果「09月ではなく9月」と表示されます

こんな風に日付の表示を一桁で表示する場合と二桁で表示する場合の設定方法は簡単なので必要に応じて使い分けましょう

繰り返しになりますが、Wordの差し込み印刷で日付の表示形式を変更したい時は「フィールドの書式設定」をするのが最適解です

Excelのデータベースの入力を文字列として入力すればフィールド設定は不要

Excelのデータベースの項目名を文字列として設定するとフィールドの書式設定をしなくても書式設定をする必要はありません

なぜなら、差し込み印刷はExcelのデータの表示設定を反映させて表示させているからです

まずは、実験的にExcelの表示形式を「文字列」として設定して差し込み印刷をしてみましょう

まずは、こんな感じでラベルを用意します

元にするデータはこんな感じです

一見何も変わりませんよね

実はこのデータは「日付と時間」を見てみると普通の入力方法との違いが分かります

数式バーで見ると日付は「年月日のまま」表示され、時間も「12:00」のままです

本来、日付や時間はシリアル値という数字で表示されるので違いは分かりやすいですね

表示形式を「文字列」とすることで「2022年1月1日(文字列)」と表示されるという訳です

用意したExcelデータを反映するために

差し込み印刷機能を使ってラベルを作成しておきます

「差し込み文書」タブにある「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

「日付」項目をクリック

続けて「時間」をクリック

「日付と時間」のフィールドが挿入されたら「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

「結果のプレビュー」ボタンをクリック

その結果、全てのラベルに表示形式の変換をしなくても日付や時間をそのままの状態で表示することが出来ました

こんな風にExcel側で日付や時間を文字列として入力すると差し込み印刷機能を使ってもちゃんと表示っしてくれます

但し、Excelのデータを今後も使う必要があってシリアル値として扱う方がメリットがある場合はこの方法はオススメしません

なぜなら、シリアル値でないと日付や時間の自動計算などが出来ないからです

そんな時は前半で解説したWord側で差し込み印刷の表示設定をするのが正解です

繰り返しになりますが、Excelのデータベースの項目名を文字列として設定するとフィールドの書式設定をしなくても書式設定をする必要はありません