同じ内容のラベル作りはレター印刷とフィールド削除［オリジナル版はレコードの手動設定］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使ってラベル印刷が出来るのは良いんだけど同じ宛名だけにしたい

Excelのデータベースと連動させた状態で同じ宛名で複数のラベルを作る方法を教えてほしい

差し込み印刷の機能を使ってラベルの作成はしたいけどオリジナルの大きさのラベルを作りたい

でも、自分で設定した大きさのラベルに差し込み印刷の機能を反映するにはどうしたら良いの？

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷機能を活用してラベル印刷をカスタマイズする方法のテーマ

①同じ内容のラベルを差し込み印刷で作りたい時はレター印刷とNEXTフィールド削除がポイント

②オリジナルサイズのラベル印刷をしたい時は必要なレコードを手動設定をすれば自作出来ます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷機能を活用してラベル印刷をカスタマイズする方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

同じ内容のラベルを差し込み印刷で作りたい時はレター印刷とNEXTフィールド削除がポイント

ラベル印刷を差し込み印刷機能を活用しながら同じ内容で作りたい時は「レター印刷への切り替えとNextフィールドの削除」をするのが重要です

なぜなら、レター印刷モードへの切り替えとNextフィールドの削除をしないと設定がリセットされて同じ内容で印刷することが出来ないからです

差し込み印刷機能を使ってラベルの作成をすると住所録などのデータベースの内容を元に例えば10人分などの情報を順番に配置してくれるので便利です

ただ、逆に同じ内容のラベルを作ろうと思うと、どうしたら良いのか分からないものです

実は同じ人の情報を全てのラベルに配置するには工夫とコツが必要なので今回はそんな同じデータをラベルに反映する方法について解説します

普通の方法でラベルを作るとこんな風に1つの宛名には一人分の情報が表示されます

今回の場合は10枚1シートの用紙なので10人分の宛名が表示されています

設定を変更するとこんな風に同じ人の情報が全ての宛名に反映されます

これを実現するにはちょっと特殊な設定が必要になるので順を追ってやり方を見ていきましょう

差し込み印刷機能を使ったラベルの作り方がわからない場合は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説しているので参考にして下さい

まずは、全てのフィールドコードを表示したいので「Shiftキー+F9キー」を押す

その結果、全てのフィールドコードが表示されます

今回は「{ NEXT }」というフィールドを削除したいので置換機能を使います

「{ NEXT }」は次のコードを表示するという意味です

つまり、Aさん～Jさんまでの情報があるとするとAさん・Bさん・Cさんという風に順番で宛先を表示位していってねという意味になります

要は、この「{ NEXT }」というフィールドを削除してしまえば、同じ人の情報を全てのラベルに表示してねという意味に出来るという訳です

「ホーム」タブにある「編集」ボタンをクリック

一覧から「置換」をクリック

もしくは、「Ctrlキー+Hキー」を押してもOKです

検索する文字列のテキストボックスに「^d NEXT」(全て半角で)入力

また、NEXTの前には「半角スペース」を入力します

この設定は「NEXT」フィールドを検索するという意味です

「オプション」ボタンをクリック

「あいまい検索」のチェックボックスをクリック

チェックを外します

「次を検索」ボタンをクリック

これでちゃんと「{ NEXT }」が検索出来るかチェックします

ちゃんと「{ NEXT }」が選択されればOKです

「すべて置換」ボタンをクリック

※「置換後の文字列」のテキストボックスを空白にしているのは削除と同じ意味です

完了のダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

「閉じる」ボタンをクリック

これで「{ NEXT }」が全て削除されます

仕上げに「Altキー+F9キー」を押して元の表示に戻します

但し、この時点では今までと変わりません

ここで「結果のプレビュー」ボタンをクリック

フィールドが表示されるのでもう一度「結果のプレビュー」ボタンをクリック

その結果、全てのラベルが同じ表示になりました

基本はこれでOKです

レターモードに切り替えてNextフィールドの再設定を無効化

今の状態だといくつかの問題があるのでその対策方法について解説します

今の状態のまま「複数ラベルに反映」ボタンをクリックしてしまうと

こんな風に「{ NEXT }」が再設定されてしまうので、また削除しないといけないことになります

この機能を無効にするためには「差し込み文章」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「レター」をクリック

その結果「複数のラベルに反映」が押せなくなります

ただし、「宛名の切り替え」機能は使えます

つまり、ラベルのように順番に情報が反映されるのではなく、同じデータを順番に切り替えるレターモードにすることで誤操作や手間を無くせるという訳です

もう一度「ラベル」モードに切り替えるために「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「ラベル」ボタンをクリック

ラベルオプションダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

内容がリセットされる警告が表示されるので「OK」ボタンをクリック

その結果、リセットされて白紙に戻ってしまうので目的に合わせてモードを選択するようにしましょう

{ NEXT }フィールドの置換の補足

最後に{ NEXT }フィールドの置換で上手くいかない時の対処法について解説します

置換機能を使ってフィールドの置換が上手くいかない時は「特殊文字」ボタンをクリック

表示された一覧から「フィールド」をクリック

自動で「^d」まで入力されるので「NEXT」を入力

「次を検索」ボタンをクリック

これで問題なく置換ができるので困ったら活用してみましょう

もしくはラベル分だけ手動で削除してもOKです

繰り返しになりますが、ラベル印刷を差し込み印刷機能を活用しながら同じ内容で作りたい時は「レター印刷への切り替えとNextフィールドの削除」をするのが重要です

オリジナルサイズのラベル印刷をしたい時は必要なレコードを手動設定をすれば自作出来ます

オリジナルのサイズでラベル印刷をしたい時は必要なレコードを自分の配置したい位置に設定すればオリジナルのラベルを作ることが出来ます

なぜなら、オリジナルサイズの宛名を作るには自分でフィールド設定をする必要があるからです

オリジナルサイズのラベルを自分でデザインして作りたい時に、差し込み印刷機能を使えれば内容を自分で変更せずに済むので活用出来たら便利ですよね

ただ、そんな都合が良い機能は無いのでどうしたら良いのか困ったという経験ってありますよね

そんな時は自分でフィールドを設定してみましょう

こんな感じで自分が作ったレイアウトにフィールド設定をすれば、アレンジ次第で自由なラベルを作ることが出来ます

ちなみに今回は表を元に作っているので作業自体は簡単ですよ

差し込み印刷の設定は基本が分かっていれば問題無いので差込例として住所の設定をしてみます

住所のフィールドを設置したい場所をクリックしておいて「差込フィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「住所」をクリック

他の項目も同じように設定すれば各項目を自動で設定してくれます

次はフィールドを表示しておきたいので「Altキー+F9キー」を押して全てのフィールドを表示させておきます

2行空けて最初の表をコピー

2行目に貼り付けないと一つの表になってしまうので注意しましょう

次は自動的に次の人のデータに切り替わるようにしたいので、郵便番号のフィールドの前にカーソルを置きます

「差し込み文書」タブの「ルール」ボタンをクリック

一覧から「Next Record(次のレコード)」をクリック

同じ要領で「郵便番号～年齢」まで設定します

2個目の表をコピーして3個目の表を作ります

設定が終わったら「Altキー+F9キー」を押します

この操作だけでは内容が更新されないので「結果のプレビュー」ボタンをクリック

もう一度、「結果のプレビュー」ボタンをクリック

その結果ちゃんと全ての内容が切り替わって表示出来ました

こんな風に自分でフィールドの設定をすればオリジナルのラベルなどを作ることが出来るので、ぜひ試してみましょう

繰り返しになりますが、オリジナルのサイズでラベル印刷をしたい時は必要なレコードを自分の配置したい位置に設定すればオリジナルのラベルを作ることが出来ます