差し込み印刷のレイアウト調整は「調整は差し込み文書」タブ［印刷位置を調整は「レイアウトの調整」機能］

今回の記事では

Wordではがきの差し込み印刷機能を使っているけどレイアウトを調整する方法が分からない

どうしたら、スムースで思い通りに配置や項目の設定が出来るか教えて欲しい

Wordではがきが作れたのは良いけど印刷したら思い通りの場所に印刷されない

印刷位置を微調整するにはどんな操作をしたら良いか教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷でレイアウトの調整が上手くいかない時の対処法のテーマ

①差し込み印刷のレイアウト調整のコツは「差し込み文書」タブを活用することです

②印刷位置を調整するには「レイアウトの調整」機能を使うのが一番スムースです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷でレイアウトの調整が上手くいかない時の対処法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷のレイアウト調整のコツは「差し込み文書」タブを活用することです

差し込み印刷のレイアウト調整のコツは「差し込み文章」タブを活用するのが正解です

なぜなら、差し込み印刷のレイアウトを調整するには「差し込み文章」タブの各機能を活用するのが正しいやり方だからです

Wordで「はがき」を作る時は差し込み印刷機能を使って作るのが一番簡単な方法です

ただ、はがきのレイアウトは少し特殊な作りをしているのでレイアウトなどを変更するには、各機能を使いこなしたりコツを押さえることが重要です

ハガキが無事に完成するとこんな感じです

差し込み印刷の準備をする

それでは、差し込み印刷の準備を済ませましょう

先にExcelで住所録を用意しましょう

ファイル名は「住所録」などで大丈夫です

作成したファイルは適当な場所に保存しておきます

住所録のデータは準備が大変なので練習したい時はExcelファイルをダウンロードして活用して下さい

住所録が出来たらWordを開いて「差し込み文書」の「作成」グループにある「はがき印刷」ボタンをクリック

「宛名面の作成」ボタンをクリック

「次へ」ボタンをクリック

「次へ」ボタンをクリック

「次へ」ボタンをクリック

「次へ」ボタンをクリック

「差出人の情報」を入力して「次へ」ボタンをクリック

「参照」ボタンをクリック

住所録のExcelファイルを指定します

「次へ」ボタンをクリック

「完了」ボタンをクリック

「テーブルの選択」ダイアログが表示されるので「OK」をクリック

少し待てば「差し込み印刷が設定されたハガキ」の完成です

これで準備が済みましたね

「全てのマクロを有効にする」設定でトラブル防止

今回の「差し込み印刷機能」を活用したハガキのファイルを開こうとするとトラブルになる可能性があります

なぜなら、一部の機能がマクロを有効にする必要があるからです

トラブルになる前に先にWordの設定をしておきましょう

早速手順について解説します

差し込み機能を使ったWordを開くと最初に「SQLコマンドが実行されます」という案内が表示されます

これは、簡単に言うと「Excelの住所を利用していますがWordを開いて大丈夫ですか？」という意味です

この表示は問題無いので「はい」のボタンをクリック

次にVBAマクロが無効になったという案内が表示されることがあります

これがあると「はがき宛名面印刷」というタブが表示されません

※これが今回のトラブルの原因です

この表示が出た場合は「OK」ボタンをクリックするしか無いので「OK」ボタンをクリック

今の状態だと「はがき宛名面印刷」というタブは表示されていませんね

そこで「ファイル」タブをクリック

「オプション」をクリック

「リボンのユーザー設定」をクリック

「リボンのユーザー設定」の一覧にある「開発のチェックボックス」をクリック

「OK」ボタンをクリック

通常画面に切り替わると「開発」タブが表示されます

「開発」タブの「マクロのセキュリティ」ボタンをクリック

「マクロの設定」をクリック

「マクロの設定」の一覧から「すべてのマクロを有効にする」のラジオボタンをクリック

「OK」ボタンをクリック

ここまで済んだら一度ファイルを開き直します

開き直した場合は「データベース」に関する案内が表示されるだけです

開き直すことで「はがき宛名面印刷」のタブが表示されます

これで差込「印刷のトラブルの防止」が出来ました

レイアウトを整える

準備が整ったところでレイアウトを整えていきましょう

まず、住所の左隣は「会社名のエリア」なので今回は必要ありません

必要無い部分は「Deleteキー」で削除しましょう

差し込み機能を使うと「内側の線」と「外側の線」に分かれます

外側の線の上にマウスカーソルを持ってくると「白い矢印＋十字の矢印」のマークに変わるのでクリック

「Deleteキー」を押します

これで会社名のエリアは削除出来ました

このままだと「宛名」が左によりすぎているので更にレイアウトの調整をします

宛名のエリアも外側をクリックすると「白矢印＋十字の矢印」に変わるのでクリック

点線が実線に変わります

この状態で「白い丸」の上にカーソルを置くと「白い左右の矢印」に変わります

その状態で「右側に枠を移動」しましょう

次は内側の線を動かします

同じ要領で「内側の線を外側の線に合わせて右側へ移動」します

これで宛名が右に寄りましたね

ここで「宛名の一番下でクリック」して「Enterキー」で改行

宛名の左隣に「連名のフィールド」を挿入します

「差し込み文書」タブをクリック「文章入力フィールド」グループにある「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧の中から「連名」をクリック

入力された内容がおかしく見えますが、ここで慌てずに「ホーム」タブをクリック

「段落」グループにある「下揃え」ボタンをクリック

これで連名が下に移動してバランスが整いました

こんな風に「差し込み印刷」機能を使ったレイアウトのコツは「外側と内側の線の調整方法」と「差し込みフィールドの」挿入と整え方を押さえておけばOKです

作りが複雑でタブが多く表示されますが、落ち着いて操作して少しずつ慣れましょう

まずは、この基本操作をしっかりと扱えるように練習してみるのが正解です

繰返しになりますが、差し込み印刷のレイアウト調整のコツは「差し込み文章」タブを活用することです

印刷位置を調整するには「レイアウトの調整」機能を使うのが一番スムースです

ハガキを印刷した結果、印刷位置がずれている場合は「レイアウトの調整」機能を使うのが一番簡単でスムースな方法です

なぜなら、レイアウトの調整は普通の方法では出来ないので専用の機能を使うしか無いからです

設定方法はものすごく簡単なのでサクッと解説します

では、ハガキを全体的に右上に移動してみましょう

差し込み印刷のボックスをクリック(どれでもOK)

「はがき宛名面印刷」タブが表示されるので「データ」グループにある「レイアウトの微調整」ボタンをクリック

「レイアウト」ダイアログが開くので「横位置」のスピンボタン(▲▼のボタン)を押して移動したい分の数字を設定

レイアウトの調整位置はプレビュー画面(画面中央)を見るとどんな動きをするのかが分かります

要は「プラスの数字=右方向」「マイナスの数字=左方向」にハガキの印刷位置が移動します

「OK」ボタンをクリック

これでハガキ全体が右側に移動します

同じ手順で縦位置も調整します

「マイナス=上方向」「プラス=下方向」に移動します

設定が終わったら「OK」ボタンをクリック

これでハガキ全体が上方向に移動しました

こんな風にハガキを印刷してズレてしまったら「レイアウトの微調整」機能を活用しましょう

この方法なら簡単に印刷ズレを解消できます

繰り返しになりますが、ハガキを印刷した結果、印刷位置がずれている場合は「冷雨との調整」機能を使うのが一番簡単でスムースな方法です