Wordの差し込み印刷の郵便番号や敬称の表示にはフィールドコード活用［金額や日付の設定も］

今回の記事では

Wordで作った宛名印刷用のデータの郵便番号の記号やハイフン・敬称(けいしょう)を表示するにはどうしたら良いの？

どうしたら宛名印刷機能を使いながら各項目の表示方法を設定出来るのかやり方を教えて欲しい

差し込み印刷の時に金額や日付の項目の表示形式を変更するにはどうしたら良いの？

金額や日付は数字のまま表示されてしまうので見やすいように表示方法を変更したい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷機能を使った時のトラブル対処方法のテーマ

①郵便番号や敬称の表示を調整するにはフィールドコードを編集することで解決出来ます

②金額や日付の設定もフィールドコードの設定を目的に合わせて設定すれば解決出来ます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷機能を使った時のトラブル対処方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

郵便番号や敬称の表示を調整するにはフィールドコードを編集することで解決出来ます

Wordでラベル印刷などの差し込み印刷機能を使って挿入した文字列の表示を変更するには、フィールドコードを表示して調整してしてあげるのが正解です

なぜなら、差し込み印刷で挿入された文字列の表示方法を変更するには、フィールドコードに設定をすることが必要だからです

Wordで同じ文書をベースにして色々な人に書類を送るケースは実務ではよくある話だと思います

そんな時に便利なのが「差し込み印刷」という機能です

差し込み印刷機能を使えば、例えば「宛名ラベル」を自動的に作ったり、同じ内容の手紙を相手の名前を自動で変更しながら作ることが出来ます

今回はそんな差し込み印刷機能を使った時に表示形式を設定する方法について解説します

こんな風にラベル印刷の設定をすると「郵便マーク」や「－(ハイフン記号)」「〇〇様という敬称」が表示されていません

この設定は少し工夫をするとこんな風に整った形に修正することが出来ます

今回はこれらの設定方法について解説していきます

まだ、差し込み印刷機能を使ったラベルの作り方がよく分かっていない場合は、先に「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事を読んで下さい

基本が分かっていないと、混乱する原因になるので先に読んでおくのがオススメです

郵便番号と敬称の設定方法

それでは、郵便番号と敬称の設定方法について見てみましょう

一番カンタンな方法は郵便番号の前に「ゆうびん」と入力

「郵便マーク」に変換出来たら終わりです

続いて敬称の設定方法は、名前の後ろに「全角スペース+様」を入力

これが1番簡単な方法です

ただ、このままだと郵便番号の「ー(ハイフン)」の表示ができないので一度「〒マーク」を削除

数字の上で右クリック「フィールドコードの表示・非表示…」をクリック

「{ MERGEFIELD “郵便番号” }」の「半角スペースの後ろ」に入力する必要があります

全て半角で「￥# ‘〒’000’-’0000」と入力します

意味を簡単に説明すると「￥#」が表示形式を設定するよという意味です

その後ろに「半角スペース」

「’〒’」で郵便マークという文字列を設定

「000」で3桁の数字を表示

「’-’」でハイフンの文字列を設定

「0000」で4桁の数字を表示

この4つの組み合わせで郵便番号を表現しています

注意点は文字列を「’(シングルクォーテーション)」で囲むことです

また、フィールド(背景がグレーに塗られている部分)は絶対に消さないで下さい

入力が終わったら文字の上で「右クリック」

「フィールドコードの表示/非表示…」ボタンをクリック

フィールドの設定をしたらフィールドの上で右クリック

「フィールドの更新」をクリック

これで更新出来ます

あとは宛名の体裁を整えましょう

左上の項目を適当に整えます

設定方法は表の設定をしている時と変わらないので調整は簡単です

内容が整ったら「差し込み文章」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

全てのラベルに自動で設定がコピーされます

ちょっと特殊な方法ですが、ポイントを押さえれば簡単なのでトライしてみましょう

繰り返しになりますが、Wordでラベル印刷などの差し込み印刷機能を使って挿入した文字列の表示を変更するには、フィールドコードを表示して調整してしてあげるのが正解です

金額や日付の設定もフィールドコードの設定を目的に合わせて設定すれば解決出来ます

金額や日付もフィールドコードの設定を表示したい形式にすればちゃんと表示することが出来ます

なぜなら、金額や日付でもフィールドコードの設定方法をちゃんと設定することで、表示したい見た目にすることが出来るからです

金額や日付を「差し込みフィールド」を使って挿入すると思っていた通りの表示になってくれません

そんな時の設定方法について最後に解説します

日付の表示を修正しよう

まずは、日付の表示内容を日本の日付の書き方に修正してみましょう

日付や金額を差し込み印刷機能を使って設定するとこんな風に表示がおかしかったり、足りないことがあります

特に日付は西洋式で「月・日・年」の順番になってしまいます

まずは、日付の修正からやってみましょう

まずは、日付のフィールドの上で右クリック

一覧から「フィールドコードの表示/非表示…」をクリック

これが日付のフィールドコードなので「一番右側」に表示に関わる設定を入力していきます

今回の設定は「￥@ ”yyyy年MM月dd日”」の部分ですね

Excelの表示形式を知っていれば分かる通り、この設定だと「xxxx年xx月xx日」と表示されるはずです

ただし、ポイントは「MM」と入力された月数です

フィールドコードの上で右クリック

一覧から「フィールドコードの表示/非表示…」をクリック

設定直後は表示内容は変わりません

表示を変えるためには右クリック

表示された一覧から「フィールド更新」をクリック

これでちゃんとした日付の表示にすることが出来ました

ポイントだった「MM」はどうして「mm」ではいけないのか

その原因は「m」は時間の「minit(ミニット)」つまり「分(ふん)」の設定で使うからです

大文字か小文字かの違いですが、小文字の場合は上手くいかないので注意しましょう

ちなみにこんな風に「yyyy」を「ggge」に変更するとどうなるでしょうか？

正解は和暦として表示されます

これも表示形式と同じで和暦にしたい時はこんな風に設定しましょう

金額の表示を修正しよう

では最後に金額を円記号と桁区切りで表示する方法を解説します

まず、フィールドコードの表示方法が手間になってくるのでショートカットキーを覚えておきましょう

一つのフィールドコードを表示するには「Shiftキー+F9キー」でフィールドコードを表示することが出来ます

ちなみに「Altキー+F9キー」の場合は挿入されている全てのフィールドコードを一気に表示することが出来ます

非表示にしたい時はどちらの方法も同じ組み合わせで元の状態に戻せます

金額の場合は、「￥# “#,###”」と入力します

これも表示形式を知っていれば難しくないですね

設定直後は変化がないので更新します

更新の時もショートカットキーが使えるので「F9キー」を押します

その結果、設定内容が反映されますが「￥記号」は設定されないので

数字の前に「￥」を入力して金額の表示をしましょう

こんな風に日付や金額の表示方法を変更したい時も「フィールドコードの設定」をしましょう

繰り返しになりますが、金額や日付の設定もフィールドコードの設定を表示したい形式にすればちゃんと表示出来ます