今回の記事では
差し込み印刷機能を使った年賀状などの「はがき」を作るにはどうしたら良いの？
はがきを送る量が多いと手書きでは大変だから作れるなら作り方を教えてほしい
「はがき」の作成は出来たけど設定した項目がちゃんと表示されないことがあるけどどうして？
どこかで設定の間違いがあったと思うけど何が原因なのか分からなくて困っているのでどうにかしたい
こういった疑問に答えます
✔はがき作りの基本と項目表示のトラブル対処法のテーマ
①ハガキを差し込み印刷機能で作りたい時は「はがき印刷」機能を使うのが最適解です
②差し込み印刷機能で作ったハガキの項目が表示されない原因は項目名の不一致です
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「はがき作りの基本と項目表示のトラブル対処法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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ハガキを差し込み印刷機能で作りたい時は「はがき印刷」機能を使うのが最適解です
ハガキを差込印刷機能で作りたい時は差し込み印刷機能にある「はがき印刷」機能を使うとスムースで簡単に作ることが出来ます
なぜなら、はがき印刷機能はハガキの印刷に特化しているのでスムースに作ることが出来るからです
Wordで差し込み印刷機能を使えばハガキ作りができれば手間がすごく減りますよね
でも、「ハガキを作るなんてすごく大変そう」そんなイメージが強いかもしれません
ただWordにはハガキづくりをサポートしててくれる機能があるので実は簡単に作ることが出来ます
今回はそんなハガキの作り方について解説していきます
ハガキの完成版はこんな感じです
元になるデータベース(エクセルファイル)の内容はこんな感じです
それでは実際の作り方を見ていきましょう
「差し込み文書」タブをクリック
「作成」グループにある「はがき印刷」ボタンをクリック
一覧から「宛名面の作成」をクリック
「ハガキ宛名面印刷ウィザード」が表示されるので「次へ」ボタンをクリック
ハガキの種類から「通常はがき」の「ラジオボタン」をクリック
「次へ」ボタンをクリック
「縦書き」にチェックが入っている状態で「次へ」ボタンをクリック
「次へ」ボタンをクリック
「差出人」の項目を入力
「次へ」ボタンをクリック
「既存の住所録ファイル」の「ラジオボタン」をクリック
「参照」ボタンをクリック
「住所録ファイルを開く」ダイアログが開くので「データベース」のファイルを選択
「開く」ボタンをクリック
画面が戻るので「次へ」ボタンをクリック
「完了」ボタンをクリック
「テーブルの選択」ダイアログが開くのでシート名を選択して「OK」ボタンをクリック
これで基本的な設定は終わりです
あとは細かい調整をしましょう
「差し込み文書」タブの「結果のビュー」ボタンをクリック
自動設定されたフィールドがあるので必要ない項目の枠を選択
「BackSpaceキー」をクリックして削除
「役職」のフィールド部分も削除
各項目の整理がついたら配置などを調整します
住所の1と2の文字が大きいので枠内を選択
ホームタブにあるフォントのサイズを「14」に設定
仕上がりを見たいので「結果のプレビュー」をクリック
仕上がりで問題無ければ完成です
作業自体はウィザード形式で進むのでとっても簡単です
住所録の準備さえできれば作業はスムースなのでハガキ作成をする必要があるなら挑戦してみましょう
繰り返しになりますが、ハガキを差込印刷機能で作りたい時は差し込み印刷機能にある「はがき印刷」機能を使うとスムースで簡単に作ることが出来ます
差し込み印刷機能で作ったハガキの項目が表示されない原因は項目名の不一致です
差し込み印刷機能で作ったハガキの項目が表示されない原因は項目の設定が合っていないことにあります
なぜなら、フィールドの設置がデータベースのどの項目に紐づいているのか設定が出来ていないと結果として表示出来ないからです
作ったハガキの項目が表示されないというケースがたまにあります
後半ではそんな時の対処法について解説していきます
こんな風にハガキの項目に建物を含む住所が表示されていません
設定したはずなのに突然表示されないというトラブルです
こうなると最初から作り直さないといけないのかとゾッとしますよね
元のデータはちゃんと残っているので原因はWordの方に原因がありそうです
そんな時は「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「フィールドの対応」ボタンをクリック
フィールドの対応ダイアログが表示されるので「住所2」のリストが「(対応なし)」になっています
この状態はフィールドとデータベースの項目の「ヒモ付けが出来ていない」という表現をします
「紐づけ(ヒモ付け)」とは今回のように「住所1」というフィールドには「住所」という項目の内容を表示してね
という関係の設定のことを言います
「住所2」のリストをクリック
一覧から「住所2」をクリック
「OK」ボタンをクリック
このままだと何も変わらないので「結果のプレビュー」ボタンをクリック
一度フィールド名を表示させます
最後にもう一度「結果のプレビュー」ボタンを押すとちゃんと結果が表示されました
こんな風に項目のヒモ付が外れてしまった場合は再調整すれば、元に戻るので表示結果がおかしくなってしまったら設定を見直してみましょう
繰り返しになりますが、差し込み印刷機能で作ったハガキの項目が表示されない原因は項目の設定が合っていないことにあります
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