差し込み印刷でカンマを表示するにはスイッチとフィールド設定［金額表示はちょっと工夫］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷を使うと数字に桁区切りのカンマ(コンマ)記号が表示されない

どうしたら差し込み印刷の数字に桁区切りのカンマを振れるのか教えて欲しい

差し込み印刷機能を使った時に桁区切りで表示する方法は分かったけど金額表示はどうしたら良いの？

円記号を数字の前や後ろに表示する方法をなるべく簡単な方法で教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷で桁区切りや金額表示をする方法のテーマ

①差し込み印刷で桁区切りのカンマを表示するにはスイッチとフィールドコードの設定が必要です

②差し込み印刷で金額を表示するためにはフィールドの書式設定か記号を別に入力するのが正解です

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷で桁区切りや金額表示をする方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷で桁区切りのカンマを表示するにはスイッチとフィールドコードの設定が必要です

差し込み印刷で作った資料に桁区切りのカンマを表示するためにはスイッチ+フィルドコードの設定が必要です

なぜなら、差し込み印刷機能を使うと元になっているデータベース(Excelなど)に入力されている値がほぼそのまま表示されるので、Word側で表示方法を設定する必要があるからです

Wordの差し込み印刷はExcelなどのデータベースの値を自動で切り替えたり、ラベル印刷のように複数のセルにExcelのデータを自動的に反映してくれるのが便利な機能です

ただ、差し込み印刷をするとExcelの書式設定は反映されないので、数字や金額などで必要な桁区切りのカンマなどが自動で設定してくれないという弱点があります

そんな時は「スイッチ+フィールドコード」を設定すれば解決できますが、なかなか分かりづらい部分もありますが、ポイントさえ押さえてしまえば簡単です

そこで今回は、差し込み印刷機能でカンマを表示するための設定方法について解説していきます

今回は、こんな感じで数字と金額表示をラベルに反映させてみましょう

尚、金額の表示方法については後半で詳しく解説していきます

元になるデータベース(Excel)はこんな風に桁区切りのカンマや金額表示が設定されている状態です

まずは、差し込み印刷でラベルを作っていきましょう

もし、差し込み機能を使ったラベル印刷について分からない場合は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説してるので参考にして下さい

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「ラベル」をクリック

「ラベルオプション」ダイアログが開くので適当なラベルをクリック

「OK」ボタンをクリック

次に差し込み印刷をするためのデータベースを選択します

「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「データファイルの選択」ダイアログが開くので

「数字を金額データ.xlsx」ファイルを選択して「開く」ボタンをクリック

「テーブル選択」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

次に各項目のフィールドを挿入していきます

「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」ボタンの「▼」をクリック

「数字」をクリック

同じ要領で「金額」をクリック

ココまで設定出来たらフィールド設定した結果を確認します

「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリック

その結果、数字は表示されましたが桁区切りのカンマが表示されていないので数字が読みづらいですね

フィールドの書式を設定するにはフィールド内をクリック

適当な数字のところでクリックするとフィールドを選択した状態(背景色がグレー)に変わります

ここで「Shiftキー+F9キー」を押します

その結果、フィールドの設定を編集出来るようになります

 「{ MERGEFIELD 数字 }」は数字のフィールドを挿入していますよ

という意味です

次に数字の文字の後ろに半角で「(スペース)+￥#」と入力します

「￥#」はキーコードと呼ばれ「これから数字の書式の設定をするよ」という意味です

続いて「半角スペース+0,」と入力します

これは一番簡単に数字にカンマを振るフィールドの書式設定です

その他にも「半角スペース+0,000」の場合は、値が「0」でも0を表示して、4桁以上だったらカンマを振る

「半角スペース+#,###」の場合は、値が「0」なら何も表示しないで、4桁以上だったらカンマを振る

といったようにカンマを振る方法にもいくつかやり方がありますが、個人的には「半角スペース+0,000」がオススメです

最後に「F9キー」を押します

その結果ちゃんと数字にカンマを振ることが出来ました

こんな風にカンマを振るポイントさえ押さえてしまえば表示形式の設定は簡単です

繰り返しになりますが、差し込み印刷で作った資料に桁区切りのカンマを表示するためにはスイッチ+フィルドコードの設定が必要です

差し込み印刷で金額を表示するためにはフィールドの書式設定か記号を別に入力するのが正解です

差し込み印刷で金額を表示するにはフィールドの書式設定で円表示にするか、フィールド外で円表示にするのが正解です

なぜなら、フィールド内で書式設定をしてもフィールド外で書式設定してもどちらの方法も問題が無いからです

数字の桁区切り表示ができたら、次は金額表示の設定も知っておきたいところですよね

ただ、金額表示の場合はけ桁区切り表示を少し応用するだけなので比較的簡単に設定出来るので前半の話が分かっていれば簡単です

それでは、金額表示の設定方法について解説してきましょう

金額表示でもフィールドの書式設定は基本的に同じです

「￥#」のスイッチと「￥￥0,」のフィールドコードを設定するだけです

「0,」は桁区切りの設定ですね

「￥￥」は２つの￥を並べることで「￥を表示する」という意味になります

この設定で「F9キー」を押すと

ちゃんと「数字の前に￥」が表示されます

設定はこれだけです

もっと簡単な設定方法が「￥# 0,」までは数字の桁区切り表示と全く同じです

その結果が表示されたら「金額のフィールド」前に「￥」を入力します

この方法でもOKです

私のオススメはこっちの方法です

なぜなら、フィールドコードを1つ覚えれば良いからです

でもラベル作成などをした時は、他の部分も設定しないといけないんじゃないか？　と思いますよね

じゃあ、実際やってみましょう

「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「複数ラベルに反映」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと金額も切り替わって記号も設定されていますよね

つまり、この方法ならすごく簡単に金額の表示設定が出来ちゃうということです

こんな風にちょっと応用してみましょう

「価格という文字と円の文字」を前後に追加してみました

この設定も全てに反映させてみると、こんな風にちゃんと全てのラベルに内容が反映されました

つまり、工夫次第で簡単に金額表示は操作することが出来るという訳です

また、数字と金額表示については下記の表にまとめたので参考にして下さい

数字と金額の表示方法が分かる「スイッチとフィールドコード」一覧表

設定方法は意外と多いですが必要に応じて使ってみましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷で金額を表示するにはフィールドの書式設定で円表示にするか、フィールド外で円表示にするのが正解です