Wordで同じ文書の一部を自動変更するなら差込印刷［データ更新はデータベースを変更］

今回の記事では

Wordで相手に合わせた文章を作ることが出来るってきたんだけどそうすればそんなことが出来るの？

すごく難しそうな気がするけど便利そうだからやり方を教えて欲しい

差込印刷の基本的な設定方法は分かったけど相手先のデータを増やしたり減らしたりするにはどうしたら良いの？

なるべく簡単な方法でデータを変更する方法があるなら教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔Wordの差し込み印刷機能の使い方のテーマ

①Wordで同じ文書の一部を自動で変更するには差し込み印刷機能を使うのが正解です

②差し込み印刷機能のデータを編集するならデータベースの内容を変更するのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの差し込み印刷機能の使い方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

Wordで同じ文書の一部を自動で変更するには差し込み印刷機能を使うのが正解です

Wordで同じ文書の一部を自動で変更して書類を作る時には印刷機能を使うのが最適解です

なぜなら、差し込み印刷を上手く使うことで単純で手間が掛かる作業を効率化できるからです

Wordで書類を作る時に同じ内容の文書を複数の相手に送るケースってありますよね

何かの案内や宛名ラベルを作りたいときなど、業種によっては相当な量の書類を送ることになります

でも、いちいち宛名を間違えないように入力し直すなんてこと、手間が掛かるしチェックするのも大変です

生産性も悪く今の時代にも合っていません

とはいえ、日本はまだまだ書類で送るなんていう古い文化が残っています

個人的にはそんな文化無くなってもいいと思いますが、それでもなかなか変えられないこともあります

今回は、そんな手間を劇的に減らしてくれるWordの「差し込み印刷」機能を活用することで面倒な作業を簡単にする方法について解説していきます

まず、完成イメージを確認しましょう

こんな感じの書類を元にします

ただ、郵便番号などの【項目名】部分は「あたり」を付けるための目印として入力していますが、差し込み印刷をするときには必要無いので削除することになります

ちなみに「あたり」とは「この部分にこんな項目を設置するよという目印」のことです

つまり、あたりを付ける付けないは自由で大丈夫です

但し、「〒と様」は表示されないのであたりの前後に入力しておくと楽です(あとからでも入力出来ます)

完成後がこんな感じです

直接入力したように見えますが、差し込み印刷機能を使っているので宛名情報をサクッと切り替えられますよ

データベースをExcelで用意しよう

まずは、差し込み印刷機能を使う前に前もって準備が必要です

先にデータベースを用意しましょう

データベースとは情報の集まりのことで、今回は住所録(データベース)を作るということです

今回用意したのはこんな感じのデータベースです

作るのが大変な時はダミーのExcelを用意しているのでダウンロードして使って下さい

ただ、データベースを作るときにはポイントになる部分があるので、合わせて確認しておきましょう

データベースの約束事は2つです

1. 項目名を１行目に必ず付ける(空白列はダメ)
2. １行につき一人分の情報を入力する

重要なことはこれだけです

Wordを使うのにExcelで住所録を作るのはなんだか不思議に感じるかも知れませんが、一番管理がしやすくシンプルな方法なのでこの方法が一番オススメです

作り終わったら、「住所録」や「データべース」といった分かりやすい名前で保存しておきましょう

また、保存する時は差込印刷をしたいWordとセットで必ず保存しておきましょう

「書類＋データベース」のセットでないとエラーの原因になってしまいます

保存し終わったらしばらく使わないのでExcelは閉じておきましょう

差し込み印刷の設定をしてみよう

では、差し込み印刷の設定をしていきます

差し込み印刷用の書類も用意してあるので必要であればダウンロードして開いておきましょう

最初だけ色々な設定が必要ですが、設定が済んでしまえば操作はすごく簡単です

「差し込み文書」タブをクリック

「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

この作業は「Excelで作ったデータベースを使いますよ」という指定のための作業です

最初に保存しておいたExcelで作ったデータベースをクリック

「開く」をクリック

「テーブルの選択」ダイアログが表示されるので「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックボックスにチェックが入っていなければクリックしてチェックします

「OK」ボタンをクリック

次にあたりの項目を選択

(あたりを設定していない時は郵便番号を設定したい場所をクリック)

「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある「差し込みフィールドの挿入」ボタンの「▼」をクリック

一覧の中から「郵便番号」を選択

この一覧の名前=データベースのタイトルです

その結果あたりは消えて「《郵便番号》」が挿入されました

これは「《》(二重山かっこ)」で囲まれているのはこの場所に「郵便番号」というフィールド(各項目)が表示されますよ

という意味になります

あとは他の場所も要領は同じです「住所」のあたりを選択

「差し込みフィールドの挿入」の一覧から「住所」をクリック

「宛名」を選択

「差し込みフィールドの挿入」の一覧から「氏名」をクリック

これで全ての設定は終わりました

「様」は削除しないで下さいね

では、お楽しみの設定した結果を見てみましょう

「結果のプレビュー」グループにある「結果のプレビュー」ボタンをクリック

はい。この通りちゃんとExcelのデータベースの内容が反映されました

次の項目を見たい時は「次のレコード」ボタンをクリック

これで次に進みますが「◁」は１つ戻る「l◁」は最初に戻る「▷l」は最後に進むなので覚えておきましょう

次のレコードもちゃんと表示されました

これが差し込み印刷の基本なので最初は難しく感じると思いますが、まずは操作に慣れてみましょう

繰り返しになりますが、Wordで同じ文書の一部を自動で変更して書類を作る時には印刷機能を使うのが最適解です

差し込み印刷機能のデータを編集するならデータベースの内容を変更するのが正解

差し込み印刷で設定したデータの編集をする場合はExcelで作ったデータベースの内容を変更するのが正解です

なぜなら、Excelの内容を変更することでWordに差し込まれた内容も変更されるからです

最後に差し込み印刷で項目の内容を変更する方法について見てみましょう

まずは、Wordを一度保存して閉じておきましょう

Wordが開かれている状態だとデータベース(Excel)をスムースに開くことが出来ないので注意が必要です

Excelを開いたら最初の人の郵便番号を修正してみましょう

変更はOKなので上書きして閉じておきましょう

続いてさっき閉じたWordを開きます

Wordを開こうとすると「SQL」コマンドが実行されます

という案内が表示されるので「はい」をクリック

これは「Excelなどで作ったデータベースを読み込みますよ」という意味なので慌てず「はい」ボタンをクリックしましょう

最初の人のレコードを表示したいので「l◁」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと変更されましたね

こんな風にレコードの修正をしたい時はExcelのデータを修正するのが正解です

ちなみにWordを開いた状態でExcelを開くとこんな風に「読み取り専用」で開きますか？

と聞かれるのでその時は「キャンセル」ボタンを押します

一緒にExcelも閉じてWordも閉じましょう

もう一度Excelを開き直せば素直に開いてくれるので、この表示が出たら慌てずに両方閉じて開き直すと覚えておきましょう

つまり、「読み取り専用」と表示されたら「読み取りせんよ」と覚えておけばOKです　汗

繰り返しになりますが、差し込み印刷で設定したデータの編集をする場合はExcelで作ったデータベースの内容を変更するのが正解です