Wordで書式設定をサクッとコピペすれば作業は超効率化できる

今回は、Wordの基礎知識編　第4回「書式のコピーと貼り付け」編です。

Wordには、色々な書式設定(しょしきせってい)をすることが出来ます。

書式設定とは、文字の色、種類・太字・下線を引くなど基本的なことから第3回で紹介したタブやインデントの設定も書式の一つです。

Wordで書類を作っていると、タイトルなど目立たせたい部分が出てきます。

そうすると、同じ書式を他の部分にも設定したいというシーンが良く出てくるものです。

そんな時はどうしますか？　一つ一つに同じ設定しようと思いますよね。

私の周りでもそういう人は多くいます。

ところが、これが失敗するパターンです。

どうしてでしょう？　答えは簡単です。

基のなる文章に複雑な書式設定をすると、全ての書式設定を正確に複数箇所に設定することが難しくなるからです。

特にインデントやタブを使った場合は、余計に面倒なことになります。

そこで今回は、『書式のコピー/貼り付け』機能の紹介をしちゃおうと思います。

どんな書類を作りたいかを決めよう

今回は、「ミニ魚図鑑」を作ってみましょう。

まず、完成イメージはこんな感じです。

実際に練習してみたい場合は、ミニ魚図鑑をダウンロードしてして下さいね。

練習用のファイルはこんな感じです。

魚の名前の書式設定をしよう

まずは、魚の名前の書式設定をしましょう。

各設定は、下表の通りです。図解と合わせって書式の設定をしてみましょう。

上から順に「カサゴの名前の書式設定」をしましょう。

①名前を行選択しましょう。

今回は、イラストも一緒に選択されますが、気にしなくてOKです。

行選択する場合は、用紙の左側にカーソルを持っていき白い矢印になったらクリックする操作ですね。

矢印の形に気をつけましょう。

②フォントのサイズの「20」をクリックしましょう。

③太字をクリックします。

④フォントの色から「青」を選んでクリック

⑤下線の中から下線の色で「薄い青」を選択してクリックしましょう。

⑥もう一度、下線を選び「太線の下線」をクリックします。

⑦魚の名前が変更出来ればOKです。

解説の設定をしましょう

①段落の設定をするために説明文を選択します。

②「ホームタブ」の「段落グループ」の「オプションボタン」
をクリックしましょう。

③左インデントを「15字」に設定します。

続いてぶら下げの設定をします。

「ぶら下げ」とは２行目の行頭の位置を調整する設定です。

下図の赤線の位置に文字の頭をあわせたい時に設定します。

今回は、7字を▲▼で設定しましょう。

続いてタブの設定を行うので「タブ設定(T)…」をクリックします。

タブの位置のテキストボックスに「22」と入力し、設定ボタンを押しましょう。

「OK」ボタンを押して完了です。

設定が完了すると、こんな感じになります。

パっと見は何も設定していないように見えますが、この設定が重要です。

次は、タブ設定をしましょう。

『項目名：』のあとに「TAB」キーを押すことでタブが設定できます。

タブを設定すると、きれいに文字の頭が揃いましたね。これで設定は完了です。

仕上げに書式のコピーと貼り付けをしよう。

「カサゴ」の文字を選択します。

次に 「ホームタブ」の「クリップボードグループ」の「書式のコピー／貼り付け」 をクリックしましょう

「イサキ」の文字に「カサゴ」書式設定を貼り付けたいので、「イサキ」の文字を選択しましょう。

『書式のコピーモード』になっている時は、マウスカーソルの横に「ホウキ」が表示されます。

下図の形にマウスカーソルが変わったら、書式の貼り付けが出来るよという点を抑えておきましょう。

結果。カサゴと同じ書式がイサキに貼り付けられましたね。あら簡単。

同じ要領で「説明文」の書式もコピペしちゃいましょう。

カサゴの説明文を選択します。

「書式のコピー／貼り付け」ボタンをクリックします。

イサキの説明分をドラックしましょう。

「項目：」のあとに「TAB」キーでタブを設定しましょう。

書式設定では、タブまではコピーしてくれないので設定が必要です

仕上げに書式のコピペをするとレイアウトが崩れますが、慌てずにイラストを「魚の名前」の前にドラックして動かすことで綺麗にレイアウトが整います。

これでイサキまでの書式設定が完了です。

書式のコピペは連続で設定できるって知ってた？

続いて「書式のコピーと貼り付け」の『応用編』を紹介しちゃいます。

実は書式設定のコピペは、連続で出来るんです。

ちなみに「コピペ」とは、「コピー＆ペースト」の略でコピーと貼り付けのという意味です。

書式の貼り付け作業は、1回・2回の設定であれば、1回づつやれば良いんですが、何箇所も設定するのは大変ですよね。

私は、何度もこの作業をするのはまっぴらごめんです。

じゃあ、どうしたら楽ができるんでしょうね？

実は簡単なんですよ。

答えは、ダブルクリックです！！

なんて言っても意味不明ですね。

じゃあ、実際に設定方法を見ていきましょう！！

今まで通り、魚の名前の書式設定を基にコピペをするので行選択しましょう。

今回は、「スズキとメジナ」の両方に書式のペーストをするので、「書式のコピー/貼り付け」ボタンをダブルクリックします。

「スズキとメジナ」を行選択すれば、両方とも書式の貼り付けが出来ちゃいます

魚の名前の書式設定を一度解除したいので、「書式のコピー／貼り付け」をクリックします。これで連続の書式のコピペが解除されます。

次にイサキの各項目部分を行選択しましょう。

もう一度「書式のコピー／貼り付け」ボタンをダブルクリックします。

各項目を行選択することで、ササッと同じ書式が設定されましたね。あとはタブを設定して体裁を整えましょう。

解除したい時は、ボタンをもう一度押すか、「ESCキー」を押して解除しましょう。

仕上げにイラストの位置を変更すれば、はい。出来上がりです。

まとめ

さて、今回の「書式のコピーと貼り付け」機能のメリットはお伝えできたでしょうか。

今回は、少し難しい設定が多かったですね。

ただ、こういった複雑な書式設定ほど、今回の機能は力を発揮してくれます。

機能はいたってシンプルですね。

書式だけをコピペするのは結構地味です。

でも、色々な書式設定をいちいち設置しなくちゃいけなかったら、どう思いますか？　私は、そんなに複雑な設定は覚えていられないし、そんな面倒なことは出来ません！！

そんなズボラ人間でもこの機能を使えば、簡単手軽にきれいに書式設定が出来るのですごく助かるんです。

意外とこの便利さを知らない人がいますが、これは大損ですよ。

基礎を覚える段階でしっかりとマスターしておきましょうね。

今回のポイントは、マウスポインターの形に注意することと、連続で使いたいときには、ダブルクリックをすることです。

連続貼り付け機能を解除する時は、ボタンをクリックするか「ESCボタン」で解除しましょうね。

連続設定モードになっていると、余計なところまで書式設定してしまうので、注意して使いこなしちゃいましょう。

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今回は、以上です。

楽しく便利に楽してWordを使いこなしちゃいましょう。

それでは、次回またお会いしましょう。

ではでは、See You Again!!