差し込み印刷はExcelのデータベースで簡単作成［CSVファイルでも問題なし］

今回の記事では

Wordで差し込み印刷をする時のデータの作り方について知りたい

Excelで作るのが良いみたいなんだけどどうやって作れば良いのかよく分からないから教えてほしい

差し込み印刷で書類を作る時はExcelで作ったデータじゃないと差し込み設定は出来ないの？

例えばCSVファイルを差し込み印刷に使えたら便利そうなんだけど使うことは出来ないの？

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷でCSVファイルを使う方法のテーマ

①Wordの差し込み印刷に使うデータはExcelでデータベースを意識すれば簡単に作れます

②差し込み印刷で使うデータは作りに問題がなければCSVファイルでも問題なく使えます

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷でCSVファイルを使う方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

Wordの差し込み印刷に使うデータはExcelでデータベースを意識すれば簡単に作れます

Wordの差し込み印刷を作る基本はExcelを使ったデータベースを作るのが一番簡単な方法です

なぜなら、設定するデータの管理はWordや他のファイルよりもExcelが一番扱いやすいからです

Wordの差し込み印刷機能は同じ文章やラベルを元に「一部の内容を変えた文章作り」を作りたい時にすごく便利な機能です

ただ、差し込み元になるデータは意外と作り方が分からないものです

今回はそんな元データの作り方について解説していきます

作業自体は簡単ですがデータを用意するのが大変な場合は作業用のデータをダウンロードして活用して下さい

また、今回は差し込み印刷の設定方法については具体的に解説しないので具体的な作り方を知りたい時は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」などの記事を参考にして下さい

差し込み印刷をして作ったラベルはこんな感じです

基になるExcelのデータベースはこんな感じです

今回はこの元になるデータベースをExcelで作る方法について解説します

「氏名～住所2」までの項目名を入力します

データの内容を入力します

ただ、データベース(データソース)の作り方にはルールがあります

こんな風に1行につき一人分の情報を入力

セルの結合やセル内改行はしない

など、シンプルに作るのがルールです

この点だけ注意しましょう

ここからはデータベース側の見やすさを整理していきましょう

Wordの差し込み印刷には表示形式は反映されませんが、Excelの見やすさ重視で設定してOKです

郵便番号の範囲を選択します

書式設定をして「郵便番号」を見やすく設定します

続いてデータをテーブルとして設定しましょう

「ホーム」タブをクリック「スタイル」グループにある「テーブルとして書式設定」の「▼」ボタンをクリック

テーブルの書式設定が一覧で表示されるので好きなスタイルをクリック

「テーブルの作成」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

デザインが設定されたのでタイトルの範囲を選択

「中央揃え」ボタンをクリックしてタイトル行を見やすく設定しましょう

これでデータベースが完成しました

こんな風にExcelでデータベースを作るのはすごく簡単なのでデータベースはExcelでつくのが正解です

Excelでデータベースを扱うメリット

Excelでデータベースを扱うメリットはいくつかあります

具体的にはどんなメリットがあるのか解説していきます

メリット1：並べ替えが簡単

住所のフィルターをクリックして「昇順」で並べ替えをします

こんな風に簡単に住所別の内容をチェック出来るのもExcelのメリットです

また、氏名で昇順の並べ替えをします

これで氏名を50音順でチェックすることが出来ます

こんな風に並べ替えをして内容を手軽にチェック出来るのがExcelのメリットですね

またフィルター機能なので絞り込みをすることもできます

メリット2：重複しているデータをサクッと削除出来る

テーブル内のセルを選択して「データ」タブの「データツール」グループにある

「重複の削除」ボタンをクリック

重複の削除ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック

その結果、重複が見つからなければそのまま「OK」をクリック

もし重複があれば簡単に削除出来ます

こんな風にExcelを使ってデータベースを作るとエクセルの機能を使えるので差し込み印刷機能を使う時はExcelでデータを作るのがオススメです

繰り返しになりますが、Wordの差し込み印刷を作る基本はExcelを使ったデータベースを作るのが一番簡単な方法です

差し込み印刷で使うデータは作りに問題がなければCSVファイルでも問題なく使えます

差し込み印刷で使うデータはExcel以外にも内容に問題が無ければCSVファイルを使うことも出来ます

なぜなら、CSVファイルはすごくシンプルに作られたデータベースの代表なので問題なく読み込むことが出来るからです

CSVファイルとは「CommaSeparateValue(カンマ(コンマ)・セパレート・バリュー)」の略語で

「カンマで区切られた値」という意味です

こんな風にパッと見だと複雑な文字の塊にしか見えませんが、1項目ごとに「,(カンマ)」で区切られた文字の集まりがCSVの正体です

このCSVファイルは作りが簡単なので色々なソフトでもデータの出力として使われているほど、実は取り扱いが簡単なファイルです

ちなみにCSVファイルはExcelで開くことが出来るので見てみましょう

こんな風にExcelでCSVファイルを開くと見やすくなります

パッと見で分かるかもしれませんが、実はCSVファイルをExcelで開くと見やすく表示してくれるのでExcelとCSVファイルの相性はとっても良いです

また、OfficeをインストールしているPCだと最初からCSVファイルはExcelで開くように設定されているのでその点でも相性が良いと言えます

CSVファイルを差し込み印刷機能で取り込む

CSVファイルを差し込み印刷のファイルに取り込む方法を見ていきましょう

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「ラベル」をクリック

適当なラベルを選択して「OK」ボタンをクリック

続いてCSVファイルのデータを読み込んでいきます

「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

CSVファイルをクリック

「開く」ボタンをクリック

「ファイルの変換」ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「郵便番号」をクリック

同じ要領で「郵便番号～氏名」までのフィールドを設定します

「複数のラベルに反映」ボタンをクリック

「結果のプレビュー」ボタンクリック

問題なくそれぞれの内容がちゃんと表示されればOKです

CSVファイルを使った方がExcelを使うよりもシンプルな方法で設定出来るので、よりシンプルな方法で設定したい時はCSVファイルを指定してラベルなどを作るようにしましょう

こんな風にフォントサイズや書式設定をすればちゃんとラベルを作ることが出来るので是非チャレンジしてみましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷で使うデータはExcel以外にも内容に問題が無ければCSVファイルを使うことも出来ます