Wordの差し込み印刷機能で封筒を作る時は住所録と配置が重要［横書き封筒はテキストボックス活用］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使って封筒を作りたいんだけど、どうやって作ったら良いのか分からない

なるべく簡単な方法で封筒を作る方法を教えて欲しい

縦書きの封筒の作り方は把握出来たけど宛名を横書きにするにはどうしたら良いの？

なるべく簡単な方法で横書きの封筒を作る方法を教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔Wordの差し込み印刷を使って封筒を作るコツのテーマ

①Wordの差し込み印刷機能を使って封筒を作るには住所録の作り方とWordの配置を工夫するのが正解

②差し込み印刷機能を使った横書きの封筒を作るにはテキストボックスを活かして配置するのが正解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの差し込み印刷を使って封筒を作るコツのテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordの差し込み印刷機能を使って封筒を作るには住所録の作り方とWordの配置を工夫するのが正解

Wordの差し込み印刷機能を使って封筒をつくるときは住所録の作り方とWordの配置を工夫するのが最適解です

なぜなら、縦書きの封筒を作る時は色々な設定が関わってくるので工夫する方法を考えておく方が作業がスムースだからです

Wordの差し込み印刷機能を使って封筒を作れたら作業がはかどりますよね

例えば、100人に同じ文章の手紙を送ったり連名の宛名書きや企業に送ることもあるでしょう

そうなってくると手書きで封筒を書くのは大変だし時間の無駄になってしまいます

そこで活用したいのが差し込み印刷機能を使った宛名づくりです

差し込み印刷機能を使えば、Excelで作った住所録の内容を目的に合わせて切り替える事が出来るのですごく便利です

今回はそんな差し込み印刷機能を使った縦書き封筒の作り方について解説します

完成した封筒はこんな感じです

差し込みデータの元はこんな感じの「住所録」がベースになっています

特徴は次の通りです

1. 宛名が「個人と法人」のミックスになっていること
2. 連名は別の列になっていること
3. 敬称の個人は「様」で法人は「御中」と分けたいので敬称列を追加
4. 住所の「数字は全角でハイフンは半角」にすることで縦書きにスムースに対応

こんな感じの作りになっています

封筒用の用紙設定をする

では実際に封筒作りと差し込みデータ設定をしてみましょう

まずは土台になる用紙の設定をしていきます

「レイアウト」タブをクリック

「ページ設定」グループにある「文字列の方向」ボタンをクリック

一覧から「縦書き」をクリック

同じ要領で「余白」ボタンをクリック

一覧から「狭い」をクリック

続いて「印刷の向き」ボタンをクリック

一覧から「縦」をクリック

次は封筒の大きさの設定をします

「サイズ」ボタンをクリック

一覧から「長形3号封筒」をクリック

これで封筒印刷の準備が出来ました

差し込み印刷機能で項目を設定する

次は各項目を差し込み印刷機能を使って挿入していきましょう

「差し込み文書」タブをクリック

「差し込み印刷の開始」グループにある「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

「データファイルの選択」ダイアログが開くので「住所録.xlsx」をクリックして選択

「開く」ボタンをクリック

「テーブル選択」のダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

「差し込み文書」タブの「文章入力とフィールドの挿入」グループにある

「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

一覧から「住所」をクリック

改行したら同じ要領で「宛名」をクリック

次は敬称を追加したいので「宛名」フィールドの下で「敬称」をクリック

次は改行して「連名」をクリック

これで各フィールドの初期設定が出来ました

次はフィールドの配置を変更していきましょう

「住所」のフィールドを選択

「レイアウト」タブをクリック

「段落」グループにあり「インデントの前」を「5字」に設定

コレで封筒の上部に隙間が開きます

空いた空間には郵便番号を設置します

続いて「宛名」フィールドに「インデント前を9字」に設定

「宛名」と「敬称」のフィールドの間に「Tabキー」を押してタブを設定します

フィールド同士の間隔を空けるために設定します

同じ「宛名」フィールドで「間隔の段落前を2行」に設定

これは宛名と敬称部分を中央にするために設定しています

次は「連名」フィールドで「インデント前に17字」を設定します

住所のフィールドの前後で「改行」して間隔を若干左側によせます

「住所」フィールドを選択した状態でフォントサイズを「24」に設定

「宛名」フィールドのフォントサイズを「30」に設定

一覧には無いのでサイズは直接入力すればOKです

続いて「敬称」フィールドのフォントサイズを「26」に設定

「連名」フィールドのフォントサイズを「30」に設定

全体の配置はこんな感じになります

ココまでの設定が問題ないかチェックしてみましょう

「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリック

連名はレコード(2項目以降)を切り替えるとちゃんと表示されます

郵便番号の設定をする

では仕上げに郵便番号の設定をしてみましょう

「挿入」タブの「図形」ボタンをクリック

「テキストボックス」をクリック

そのままの状態で「郵便番号」のフィールドをクリック

「結果のプレビュー」はボタンをクリックしてOFFにしておいて下さい

これで「郵便番号」のフィールドがテキストボックス内に挿入されます

枠線は邪魔になるので「図形の書式」タブの「図形の枠線」をクリック

「枠線なし」をクリック

フィールドの前に「〒」を入力してフィールドの表示設定に「￥# 00’-’0000」を設定

もし、フィールドの表示設定が分からない場合は「Wordの差し込み印刷はフィールドコードの設定で表示が変わる」という記事で解説しているので参考にして下さい

最後に「結果のプレビュー」で見るとちゃんと出来上がっていますね

こんな風に最初の設定は手間がかかりますが、一度作ってしまえば後が楽になるので封筒を多く作る必要がある時はぜひ試してみて下さい

繰り返しになりますが、Wordの差し込み印刷機能を使って封筒をつくるときは住所録の作り方とWordの配置を工夫するのが最適解です

差し込み印刷機能を使った横書きの封筒を作るにはテキストボックスを活かして配置するのが正解

差し込み印刷機能を使って横書きの封筒を作るには、テキストボックスを活かして配置するのが最適解です

なぜなら、宛名が横書きの封筒を作る時はテキストボックスを使えば縦書きより簡単に宛名を設定出来るからです

宛名付きの横書き封筒を作る時は、縦書き封筒を作ったことがあればサクッと作れるので前半の封筒を改造して横書き版を作ってみましょう

縦書きの封筒の設定はそのままで適当なサイズの「テキストボックス」を配置します

罫線は非表示に設定

各項目のフィールドを挿入します

サイズなどを適当に調整します

図のサイズなどは参考にして下さい

結果のプレビューで見るとこんな感じです

すごく簡単ですよね

もし、宛名を封筒のど真ん中に設定したい場合はテキストボックスの大きさを調整

「左右中央揃え」で横配置のど真ん中に設定

続いて「上下中央揃え」で縦位置の位ど真ん中に設定

これで用紙のど真ん中に宛名を配置出来ました

こんな風に縦書きの封筒の設定が出来れば横書きの場合はもっと簡単なのでぜひ試して下さい

繰り返しになりますが、差し込み印刷機能を使って横書きの封筒を作るには、テキストボックスを活かして配置するのが最適解です