今回の記事では
オートフィルで連番を振る時にフィルタ機能が設定されていると連番が振れない
フィルタ機能を使っている状態でも連番を振る方法って無いの？
フィルタ機能を使っていても自動で連番を振ることが出来たら便利なのに
なるべく簡単な方法でフィルタ機能を使っていても自動で連番を振る方法は無いの？
こういった疑問に答えます
✔フィルタ機能を使っていても連番を簡単に振る方法のテーマ
①可視セルの選択ならフィルタ機能を使っていても連番を振れます
②SUBTOTAL関数を使えばフィルタを使っていても連番を振れます
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
「フィルタ機能を使っていても連番を簡単に振る方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています
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目次を使って読みたい項目へ
可視セルの選択ならフィルタ機能を使っていても連番を振れます
Excelの「可視セル」の選択機能を使うことでフィルタで絞られた一覧表でも連番を振ることが出来ます
なぜなら、可視機能を使うことでフィルタで絞り込んだ対象だけに連番を振ることが出来るからです
Excelのフィルタ機能は最もよく使う機能の一つです
また、連番は実務でも切っては切れない機能と言えます
なぜなら、実務では情報を分析するためにフィルタ機能を活用し連番を使って優先順位や表示順位を設定することが多いからです
そんな２つの機能ですが組み合わせて使おうと思うと上手くいかない事もあります
それじゃあ、すごくもったいないですよね
そんな時の対処法について解説していきます
まずは、対策済みの結果から見ていきましょう
今回は一覧表から静岡県に絞って連番を振ってみました
例では10件しか無いので手入力でも振ることが出来ますが、これが1万件などの単位になったらかなり大変です
でも、今回の方法を使えばサクッと出来るので是非チャレンジしてみましょう
連番の基本はオートフィル
まず、連番を振る一番早い方法はオートフィル機能を使った方法です
まずは「E5セルに1」を入力します
セルの右下にカーソルを合わせると「十字」に変わります
その状態で14行目までコピーします
フィルコピーのオプションをクリックして「連続データ」をクリック
これで簡単に連番が振れます
このやり方が基本的な連番の設定方法です
では都道府県を絞り込んでオートフィル機能でコピーしてみましょう
都道府県をフィルターで絞り込んで連番を振ってみる
では今の状態で都道府県のフィルターを絞り込んで連番を振ってみましょう
都道府県を静岡県に絞り込みます
この状態でオートフィルでコピーすると同じ数字のコピーされます
この状態だと「クイック分析」のオプション機能が表示されます
Officeのバージョンによってはオートフィルが出来ないこともあります
念のためオプション機能をクリックしても連番に関わる設定が無いですね
連番を振るもう1つの方法も合わせて解説します
まずは、フィルターの絞り込みは解除しておきますね
「1の入力と設定範囲の選択」は同じです
「ホーム」タブの「セル」グループにある「フィル」ボタンをクリック
「連続データの作成」をクリック
「連続データ」のダイアログボックスが開くので「範囲の列」をクリック
その他の設定は初期設定のままでOKです
「OK」ボタンをクリック
その結果、都道府県に連番が振られます
では、最後にフィルターで絞った項目に連番を振ってみましょう
その時に今回の設定を活用しますよ
フィルター機能を使って連番を振る方法
では、フィルター機能で条件を絞った場合の連番を振ってみましょう
準備として「都道府県を絞り込み」「E5セルに1を入力」「設定したい範囲を選択」
ここまでやっておきましょう
「ホーム」タブの「編集」グループにある「検索と選択」ボタンをクリック
「条件を選択してジャンプ」をクリック
「選択オプション」ダイアログが表示されるので「可視セル」をクリック
「OK」ボタンをクリック
これで絞り込みの結果のセルだけ選択されます
つまり「可視セル」とは「フィルタで絞り込んで表示されているセル」のことを言います
ここでフィルターの絞り込みを一度解除します
都道府県の設定を解除しましょう
解除されると「5・10・12・13」行目が選択されていますね
ここで「ホーム」タブの「編集」グループにある「フィル」ボタンをクリック
「連続データの作成」をクリック
連続データの設定をして「OK」ボタンをクリック
結果、ちゃんと連番が振られました
ちょっと工程が多いのですが、慣れてくれば簡単なので目的に合わせて使ってみましょう
ちなみにフィルターを使った絞り込みの状態では「連続データの作成」機能を使うことが出来ないので注意しましょう
繰返しになりますが、Excelの「可視セル」の選択機能を使うことでフィルタで絞られた一覧表でも連番を振ることが出来ます
SUBTOTAL関数を使えばフィルタを使っていても連番を振れます
SUBTOTAL関数を使えばフィルタをで絞り込まれていても連番を振ることが出来ます
なぜなら、SUBTOTAL関数とCOUNTA関数を組み合わせることになるのでフィルターで絞り込んでも自動で連番を振ってくれるからです
まずは、設定した結果を見てみましょう
静岡県で絞り込んでもこんな風に自動で連番を表示してくれます
設定内容は「SUBTOTAL関数」を使うことで目的を達成しています
SUBTOTAL関数は分かってしまえばすごく簡単なのでサクッと設定出来ますよ
今回の式は「=SUBTOTAL(3,$C$5:C5)」です
SUBTOTAL関数の基本的な使い方は「集計方法,参照1,……」という使い方になります
まず「3」の部分ですがこれは「COUNTA関数を使ってね」という意味です
SUBTOTAL関数は色々な関数を使い分けて指定範囲の計算が出来る面白い関数です
その他の関数については今回は省略させてもらいますね
参照方法は計算範囲を選択するだけなので「$C$5:C5」は「C5～C5」の範囲を指定しています
SUBTOTAL関数はフィルターで条件を設定しても「可視セル(表示されているセル)」の内容を対象にしてくれる特性があるのでそれを上手く利用しているという訳です
今回のように連番を自動設定する場合の範囲選択の方法は型が決まっています
他の連番を設定する方法「Excelで連番を振るならオートフィル」などの記事でも解説しているので参考にして下さい
実際の設定方法は
「E5のセル」にSUBTOTAL関数を入力
その他の行にコピーします
都道府県をフィルターで絞り込みます
やることはコレだけです
めっちゃ簡単ですよね
もし、フィルターの設定をしても連番を自動で表示させたい場合はこの方法を活用しましょう
繰り返しになりますが、SUBTOTAL関数を使えばフィルタをで絞り込まれていても連番を振ることが出来ます
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