今回の記事では
PowerPointで資料を作ることになったけど、そもそもどうやって作ったら良いのかよく分からない
考えがまとまらないしプレゼンの資料や企画書を作るにはそもそもどんなことをすれば良いのか分からない
PowerPointはデザインを作り込むことが多いみたいだけど、文字数が多くなったりしてバランスが悪い
どうしたらイイ感じの資料を作れるのかどうしたら良いのかよく分からない
こういった疑問に答えます
✔初心者がPowerPointを作るコツのテーマ
①PowerPointでプレゼンを作るなら何をどう伝えるのか考えを整理するのが最適解
②PowerPointの資料づくりは文字数と色数を限定してデザインするのがのポイント
この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら
ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に
初心者がPowerPointを作るコツに関して実体験に基づいて解説しています
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PowerPointでプレゼンを作るなら何をどう伝えるのか考えを整理するのが最適解
PowerPointでプレゼンの資料を作るなら何をどう伝えたいのか考えを整理するのが最適解です
なぜなら、PowerPointで作るプレゼンの資料は見栄えよりも相手にきちんと伝わるかどうかの方が優先すべきことだからです
PowerPointの初心者がプレゼン資料を作りたいもしくは、作るように言われていると何をどうやて作ったら良いのか分からなくて困ってしまいますよね
ただ、プレゼンの資料作りの一番重要なポイントは「自分が伝えたいことをいかに分かりやすく伝えることが出来るか？」ということです
また、「初心者がハマる」ポイントがレイアウトやデザインにこだわりすぎて肝心の「伝わる」が抜けていることです
今回は、そんなPowerPoint初心者でも分かるPowerPointの作り方について解説していきます
但し、急ぎでPowerPointの作り方を知りたい人は「PowerPointは分かりやすく内容伝えるためのソフト」という記事で解説しているので先に読んでみて下さい
PREP(プレップ)法で話の組み立て方を考える
まず、PowerPointで資料を作る前に「プレゼンやブログの執筆・人への説明など」に使える考えをまとめるて相手伝わりやすくする方法を知っておきましょう
プレゼンなどの資料を実際に作るよりも、この方法を使って考えをまとめておく方が重要なのできちんと理解しておきましょう
話をまとめる方法に「PREP(プレップ)法」というまとめ方があります
PREPとは「Point（結論）・Reason（理由）・Example（具体例）・Point（結論）」の頭文字を取った言葉です
「物事はまず結論から話しなさい」と教えられた経験ありますよね
この方法がまさに相手に伝わりやすい話し方(書き方)の方法です
今回は次のような資料を元にPREP法で考えてみましょう
テーマは「これからのアウトドアはUL(ウルトラ・ライト)というスタイルが正解だと伝えたい」としましょう
用意したスライドはこんな感じです
ポイントは「伝えたいこと」と「ポイントになること」だけ書いているということです
その他の詳しい説明は口頭で伝えるか、別途資料を用意するのが正解です
なぜなら、プレゼンの資料の目的は「言いたいことを分かりやすく形にすること」だからです
ではこの例を元にPREP法で内容をまとめていきましょう
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【結論(Point)】
物を持たないライフスタイルに合わせるならアウトドア用品は最軽量化すべきです
【理由(Reason)】
なぜなら、これからの時代所有欲が減りはじめても本当に好きなものは負担なく持っていたいからです
【具体例(具体例)】
■時代で激変するライフスタイル
時代も2020年代に入りライフスタイルは大きく変わりました
少子高齢化は進み、感染症拡大により経済の悪化や相場の混乱などが起こり景気は悪化しています
そんな影響もあり、日本全体の経済が良くない状態に陥っています
そうなると、一般の人たちは消費よりも貯金などの守りに入ります
その影響で余計に景気が良くならならず、負担だけが増えるという流れになりつつあります
結果モノを所有するという考えは無くなっていき、モノの共有化(シェア)が当たり前の時代になってきました
■モノは所有より共有の時代へ
これからはモノは持つのではなく「借りる」ことが主流になっていくでしょう
ただ、そんな時代でもヒトは自分にとって価値があれば「物を買いたい」と思うものです
特に趣味などには、まだまだ大きな需要がありライフスタイルに合わせたモノなら価値は上がる可能性があります
■困難の中でも高まるアウトドア人気
感染症の影響を逆手に取ればこれからは「アウトドアの人気が高まる」ことでしょう
そこでモノは持ちたくないけど、欲しいものは手に入れたい
という気持ちにピッタリ合うのが「UL(ウルトラ・ライト)化」です
ULはザック一つでキャンプなどが楽しめ、登山などにも活用することが出来るので価値が上がるでしょう
また、場所もとりにくいので「あまりモノは持ちたくない」という気持ちにもピッタリ合うスタイルです
(以下略)
【結論(Point)】
繰り返しになりますが、物を持たないライフスタイルに合わせるならアウトドア用品は最軽量化すべきです
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これは参考例ですが、こんな感じで自分が伝えたい内容をまとめましょう
この流れからプレゼン資料を作っていきます
この方法なら自分が伝えたいことがブレる事はありません
また、内容が長いと思うなら削るという選択も出来ます
まずは自分の考え方を分かりやすくまとめてみましょう
PowerPointを手軽に準備する方法
考えがまとまったらあとは実際にプレゼン用の資料をPowerPointで作り込んでいくだけです
但し、プレゼンの資料は1回で完璧な物を作ろうとするのは間違いです
プレゼンは限られた時間を最大限に活用して「相手に伝えたいことを分かりやすく伝えるためのツール」です
何度もシミュレーションをしながら作り込むようにしましょう
では、今回はPowerPointの簡単な準備方法まで解説します
最初のスライドをアレンジしてみましょう
最初から準備するなら「新規作成」で「新しいプレゼンテーション」を選択
「デザイン」タブの「テーマ」グループの「その他」ボタンをクリック
デザインの一覧から好きなデザインをクリック
文字を入力していけばこんな感じで手軽にプレゼン資料は作れます
スライドを追加する時は「挿入」タブの「スライド」グループにある「新しいスライド」ボタンの「▼」をクリック
好きなレイアウトを選択
文字の入力やイラストの配置調整などをすれば、簡単に次のページを作る事も出来ます
もちろん、あとからデザインを反映させたり変更することも出来るので作り込んだあとでも簡単にデザイン変更が出来ます
基本はこんな感じです
一番むずかしいのは「伝えたいことをどうやって上手く伝えられるかを調整しながら作り込んでいくこと」ですが、まずは話がまとまったら作ってみましょう
最初から完成を目指さなければ、だんだん慣れていってそれなりの物を簡単に作れるようになりますよ
繰り返しになりますが、PowerPointでプレゼンの資料を作るなら何をどう伝えたいのか考えを整理するのが最適解です
PowerPointの資料づくりは文字数と色数を限定してデザインするのがのポイント
PowerPointの資料作りは文字数と色数を限定してデザインするのが一番のポイントです
なぜなら、文字数が多くなったり配色が多くなったりすると全体的にごちゃっとした雰囲気になってしまうからです
PowerPointを始めデザインが必要な書類で一番多い間違いが配色のミスです
使う色が多すぎて、ごちゃごちゃとしたデザインになってしまい下手さが目立ってしまうケースです
私も昔はデザインのことを教えてくれる人がいなかったので子供の落書き並の資料しか作れませんでした
後半ではそんなPowerPointなどで資料を作る時のデザインの基本について解説します
基本はフォントの種類を統一
PowerPointもそうですが、WordやExcelその他デザイン全般に言えることがフォントの種類を統一するということです
PowerPointは簡単に全ての資料を指定したフォントの種類に設定する方法があるので、まずはその方法から見ていきましょう
「表示」タブの「スライドマスター表示」グループにある「スライドマスター」ボタンをクリック
「1」のスライドをクリック
「スライドマスター」タブの「背景」グループにある「フォント」ボタンをクリック
一覧の中から「フォントのカスタマイズ」をクリック
「英数字用のフォント」と「日本語文字用のフォント」から英数字は「Time New Roman」を日本語には「メイリオ」をそれぞれリストから選択
名前のテキストボックスに好きな名前を入力
設定が終わったら「保存」ボタンをクリック
設定が終わったら「スライドマスター」タブの「マスター表示を閉じる」ボタンをクリック
これで全てのスライドのフォントを統一することができました
色数は白黒合わせて4色までそれ以上は基準色から調整
次に全体的な色合いについてですが、これは白・黒と他の色をあわせても4色ほどに抑えると色合いがまとまります
例えば強調するなら「赤色」で目立たせたい部分が「黄色」といった感じでも資料は意外とまとまります
どうしても、もっと色が使いたい場合は「プラス1色」が限界でしょう
ベストな選択は基準になっている色をベースに色合いを変えて対応すれば色を増やしたようには見え無いのでオススメです
ただ、基本の色をベースに色合いを変えると言っても分かりづらいので設定方法を解説します
作業はすごく簡単なのでどうしても色数が増えてしまう時はこの方法で対処しましょう
色を変えたいテキストボックスを選択
「ホーム」タブの「フォント」グループにある「フォントの色」ボタンの「▼」をクリック
色のパレットが表示されます
基本になっているのは「薄緑」なのでその下の色の並びから「好きな濃さの色」をクリック
その結果、色は増えることになりますが色の明度(色の明るさ)を変えているだけなのでゴチャついた印象にはなりません
こんな風にどうしても色を増やしたい時はこの方法で対処してみましょう
文字数は少なく余白を多くとる
次のポイントはそのままの意味です
文字数はなるべく減らしましょう
文字が多いと遠くから見えないし、見る人がよく読む必要があるのでそもそもプレゼン資料には向きません
なるべくポイントだけ入力して細かい説明は話すようにしましょう
参加してくれた方のための資料として渡したいなら別に用意するのが鉄則です
また、余白が無いと圧迫感が出てしまいます
これも文字数と同じで読みにくくなってしまうのでなるべく余白をとるようにしましょう
余白が狭いとバランスが悪くなってしまうので気をつけましょう
ページ番号を設定する
スライドにページ番号を表示するというのもスライドを見やすくするための方法です
ページ番号の設定は簡単ですがポイントがあるので一緒に覚えちゃいましょう
挿入タブの「スライド番号」ボタンをクリック
「ヘッダーとフッター」のダイアログが表示されます
「スライドの番号」と「タイトル スライドに表示しない」のチェックボックスをクリックしてチェックを入れます
これで各スライドに自動で連番を設定して、最初のタイトルスライドには番号を表示しないという設定が出来ました
「すべてに適用」ボタンをクリック
これでスライドにページ番号を表示することが出来ました
但し、このままだと番号が「2」から始まっているのであまりよろしくないですね
そこで番号を調整しましょう
「デザイン」タブの「ユーザー設定」グループにある「スライドのサイズ」ボタンをクリック
一覧から「ユーザー設定のスライドのサイズ」をクリック
「スライドのサイズ」ダイアログが開きます
その中の「スライド開始番号」のスピンボタンがあるので「0」に設定
この理由は、タイトルのスライドが「1」から始まるので、1ページ目である2枚目のスライド番号が「2」と表示するのを調整するためです
つまり、スライド1のページ番号は「0」・スライド2のページ番号は「1」になるように設定したという訳です
設定が終わったら「OK」ボタンをクリック
これで狙い通り1ページ目のスライドに「1」という番号を振ることが出来ました
こんな風にスライドの番号を自動的に振ろうとすると意外と手間が掛かりますが、一度設定してしまえばOKなのでぜひ挑戦してみましょう
デザインに役立つサイトや本の紹介
最後にデザインに役立つサイトや本をいくつか紹介します
自分に合いそうなものがあったら購入も検討してみましょう
繰り返しになりますが、PowerPointの資料作りは文字数と色数を限定してデザインするのが一番のポイントです
伝わるデザイン 様
色々なデザインのコツをまとめてくださているサイトです
内容が優しく読みやすいのでオススメです
サルワカ 様
主にサイトのデザインに関する記事をまとめられています
PowerPointの解説はないですがデザインのコツを分かりやすく解説されているので参考になりますよ
Canva 様
オンラインのデザインサイトで有名なCanva(キャンバ)の公式サイトです
デザイン関係の解説ブログも読めるのでデザインの参考にしてみましょう
PowerPointなどで使えるデザインテンプレートなども用意してくれているので勉強になりますよ
PowerPointのデザインに特化した本です
評価もよくPowerPointでデザインを勉強したい時に参考になりますね
伝わるデザインをコンセプトにしたデザインの本です
デザインについて理論立てて解説されているので分かりやすく勉強になると思います
内容を読み込まなくても見ているだけで伝わってくるデザインの解説書
見やすい資料の作り方が分かりやすく解説去れているので最初の1冊として買ってみるのもアリですね
タイトル通り「なるほど」と思わせてくれるデザインの本です
見比べることでデザインのポイントが分かるように書かれているので読むより見た方が早い人にオススメです
デザインのサンプルが多く載せられている良書
どうしたらデザインをキレイに作れるようになるのか分かりやすく解説されているのでPowerPoint以外にも活躍してくれるでしょう
繰り返しになりますが、PowerPointの資料作りは文字数と色数を限定してデザインするのが一番のポイントです
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