プレゼンはどんな人に何を伝えるのか？が重要［相手の立場で知りたいことを考える］

今回の記事では

大学や専門学校でプレゼンの資料としてPowerPointを使った資料作りが必要になったけど、どうやって作ったら良いの？

高校までは授業を受けるだけの生活だったのに急に発表してと言われてもどんな風に考えたら良いか分からない

プレゼンはどんな流れでどこまでの情報を載せるのが良いのかよく分からない

プレゼン資料のサンプルは見せてもらったけど、実際にどんな風に要点をまとめたら良いのか教えて欲しい

こういった疑問に答えます

✔大学や専門学校などで初めてのプレゼン資料の作り方のコツのテーマ

①プレゼン資料を作る時は「どんな人に何を伝えるのか？」をはっきりさせるのが最適解

②プレゼンに載せる情報は「相手の立場で知りたいこと」をよく考えてまとめるが最適解

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

大学や専門学校などで初めてのプレゼン資料の作り方のコツに関して実体験に基づいて解説しています

プレゼン資料を作る時は「どんな人に何を伝えるのか？」をはっきりさせるのが最適解

PowerPointでプレゼン資料を作る時は「どんな人に何を伝えたいのか？」目的をハッキリさせてから作り始めるのが重要です

なぜなら、まずはプレゼンを作る目的をはっきりさせておかないと、何も伝わらず意味のないプレゼンをすることになってしまうからです

私は大学には入学したことが無いので詳しくは分かりませんが、専門学校で初めてプレゼンテーションをした時の実体験を元にプレゼン資料の作り方のコツについて解説していきます

学生で本格的なプレゼンをするのは大学や専門学校に入ってからの方が多いですよね

高校までは授業を受けてテストをして先生の話を聞くという流れなのでなかなか機会はありません

ところが、大学に行くことになると目的が大きく変わり、より専門的な知識を深めどこに就職するのか？

ということが目的になります

これは、専門学校でも同じで専門学校の方がより専門的で実務に近いことを学びます

そうなると「人に成果を発表するため」または、「相手に物事を分かりやすく伝える手段」としてプレゼンテーションを行いPowerPointを使った資料作りが必要になります

今回はそんなプレゼンをしたことが無い学生のためのPowerPointの作り方について解説していきます

解説内容は学生相手のお友達相手ではなく仕事でも使える考え方になります

ただ、具体的なPowerPointの作り方を知りたい場合は以下の記事を参考にして下さい

基本的な使い方「PowerPointは分かりやすく内容伝えるためのソフト」

スライドショーの基本「PowerPointでプレゼンならスライドショーの基本が大切」

PowerPointを作る前に「誰に何をどう伝える必要がるのか？」を考える

プレゼンの資料を作る前にまず整理しておかないといけないのが、誰に何をどう伝えたいのか？　ということを整理しておく必要があります

なぜなら、「プレゼンとは自分が考えていることを分かりやすく相手に伝える手段」だからです

誰に伝えたいのかハッキリさせる

まずは、誰に伝えるのか？　ということを考えてみましょう

誰に伝えるか？　という視点が重要なのは相手の立場や専門性があるか無いかによって内容を変える必要がるからです

例えば、伝えたい相手が会社の仲間なのか、お客様なのかによって同じ伝え方は出来ませんよね

社内プレゼンなのかお客様に対する説明用のプレゼンなのかによって使える用語も方法も大きく変わってきます

仲間内ならある程度、専門用語を活用した方が伝わりやすいし効率も上がります

一方、お客様や外部の方が相手の場合は専門用語は使わず伝わりやすさを優先して作っていく必要があります

具体的な話を少ししましょう

私は「ゲーム制作の専門学校」に通っていました

そこで先生からお聞きしたエピソードが印象に残っています

プレゼンで解説する時に私達学生や同じ業界の方々に解説する時は専門用語やアニメや漫画の作品名・キャラクターの名前はじゃんじゃん出していきます

なぜなら、全員が色々な作品を知っているので作りたい世界観が伝わりやすいからです

この方法は「百聞は一見にしかず」に近い効果があり聞いただけで映像が頭に浮かぶ

これを狙って相手に想像してもらうのが狙いです

つまり、同じ共通点があるなら共通点を全面に押してるので相手の立場に立ったプレゼンと言えますよね

一方、一般の方にはそんなマニアックな話をしても何も伝わりません

そんな時はもっと一般的で誰でも分かる話に置き換えているそうです

例えば、人気がある映画の話や女性が相手であれば花に置き換えてみたりする工夫をされているそう

重要なのは相手が想像しやすい「例え話など」を使うことを意識するのが大切ということです

相手の立場に立って言葉をよく考え資料を作るようにしましょう

何を伝えたいのか深掘りする

次に「何を伝えるのか？」ということを考えてみましょう

「そんな事考えなくても決まってるよ」と思うかもしれませんが意外に伝えたい事はブレやすいので、ちゃんと整理しておきましょう

例えば、これからのキャンプはUL(ウルトラライト)スタイルという方法が時代に合わせたスタイルになります

ということを伝えたいとします

でも、本来の目的は「キャンプ用品を販売」することなのかもしれないし「ULというスタイルを広める」ことなのかもしれないです

目的が「販売」だとするとどう販売するのか？　具体的に何を販売するのか？　商品を仕入れるのか？　商品を最初から作るのか？

など細かいことを決めていく必要があります

この作業を「目的の深掘り」と言いますが、まずハッキリとしたゴールが見えるプレゼンで無いと「何が言いたいのか分からない」となってしまうので気をつけましょう

プレゼン内容を伝える方法をちゃんと考える

最後はどうやって伝えるのか？

ということをよく考えてみましょう

何言ってるの？　どうやって伝えるってPowerPointの資料を作って伝えるに決まってるでしょ？

と思うかもしれませんが、それで終わることもあれば違う方法をとることだって出来ます

これも具体的な例を紹介しましょう

すごく褒められていて私もすごいなと思った例ですが、ゲームを作るためには「サウンド」という役割の音楽が必要です

BGM(バックグラウンド・ミュージック)やSE(サウンド・エフェクト)といったその場を盛り上げるための音楽や動きに合わせた効果音のことです

例えばこの音楽、自分だったらどう表現するか考えてみましょう

簡単でも良いのでプレゼンの資料は用意しておきますよね

音に関わるのでどんなことが出来るか、相手に伝えて分かってもらう必要があります

そこでとった手段は「プレゼン＋生演奏」です

ギターを片手に例えばこの作品にはこんな感じの音楽が合うと思います

といってギターでBGMを弾いてくれた訳です

これはすごすぎると思いました

インパクトもそうですが、プレゼンは本来こんな風にやるんだなと思い知らされた訳です

その他にもプレゼンには紙の資料だけじゃ伝えきれない事もあります

例えば新作のお弁当についてです

資料にはお客様の層が女性なので色々な物を少しずつ入れるとか、緑黄色野菜を多めに入れてお肉は少なめなど

情報として伝えたい部分はプレゼンの資料にまとめます

でも実際に味や香りなどは伝わりづらい部分ですよね

そんな時は、試食用の小さめのお弁当を用意することもあるでしょう

また、プレゼンの時間帯は午前のお昼前が良いかもしれません

なぜなら、お腹を空かして訪れる方の気持ちが分かった方がいい可能性が大きいからです

逆にお腹が空いていると冷静な目で見られない可能性があるので、午後一番のお腹が空いていないタイミングの方が良いかもしれません

こんな風にプレゼン資料一つでも色々な想定や準備は必要です

この「深く考える」ということは大学だけじゃなく世の中に出ていけば必ず必要になります

特に大学や専門学校は世の中で自分がどんな風に生きていくか考えるいい機会でもあるので、PowerPointで資料を作る前に目的をハッキリとさせておきましょう

繰り返しになりますが、PowerPointでプレゼン資料を作る時は「どんな人に何を伝えたいのか？」目的をハッキリさせてから作り始めるのが重要です

プレゼンに載せる情報は「相手の立場で知りたいこと」をよく考えてまとめるが最適解

プレゼンに載せる情報は「相手の立場で知りたいと思うこと」を相手の立場でよく考えてまとめるのが最適解です

なぜなら、プレゼンの本質は自分が考えていることをなるべく相手に分かりやすく伝え、相手に必要だと思ってもらうことだからです

後半では相手に伝わりやすいように考えをまとめる方法について解説していきます

結論から話しますがプレゼンを分かりやすくするためにはPREP法(プレップ法)を使って話をまとめるのが一番内容が伝わりやすくなります

PREP法については「初心者がパワポでプレゼン資料を作るなら考えの整理」という記事でも詳しく解説しているので参考にしてみて下さい

PREP法は文章をまとめるライティング法の一つです

PREPとは「Point（結論）・Reason（理由）・Example（具体例）・Point（結論）」の頭文字を組み合わせた言葉です

この方法を使うと伝えたい事がまとまりやすくライティング力(物を書く力)も上がる方法なので覚えておいて損は無いですよ

では実際にPREP法を使って伝えたいことをまとめてみましょう

【テーマ】

登山をすることのメリット

【結論】

登山をすると筋トレと有酸素運動になるので健康維持のためにも続けることが大切です

【理由】

なぜなら、登山は足を使って山道を上がることで特に下半身の筋トレや有酸素運動になり適度な負担を体に掛けてくれるからです

【具体例】

登山には人それぞれ目的があります

自然が好きで山の上から見る美しい景色を楽しみたい人、山を登ることが楽しくて仕方がない人、健康や筋トレなどを気にして挑戦している人

人それぞれ理由は違いますが、一つ共通して言えることは登山は健康に良いということです

もちろん、道迷いなどの遭難・滑落や冬山での事故・熊や蜂などの被害などデメリットもあります

ただ、ちゃんとした装備や準備・無理のないスケジュールなどを組むことで危険性やデメリットはグッと下げることが出来ます

(以下略)

【結論】

繰り返しになりますが、登山をすると筋トレと有酸素運動になるので健康維持のためにも続けることが大切です

具体例をあげるとこんな感じです

もちろん、本格的な文章にする必要は無いかもしれません

ただ、こうやって一通り自分の考えをまとめたりアウトプットしてみると考えはまとまりやすくなります

頭の中だけで考えていてもい上手くいかないです

もしくは、具体例の場所は自分が言いたいことを箇条書きにしてまとめてもいいでしょう

もちろん文章をもう一度まとめ直して箇条書きとして書き起こすことも出来るでしょう

要は自分なりに伝えたい要点は何なのか？

ということをまとめるのが大切ということです

ちなみに私もこのPREP法を使ってブログを書いています

この方が効率がよく言いたいことが自動的にまとまっていくので大好きは方法です

また、見出しになる部分には「■」の記号で目印を付けています

こうしておけば見出し、つまりタイトルをあとから決めなくてもいいので楽ですよね

最後にPowerPointに書き出す時はこの文書をコンパクトにすればいいだけです

最初からPREP法が使いこなせる訳では無いですが、回数を重ねていくうちに自然と上手くなっていくので経験を重ねれば力になってくれますよ

相手の立場に立つとは相手の悩みを解決してあげること

最後に相手の立場に立つとはどういうことなのか考えてみましょう

プレゼンで重要なのは自分の言いたいことばかり伝えるのではなく、相手にとってのメリットも考えることです

なぜなら、相手に理解して一緒に行動を起こしてもらうためには相手がどんなことをしたいのか？

どんな不安を抱えているのか？　どうしたら不安が無くなるのか？　といったことを考える必要があるからです

人生とは悩みが多いものです

これは、人が社会で暮らしていくのに必ずといっていいほど起こることです

すべてのプレゼンが不安の解消を目的にする訳では無いですが、少なくて欲求に対してプレゼンをするという共通点があります

例えば、Apple社のスティーブ・ジョブズ氏のプレゼンのようにiPhoneというスマートフォンのプレゼンは世界的に有名で「より便利な携帯電話がほしい」という欲求に答えることで莫大な富を得ました

また、前半で話した「新しい女性向けのお弁当案」や「ゲーム企画」なども「女性に合った美味しいお弁当がほしい」という欲求に答えています

ゲームも「こんなゲームがあったら楽しそう」という欲求に答えていますよね

こんな風にまず、自分の伝えたいことがあったら、どんなことに困っていたりほしいと思っている人に今回のプレゼンが響くのか？　ということも考えてみましょう

簡単ではないですが、そういう視点で作ったプレゼンの方が価値があるので大変ですが、是非チャレンジしてみて下さい

繰り返しになりますが、プレゼンに載せる情報は「相手の立場で知りたいと思うこと」を相手の立場でよく考えてまとめるのが最適解です