PowerPointは分かりやすく内容伝えるためのソフト［レイアウトと伝える事に特化］

今回の記事では

PowerPointってプレゼンテーションソフトとして有名だけど資料の作り方が良く分からない

見た感じは色違いのWordみたいだけど、どんな風に使えば良いのか良くわからないから教えてほしい

PowerPointを作る時のコツがあるって聞いたけど、どんな風に使うのが正解なのか最初に知っておきたい

ExcelやWordで資料を作れば良いんじゃないの？　わざわざPowerPointを使うメリットが何なのか知りたい

こういった疑問に答えます

✔PowerPointの使い方の基本と活用方法のテーマ

①PowerPointは相手に分かりやすく内容伝えるためのソフトとして使うのが最適解です

②PowerPointを使うメリットはレイアウトの自由さと伝える事に特化していることです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

PowerPointの使い方の基本と活用方法に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

PowerPointは相手に分かりやすく内容伝えるためのソフトとして使うのが最適解です

PowerPointは相手に分かりやすく内容を伝えるための手段として使うためのソフトです

なぜなら、PowerPointはWordのように文章を作り込むためでもExcelのように計算を自動化させるためのものではなく、自分が伝えたいことを相手に分かりやすく理解してもらうためのツールだからです

今回は、PowerPointの作り方の基本を解説します

ただ、PowerPointでの資料作りはOffice中で一番むずかしいと私は思っています

なぜなら、プレゼンテーションとは相手にいかに分かりやすく伝えたいことを伝えることが出来るか？　ということが重要だからです

但し、PowerPointの使い方はWordやExcelの基本的な使い方が分かっていれば、技術的に難しいことは、ほとんど無いので心配しないで大丈夫ですよ

今回は、基本的な操作だけでこんな感じの資料を作ってみましょう

イラストと写真に関しては先に適当なモノを用意しておいて下さい

ちなみに「写真」が必要なら「photo AC(写真AC)」・「イラスト」が必要なら「illust AC(イラストAC)」というサイトからダウンロードするのがオススメです

最初はシンプルに作るのが大切

まずは最初の1ページ目を作っていきましょう

PowerPointを開くと新規作成表示になるので「新規」から「新しいプレゼンテーション」ボタンをクリック

最初はシンプルな表示を使って作っていきましょう

なぜなら、作り込まれたテンプレートを使ってしまうと、PowerPointの作り方が分かりにくくなってしまうからです

これがPowerPointの最初の画面です

基本はWordやExcelと変わらないですね

最初に覚えておきたいのが「ホーム」「挿入」「スライドショー」のタブです

「ファイル」タブは基本どのソフトも同じ役割なので省略しますね

左の小さな用紙部分で作ったスライド(用紙)の一覧を見ることが出来ます

右側の大きな表示でスライドの中身を作っていく感じですね

「タイトルを入力」と「サブタイトルを入力」という四角い枠は「テキストボックス」で出来ています

使い方はWordと一緒なので簡単です

要はPowerPointの基本はWordのテキストボックスを使ってデザインしていく感覚と同じです

違いはスライドショーやアニメーション・デザインに関わる便利な機能があるかどうかです

「Word+絵を描くソフト」といったイメージのソフトなので分かってしまえば操作は簡単ですよ

重要なのは『プレゼン資料は書くことをなるべく少なくすること』です

なぜなら、相手に何か伝えるためには情報は少ない方が伝わりやすいからです

まずは「タイトル」を入力

続いて「サブタイトル」を入力

次はタイトルの書式を変更したいのでタイトルのテキストボックスをクリック

「ホーム」タブのフォントの種類から「メイリオ」をクリック

基本的に「ホーム」タブの機能はWord・Excel・PowerPoint全てに共通しいてほぼ一緒です

続いて「サブタイトル」のフォントも「メイリオ」に設定しておきましょう

次に「タイトル」のテキストボックスの大きさを調整してドラッグ操作で位置を調整しましょう

移動していると「用紙に対して中央」を表す「ガイドライン」が表示されます

用紙の中心に配置したい時はこのラインを基準にしましょう

つづいて「サブタイトル」を適当な位置に移動します

次はイラストを追加してみましょう

「挿入」タブにある「画像」グループの「画像」ボタンをクリック

一覧から「このデバイス」をクリック

用意しておいた「イラスト2つ」を選択

「挿入」ボタンをクリック

「イラスト」が重なって表示されます

イラストの配置はただドラッグして移動するだけですが、今回は自動で表示される「デザイナー」機能を使ってみましょう

上から3番のデザインをクリック

これで自動的にいい感じで配置を終わらせてくれます

その他のデザインを選んでもOKです

どれも、いい感じのデザインにしてくれるので頼れるし時短にもなりますね

これで1ページ目のスライドは完成です

作業自体はすごく簡単なのでぜひ作ってみましょう

2ページ目は「2つのコンテンツ」で簡単作成

次は2ページ目を作っていきましょう

「挿入」タブの「スライド」グループにある「新しいスライド」の「▼」をクリック

一覧から「2つのコンテンツ」をクリック

これで「タイトル」と「写真を２つ」設置する準備ができました

「タイトルを中央揃え」にします

フォントの種類も合わせて変更すればOKです

次は左側のテキストボックスにある「図」のボタンをクリック

画像を選択して「挿入」ボタンをクリック

設定はこれだけです

続いて右側にも同じように画像を挿入

挿入した画像の大きさが違うので右の登山の画像をクリック

「図の形式」タブが表示されるので「サイズ」グループにある「トリミング」ボタンをクリック

左の写真と同じ大きさになるように上側をドラッグして調整

同じように下側を調整

大きさが整ったら、両方の画像をドラッグ操作で選択

位置は「両矢印の点線や点線」の位置を見て調整します

最後に文字を追加したいので「挿入」タブの「テキスト」グループにある「テキストボックス」ボタンをクリック

テキストボックスを挿入したいところでクリック

文字を入力して「フォントの設定や位置調整」をします

最後はスライドショーとして完成したものを見てみましょう

「スライドショー」タブをクリック「スライドショーの開始」グループにある「最初から」ボタンをクリック

1ページ目が表示されるので「▶」をクリック

2ページ目が表示されます

こんな風にスライドが完成したら完成イメージを確認して資料をつくていくのがPowerPointです

スライドショーを終わらせたい時は「スライドショーの終了」ボタンをクリック

こんな風にPowerPointはプレゼンテーションなどの資料を作るために便利な機能が詰まっています

操作自体は簡単なのでチャレンジしてみましょう

ただ重要なのは、PowerPointの資料はあくまで伝えるための手段です

今回のようにPowerPointを使った資料はなるべくシンプルに大きく作りましょう

詳しい内容は解説するのが前提なので内容を詰めるのは厳禁です

これだけは、初心者のうちによく覚えておくことが大切です

繰り返しになりますが、PowerPointは相手に分かりやすく内容を伝えるための手段として使うためのソフトです

PowerPointを使うメリットはレイアウトの自由さと伝える事に特化していることです

PowerPointを使うメリットはレイアウトの自由さと伝えることを専門にしているソフトということです

なぜなら、PowerPointは文章を扱うのでは無くオブジェクト、つまり写真や図形を扱うイラストソフトに近いソフトだからです

PowerPointがどうしてオブジェクトの操作に強いのか前半の設定方法を元に解説します

例えば、PowerPointはWordと違って直接スライドに文字を入力しません

文字を入力したい時はテキストボックスを使って「文字を配置」します

つまり、文字を自由にレイアウト出来るようにしているのが特徴という訳です

だからPowerPointでは文字を好きな位置に動かしたり大きさを変えるのが簡単です

また、レイアウトを整える機能としてオブジェクト同士が中央に揃えやすいようにガイドラインが表示されるのもオブジェクトを扱いやすくしている工夫です

写真を少し移動しても「用紙の中央線」や中央線からの2つの写真が均等な位置にあることがひと目で理解できたり、用紙の余白と各オブジェクトの間隔を均一に設定しやすくするための工夫が細かく表示されます

また、Wordと違って文字の折り返しの操作は必要なく写真だろうと文字だろうとドラッグ1つでまとめて扱うことが簡単に出来ます

写真のトリミングも隣の写真と大きさを合わせやすい工夫がされています

また、写真同士の間隔はもちろん切り抜きエリア内で写真を移動して好きな位置で写真を切り取ることも出来ます

こんな風に青空を広くとって人物の足元を消すことも簡単にできます

IllustratorやPhotoshopといった画像編集ソフトを使った人ならピンと来ると思いますが、PowerPointの本質はオブジェクトをすごく扱いやすくしてくれるソフトだということです

簡単に言うとPowerPointは「画像編集ソフト+プレゼン機能」と言った方が良いくらいレイアウトがしやすく便利なソフトです

この便利さはピンときづらいとは思いますが使っていると分かってきますよ

但し、あくまでプレゼンが目的のソフトなので大切なことは

「相手に伝わりやすくシンプルな資料になっているか？」「情報を多く載せすぎていないか？」

ということを初心者のうちから強く意識して活用してみましょう

繰り返しになりますが、PowerPointを使うメリットはレイアウトの自由さと伝えることを専門にしているソフトということです