Wordの年賀状作りはハガキ印刷機能で作るのが正解［宛名の項目非表示はフィールドの紐づけミス］

今回の記事では

Wordで年賀状を作るにはどうしたら良いの？　レイアウトが複雑だから作るのって大変？

簡単に年賀状を作る方法があるならなるべく簡単にその方法を教えてほしい

差し込み印刷機能を使えば年賀状は簡単に作れるってことが分かったけど項目が表示されない時があるのはどうして？

項目が表示されないその原因と対処方法について教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔Wordの差し込み印刷機能を活用した年賀状の作り方のテーマ

①Wordで年賀状を作るには差し込み印刷のはがき印刷機能を使って作るのが最適解です

②宛名で設定した項目が表示されない原因はフィールドの紐づけにミスがあることです

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「Wordの差し込み印刷機能を活用した年賀状の作り方のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

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Wordで年賀状を作るには差し込み印刷のはがき印刷機能を使って作るのが最適解です

Wordで年賀状を作るには差し込み印刷の「はがき印刷」機能を使って作るのが一番簡単で最適な方法です

なぜなら、はがき印刷機能を使えば一般的なハガキ以外にも年賀状を簡単につくれる機能が最初から用意されているからです

Wordで年賀状を作れたら便利だと思いますよね

でも、年賀状というと特に宛名面が複雑なので作るのにすごく大変そうなイメージがありますよね

ただ、Wordにはハガキ印刷機能があるので意外と簡単にハガキを作ることが出来ます

今回はそんなWordでハガキを作る方法について解説していきます

データベースを用意する手間はありますが、その他は本当に簡単なので気楽に作ってみましょう

また、普通のハガキを作りたい時は「差込印刷のハガキ作りは「はがき印刷」機能が最適解」という記事で解説しているので参考にして下さい

年賀状の宛名面はこんな風に差し込み印刷機能を使えば簡単に作ることが出来ます

用意したデータベースはこんな感じで用意してあります

年賀状をスムースに作成する

では順番に宛名面を作っていきましょう

「差し込み文書」タブの「作成グループ」にある「はがき印刷」ボタンをクリック

表示された一覧から「宛名面の作成」をクリック

「ハガキ宛名面印刷ウィザード」ダイアログが開くので「次へ」ボタンをクリック

「年賀／暑中見舞い」のラジオボタンをクリック

「次へ」ボタンをクリック

縦書きが選択されているのでそのまま「次へ」ボタンをクリック

「次へ」ボタンをクリック

差出人の情報を入力して「次へ」ボタンをクリック

「既存の住所録ファイル」のラジオボタンをクリック

「参照」ボタンをクリック

「住所録」のデータを選択

「開く」ボタンをクリック

「完了」ボタンをクリック

「テーブルの選択」ダイアログが開くので「シート」を選択して「OK」ボタンをクリック

これでちゃんと年賀状が完成しました

各レイアウトの調整をして宛名面を整える

仕上げに各レイアウトの調整をしていきましょう

「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリック

フィールドを表示させて「どこに・どんなフィールド」が表示されているのか確認しましょう

今回は「会社名と部署名」は使わないのでフィールドの枠線をクリック

「Deleteキー」を押してフィールドを削除します

続いて役職や姓名のフィールドを操作したいので一度フィールドの枠内をクリック

広めの枠が表示されるので枠をクリック

用紙の中央辺りまでドラッグで持ってきたら「役職」のフィールドを削除

「姓・名」のフィールドだけ残りました

差出人の郵便番号が重なっているので「郵便番号の枠」をドラッグ

いい感じになったら手を離します

前半の郵便番号もちょうどいい位置に調整

これで全体的な配置や調整は終わりです

「結果のプレビュー」をクリック

完成イメージを見ると住所のフォントサイズが大きいので小さくして調整しましょう

住所の枠をクリック

「ホーム」タブのフォントサイズを「12」に設定

見た目の調整は終わりです

これで完成なのであとはレコードを切り替えたり印刷すればOKです

年賀状の作成は最初は色々と調整する必要がありますが、一度調整してしまえば100件でも1,000件でも簡単に宛名を切り替えて印刷出来る便利な機能です

時代的にあまり年賀状を出す機会が無いかもしれませんが、差し込み印刷はすごく便利なので色々作って慣れておくのも一つの手ですよ

繰り返しになりますが、Wordで年賀状を作るには差し込み印刷の「はがき印刷」機能を使って作るのが一番簡単で最適な方法です

宛名で設定した項目が表示されない原因はフィールドの紐づけにミスがあることです

宛名で設定した項目が表示されないトラブルが起きたら一番の原因は、フィールドの紐づけ設定にミスがあることが原因です

なぜなら、各フィールドとデータベースの紐づけに設定ミスがあるとフィールドとデータベースの項目名が一致しないので結果非表示になるからです

宛名面で設定した項目が非表示になってしまう時がたまにあります

仕組みは簡単なのですぐに修正することは出来ますが、分かっていないと最初から作り直すようなことになるのでぜひ覚えておきましょう

今回は「住所2」の項目が消えてしまったという現象を再現してみます

データベースの設定をしていてもこんな風に一部が非表示になってしまう事があります

では、設定を修正していきます

「差し込み文書」タブの「フィールドの対応」ボタンをクリック

フィールドの対応ダイアログが開きます

「住所2」の項目を見ると「対応なし」になっています

リストをクリックして表示された「住所2」をクリック

修正ができたら「OK」ボタンをクリック

ただ、この時点ではまだ非表示のままです

「結果のプレビュー」ボタンをクリック

もう一度「結果のプレビュー」ボタンをクリック

その結果、ちゃんと再表示しくれました

もし、設定していた項目が非表示になってしまったら項目の紐づけ設定を見直してみましょう

繰り返しになりますが、宛名で設定した項目が表示されないトラブルが起きたら一番の原因は、フィールドの紐づけ設定にミスがあることが原因です