差し込み印刷の名簿の印刷は別保存かレター切り替え［名簿は取り扱いの工夫が大切］

今回の記事では

Wordの差し込み印刷機能を使って「名簿」を作りたいけど印刷しようとするとエラーになっちゃう

名簿をエラーが表示されないように印刷するにはどうすればいいの？

差し込み印刷機能を使った名簿は結局どうやって使うのが正解なの？

正しい扱い方があるならなるべく簡単な方法で教えてほしい

こういった疑問に答えます

✔差し込み印刷の名簿モードで正しく印刷する方法のテーマ

①差し込み印刷の名簿モードで印刷するには別に保存するかレター切り替えが正解です

②名簿モードの差し込み文書を取り扱うにはちょっとした工夫をしてあげれば解決します

この記事を書いているのはOfficeを約20年間活用しながら

ITを活用したエステの経営マネジメントしている私の経験を基に

「差し込み印刷の名簿モードで正しく印刷する方法のテーマ」に関して実体験に基づいて解説しています

今回の内容を一緒にやりたい場合は▼のファイルをダウンロードして下さい

差し込み印刷の名簿モードで印刷するには別に保存するかレター切り替えが正解です

差し込み印刷の名簿モードで印刷する時は元のファイルと印刷用のファイルの２つを別々に保存するかレターモードに変更するのが正解です

なぜなら、名簿モードの差し込み印刷では「文書の印刷」をしようとするとエラーが表示されて動作が止められてしまうからです

差し込み印刷をすると通常の場合は内容を自動で切り替えて印刷してくれる便利な機能です

ただ、名簿モードになっていると印刷しようとするとエラーが表示されて止まってしまいます

今回は、そんな時の対処方法について解説していきます

尚、差し込み印刷の基本が分からない場合は「ラベル印刷WordとExcelの連携で簡単作成」という記事で解説しているので参考にして下さい

差し込み印刷の種類を「名簿」に変更します

「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧の中から「名簿」をクリック

表の挿入をしたいので「挿入」タブの「表」ボタンをクリック

「3行1列」を範囲選択します

データベース(Excelのデータ)を読み込みたいので「差し込み文書」タブの「宛先の選択」ボタンをクリック

一覧から「既存のリストを使用」をクリック

データファイルの選択ダイアログが開くので「住所録」のファイルをクリック

「開く」ボタンをクリック

テーブルの選択ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック

表の1行目をクリック

フィールドの設定をしたいので「差し込み文書タブ」の「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック

「氏名」をクリック

続いて2行目に同じ要領で「郵便番号」をクリック

続いて3行目に「住所」を挿入

フィールドの挿入結果を見るために「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリック

この設定ができたら印刷してみましょう

「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」ボタンをクリック

表示された一覧から「文書の印刷」をクリック

「すべて」のラジオボタンにチェックが入っている状態で「OK」ボタンをクリック

その結果「印刷出来ません」というダイアログが表示されてしまいます

一度「OK」ボタンをクリックしてダイアログを消しましょう

差し込み印刷の他の機能の場合はこのエラーは表示されません

では、どうしたらエラーにならずに印刷できるのか見ていきましょう

差し込みモードを変えずに印刷する

まずは差し込みモードを変えずに印刷してみましょう

作業自体はすごく簡単です

「完了と差し込み」ボタンをクリック

「個々のドキュメントの編集」をクリック

「新規文書への差し込み」ダイアログが表示されるので「すべて」のラジオボタンにチェックされている状態で「OK」ボタンをクリック

別の用紙が表示されて一覧が表示されます

印刷したい時は普通のWordと一緒の要領で印刷します

ファイルはデータベース(Excelファイル)と2つのWordファイルで分けて保存しておくのがベストです

編集用と印刷用に分けると効率的です

レターモードに切り替えて印刷する

最後にレターモードに切り替えた印刷方法を解説します

こちらのやり方もすごく簡単です

「差し込み文書」タブをクリック

「差し込み印刷の開始」ボタンをクリック

一覧から「レター」をクリック

「完了と差し込み」ボタンをクリック

一覧から「文書の印刷」をクリック

そのまま「OK」ボタンをクリック

印刷ダイアログが開くので「OK」ボタンをクリック

印刷結果として「1件づつ10枚」分印刷されます

こんな風に印刷する方法もありますが、目的に合わせて印刷しましょう

繰り返しになりますが、差し込み印刷の名簿モードで印刷する時は元のファイルと印刷用のファイルの２つを別々に保存するかレターモードに変更するのが正解です

名簿モードの差し込み文書を取り扱うにはちょっとした工夫をしてあげれば解決します

名簿モードの差し込み文章を活用するにはWordの基本機能とちょっとしたアイディアや工夫をしてあげればデザインを生かした名簿を作ることも出来ます

なぜなら、名簿モードは元になる行のデザインもコピーして内容を書き換えた名簿を作成してくれるからです

差し込み印刷の名簿機能は原本になるデザインをコピーして、データベースの内容に応じて表示する内容を切り分ける事ができます

この仕組みを応用すればちょっとしたデザイン付きのリストを作ることが出来ます

今回はそんな名簿モードのちょっとした活用方法について解説します

できることはシンプルで簡単ですが、上手く活かせればサクッと同じデザインの名簿を作ることが出来ます

デザイン(ロゴ)を設置するので何か好きが画像を用意しておいて下さい

表の前に1行挿入します

タイトルを入力

デザイン用の画像を配置したいので「挿入」タブの「画像」ボタンをクリック

一覧から「このデバイス」をクリック

「図の挿入」ダイアログが開くので画像を選択

「挿入」ボタンをクリック

画像の配置と大きさを調整

画像の挿入をする時は行内に設置して配置を決めることをオススメします

仕上げに「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」ボタンをクリック

「個々のドキュメントの編集」ボタンをクリック

「新規文書への差し込み」ダイアログが表示されるので「OK」ボタンをクリック

その結果、タイトルやデザインもコピーすることが出来ました

こんな風に差し込み印刷の「名簿」モードは工夫次第でデザインをサクッとコピーすることも出来るので工夫して活用してみましょう

繰り返しになりますが、名簿モードの差し込み文章を活用するにはWordの基本機能とちょっとしたアイディアや工夫をしてあげればデザインを生かした名簿を作ることも出来ます